 |
Za osnovne pojmove u vezi sa ključevima za raspodelu pogledajte Ključevi za raspodelu i Rasknjižavanje sa ključevima za raspodelu.
|
|
Pogledajte i povezane teme:
|
|
U ključu za raspodelu možemo navesti kako odeljenja tako i nosioce troškova, koji se u poziciji novokreiranog naloga za knjiženje upotrebljavaju istovremeno. U prikazanom primeru smo troškove delili samo po odeljenjima: istovremeno ih možemo razdeliti i po nosiocima troškova. |
Podela knjiženja upotrebom ključeva za raspodelu i predloga za automatsko knjiženje je najjednostavniji i najpregledniji način naknadne podele. Time storniramo postojeća knjiženja i kreiramo nova, podeljena po odeljenjima upotrebom ključeva za raspodelu. Prednosti takvog načina su:
- znamo, da na takvom nalogu za knjiženje uvek očekujemo saldo 0 (storno starog knjiženja i novo knjiženje), osim ako se radi o grešci
- ako smo pri upotrebi ključeva za raspodelu pogrešili ili se u skladu sa naknadnim dogovorom ista promene, jednostavno obrišemo deljen nalog za knjiženje, popravimo predloge automatskog knjiženja i postupak ponovimo. Pri tome nije potrebno popravljati ni izvorna knjiženja u glavnoj knjizi ni izvorni primljeni dokument.
1. Nova vrsta dokumenta naloga za knjiženje
Prvo otvorimo novu vrstu dokumenta naloga za knjiženje zato, da:
- razdvojimo naknadna knjiženja po ključevima, što možemo koristiti npr. kod ispisa bruto bilansa. U tim i ostalim obračunima saldakonta/glavne knjige možemo pojedinu vrstu dokumenta naloga za knjiženje isključiti iz ispisa i tako dobiti stanje podataka pre naknadnog razdeljivanja na odeljenja
- znamo, da je to vrsta dokumenta, gde uvek očekujemo saldo dugovnih i kreditnih prometa 0
Za naš primer ćemo koristiti vrstu dokumenta 470.
2. Oblikujemo ključeve za raspodelu
U šifarniku ključeva za raspodelu oblikujemo toliko ključeva za raspodelu, koliko nam je za podelu prometa na pojedinom kontu ili grupi konta potrebno.
Za naš primer smo izabrali jedan ključ za raspodelu, koji je već prikazan u poglavlju o ključevima za raspodelu.
3. Izaberemo konta ili grupe konta i ključeve za raspodelu
Odredimo, koja konta ili grupe konta delimo i koji ključ pri tome koristimo.
Za naš primer ćemo izraditi predlog za troškove zakupa, koje vodimo na sintetičkom kontu 533.
Svakako bi mogli postupiti i drugačije i za svaki pojedini analitički konto iz našeg kontnog plana izabrati drugi način deljenja, tj. drugi ključ za raspodelu.
Isto tako bi mogli razdeliti po istom ključu i sva konta iste grupe (npr. 53), kada i ako je to smisleno.
4. Odredimo period za preknjižavanje
Pravilno je, da se već pri oblikovanju ključeva za raspodelu odlučimo, koliko često (npr. mesečno, polugodišnje, godišnje) ćemo deljenje izvoditi i koji kriterijum ćemo upotrebiti za sabiranje podataka (npr. datum razdoblja knjiženja), da se preknjižavanja ne bi međusobno prekrivala.
Smisleno je izabrati razdoblje mesec i datumski kriterijum "Razdoblje knjiženja".
5. Preknjižavanje ili ispis
Možda je dovoljno, da vrednost troškova po pojedinim odeljenjima samo pregledamo. U tu svrhu možemo obračun samo ispisati a da knjiženje i ne pokrenemo.
6. Predlozi automatskog knjiženja
Poz.
|
Komentar
|
10
|
crveni storno dosadašnjih knjiženja
= saberemo (sumiramo) potražni saldo svih konta sintetičkog konta 533, tj #SP533%#.
Na taj način dobijemo saldo tih konta u negativnoj vrednosti, što ćemo upotrebiti za knjiženje crvenog storna.
Umesto na potražni saldo konta bi se moglo pozivati i na potražni promet (npr. #SK533%#), ali smo za ovaj primer upotrebili potražni saldo, da je uključen i mogući crni storno.
U toj poziciji smo definisali samo dugovno knjiženje i zahtevali, da se dugovno knjiženje izvrši na isti konto i u istoj vrednosti, kao što je bilo upotrebljeno u formuli za izračun podataka.
Izabrali smo vrstu knjiženja "Po odeljenjima", da se u poziciju storno knjiženja zapiše i šifra odeljenja, na kojem smo knjiženje stornirali. Tako ćemo istovremeno dobiti i podatak, da li je knjiženje već dodeljeno nekom odeljenju - ako je bilo, biće iz tog odeljenja i stornirano.
|
20
|
razdeli po ključu
= saberemo (sumiramo) dugovni saldo svih konta sintetičkog konta 533, tj #SO533%#.
Gledajući formule za izračun važi isto tumačenje kao kod pozicije 10.
I u toj poziciji smo definisali samo dugovno knjiženje i zahtevali, da se dugovno knjiženje izvrši na isti konto i u istoj vrednosti, kao što je bilo upotrebljeno u formuli za izračun podataka.
Vrsta knjiženja tu ne igra nikakvu ulogu, jer smo u polju "Deobni ključ" naveli ključ za raspodelu, po kojem se saldo troškovnih konta razdeli.
|
7. Brojčani primer
1. Dobavljačev račun
U januaru 2008. smo primili račun za:
- zakup poslovnih prostorija u iznosu 60.000 RSD (konto 5330), pri prijemu računa je to knjiženo na odeljenje "ODELJENJE 1"
- zakup garaža i parkinga u inosu 20.000 RSD (konto 5331), pri prijemu računa je to knjiženo na odeljenje "ODELJENJE 1"
2. Obračun deljenja
U junu radi pripreme mesečnog bilansa troškove razdelimo po odeljenjima na osnovu unapred dogovorenog ključa za raspodelu.
Izaberemo "Razdoblje knjiženja" - početni datum 1.1.08, a krajnji datum 31.5.08. Vrstu dokumenta preknjižavanja uknjižimo sa zadnjim danom izabranog razdoblja, tj. sa datumom 31.05.08.
Pre knjiženja je korisno, da podatke za knjiženje prvo pregledamo na ispisu, npr. "Obračun po pozicijama - detaljno".
3. Nalog za knjiženje raspodele
Klikom na taster "Knjiženje" podatke iz ispisa još zapišemo u nalog za knjiženje.
Kao što smo rekli, vrednosti knjiženja iz izabranog razdoblja storniramo u vrednosti i sa navedenim odeljenjem, kao što je na izvornom knjiženju.
Proknjiže se i nove vrednosti i pozivi na odeljenja, kao što smo naveli u ključevima za raspodelu.
4. Konto kartica
5. Bruto bilans po odeljenjima - svi nalozi za knjiženje
6. Bruto bilans po odeljenima - bez naloga za knjiženje raspodele
|
Opisane primere možemo koristiti i za podelu prihoda, samo da sabiranje pasivnog i aktivnog stanja na kontu ili grupi konta smisleno prilagodimo! |