Importarea unui flux de lucru din folder

În ciuda tranziției la documentele de afaceri electronice, există încă diverse materiale și documente pe hârtie în companie care trebuie arhivate electronic. Pentru a face procesul cât mai rapid și automatizat posibil, un flux de lucru predefinit Import din fișiere (foldere) este disponibil, care permite importarea documentelor scanate în Documentație în PANTHEON.

SUMARUL CAZULUI Tecta are o arhivă fizică a documentației pe care dorește să o arhiveze electronic. În plus, primesc în continuare documente pe hârtie de la anumiți parteneri de afaceri. În acest scop, documentele pe hârtie vor fi scanate și importate în documentația PANTHEON folosind fluxul de lucru Import din fișiere (foldere). Persoana responsabilă face acest lucru după cum urmează: Configurarea căsuței poștale Importarea fluxului de lucru Executarea fluxului de lucru Import din fișiere

1. Configurarea căsuței poștale

Persoana responsabilă creează o nouă căsuță poștală pentru documentele importate din foldere. Căsuțele poștale sunt definite în Panoul de administrare, care poate fi accesat deschizând meniul Setări | Program | Panoul de administrare și făcând clic pe panoul Setări | Documentație | Căsuțe poștale. Persoana responsabilă creează căsuța poștală manual și definește setările acesteia.

• Pentru a crea o nouă căsuță poștală, persoana responsabilă face clic pe bara de instrumente butonul (Inserare înregistrare).

• În câmpul Nume, persoana responsabilă introduce numele căsuței poștale, în acest caz: Import din fișiere (foldere).

• În câmpul Clasificare, persoana responsabilă selectează clasificarea corespunzătoare din lista derulantă.

• În câmpul Subiect, persoana responsabilă selectează compania corespunzătoare din lista derulantă, în acest caz: Tecta Plc.

• Pe tab-ul Setări, persoana responsabilă definește două operațiuni, așa cum este arătat în imaginea de mai jos.

• În primul câmp al coloanei Operațiune, persoana responsabilă introduce: acReadFrom. În al doilea câmp, care este adăugat apăsând tasta săgeată în jos de pe tastatură, persoana responsabilă introduce: acMoveTo.

• În primul câmp al coloanei Data, persoana responsabilă introduce locația folderului din care vor fi importate documentele. În al doilea câmp, persoana responsabilă introduce locația folderului în care documentele vor fi stocate atunci când sunt transferate în eDocumentație.

2. Importarea fluxului de lucru

Persoana responsabilă importă apoi fluxul de lucru Import din fișiere (foldere) dintr-un serviciu web. Acest lucru se face în fereastra Flux de lucru - design. Procedura detaliată pentru efectuarea procesului de import este descrisă în capitolul setările eDocumentației în PANTHEON.

3. Executarea fluxului de lucru Import din fișiere

Persoana responsabilă acum dorește să importe documentele scanate de Tecta din folderul specificat mai sus. După importarea fluxului de lucru de pe serverul web, persoana responsabilă face clic pe butonul Executați fluxul de lucru, așa cum este arătat în imaginea de mai jos.

Programul verifică documentele din folderul care a fost definit anterior și transferă orice documente care nu au fost deja transferate în eDocumentație.

SUGESTIE Documentele care au fost mutate din folderul local în eDocumentație sunt mutate de program în folderul definit în câmpul acMoveTo din căsuța poștală. Acest lucru oferă o imagine de ansamblu a documentelor transferate.