Uvažanje delovnega toka iz mape

Kljub prehodu na elektronske poslovne dokumente še vedno obstajajo različni papirni materiali in dokumenti v podjetju, ki jih je treba arhivirati elektronsko. Da bi bil postopek čim hitrejši in avtomatiziran, je na voljo predhodno določen delovni tok z imenom Uvoz iz datotek (map) , ki omogoča uvoz skeniranih dokumentov v Dokumentacijo v PANTHEON-u.

POVZETEK PRIMERA Tecta ima fizični arhiv dokumentacije, ki jo želijo arhivirati elektronsko. Poleg tega še vedno prejemajo dokumente v papirni obliki od nekaterih poslovnih partnerjev. Za ta namen bodo papirni dokumenti skenirani in uvoženi v PANTHEON dokumentacijo z uporabo delovnega toka Uvoz iz datotek (map). Oseba, odgovorna za to, to stori na naslednji način: Nastavitev poštnega predala Uvažanje delovnega toka Zagon delovnega toka Uvoz iz datotek

1. Nastavitev poštnega predala

Oseba, odgovorna za to, ustvari nov poštni predal za uvožene dokumente iz map. Poštni predali so definirani v Administrativni plošči, ki jo lahko dostopate tako, da odprete meni Nastavitve | Program | Administrativna plošča in kliknete na ploščo Nastavitve | Dokumentacija | Poštni predali. Oseba, odgovorna za to, ustvari poštni predal ročno in definira njegove nastavitve.

• Za ustvarjanje novega poštnega predala oseba, odgovorna za to, klikne na orodno vrstico gumb (Vstavi zapis).

• V polju Imeoseba, odgovorna za to, vnese ime poštnega predala, v tem primeru: Uvoz iz datotek (map).

• V polju Razvrstitevoseba, odgovorna za to, izbere ustrezno razvrstitev iz spustnega seznama.

• V polju Predmetoseba, odgovorna za to, izbere ustrezno podjetje iz spustnega seznama, v tem primeru: Tecta Plc.

• Na zavihku Nastavitveoseba, odgovorna za to, definira dve operaciji, kot je prikazano na spodnji sliki.

• V prvem polju stolpca Operacijaoseba, odgovorna za to, vnese: acReadFrom. V drugem polju, ki se doda s pritiskom na puščico navzdol na tipkovnici, oseba, odgovorna za to, vnese: acMoveTo.

• V prvem polju stolpca Podatkioseba, odgovorna za to, vnese lokacijo mape, iz katere bodo dokumenti uvoženi. V drugem polju oseba, odgovorna za to, vnese lokacijo mape, kjer bodo dokumenti shranjeni, ko bodo preneseni v eDokumentacijo.

2. Uvažanje delovnega toka

Oseba, odgovorna za to, nato uvozi delovni tok Uvoz iz datotek (map) iz spletne storitve. To se izvede v oknu Delovni tok - oblikovanje. Podroben postopek za izvajanje postopka uvoza je opisan v poglavju Nastavitve eDokumentacije v PANTHEON-u.

3. Zagon delovnega toka Uvoz iz datotek

Oseba, odgovorna za to, zdaj želi uvoziti dokumente, ki jih je Tecta skenirala iz zgoraj navedene mape. Po uvozu delovnega toka iz spletnega strežnika oseba, odgovorna za to, klikne gumb Zagon delovnega toka, kot je prikazano na spodnji sliki.

Program preveri dokumente v mapi, ki je bila prej definirana, in prenese vse dokumente, ki še niso bili preneseni v eDokumentacijo.

NAMIG Dokumenti, ki so bili premaknjeni iz lokalne mape v eDokumentacijo, so s programom premaknjeni v mapo, definirano v polju acMoveTo v poštnem predalu. To zagotavlja pregled dokumentov, ki so bili preneseni.