Heqja e Rekordeve të Kostos duke Përdorur Çelësa të Shpërndarjes

Rialokimi i Postimeve të Kostos duke Përdorur Çelësa të Shpërndarjes

	Për informacion të përgjithshëm në lidhje me çelësat e shpërndarjes shihni Çelësat e Shpërndarjes dhe Rialokimi i Postimeve duke Përdorur Çelësa të Shpërndarjes.
	Për tema të lidhura shihni: Rialokimi i Postimeve të Kostos që Nuk janë Caktuar në Asnjë Departament Rialokimi i Postimeve të Kostos që Nuk janë Caktuar në Asnjë Qendër Kostoje
	Specifikoni si departamentin ashtu edhe qendrën e kostos në çelësin e shpërndarjes. Ato përdoren në të njëjtën kohë në linjën e hyrjes së re të gazetës. Më poshtë mund të vëreni se si kostot shpërndahen vetëm nga departamentet; në të njëjtën kohë mund t'i shpërndani ato sipas qendrave të kostos.

 Shpërndarja e postimeve duke përdorur çelësat e shpërndarjes në shabllone për postim automatik përfaqëson metodën më të thjeshtë dhe më transparente të shpërndarjes së mëtejshme. Duke bërë këtë, ju anulloni postimet ekzistuese dhe krijoni të reja. Ato shpërndahen nga departamentet duke përdorur çelësin e shpërndarjes. Çdo postim shtesë i tillë shfaqet në një lloj dokumenti të veçantë për postim. Avantazhet e përdorimit të kësaj metode qëndrojnë në:

• faktin se gjithmonë mund të prisni që bilanci i tillë i hyrjes së gazetës të jetë 0 (postimi i vjetër i anuluar dhe së bashku me postimin e ri), përndryshe ndodhi një gabim.
• faktin se mund ta fshini thjesht hyrjen e pjesshme nëse keni bërë një gabim kur përdorni çelësin e shpërndarjes, ose nëse ai ndryshon në përputhje me ndonjë marrëveshje të mëvonshme. Më vonë mund të ndryshoni shabllonin për postim automatik dhe të përsërisni procedurën. Këtu nuk kërkohet të ndryshoni dhe korrigjoni postimet origjinale në regjistrin e përgjithshëm as dokumentin origjinal të pranuar.

1. Lloji i Ri i Dokumentit të Hyrjes së Gazetës

Së pari, hapni një lloj dokumenti të hyrjes së gazetës në mënyrë që të:

• ndani çdo postim të mëtejshëm të pjesshëm. Kjo gjithashtu mund të jetë e dobishme për shembull në krijimin e një raporti të bilancit provues . Duke përdorur këtë si dhe raporte të tjera mbi llogaritë subjekt/ regjistrin e përgjithshëm, mund të përjashtoni lloje individuale dokumentesh kur krijoni raporte dhe kështu të merrni statusin e të dhënave para se ato të shpërndahen nga departamentet
• ta identifikoni si llojin e dokumentit ku gjithmonë merrni bilancin e transaksioneve debitore dhe kreditore që është ekuivalent 0

Dokumenti 471 përdoret në këtë rast.

2. Projektimi i Çelësave të Shpërndarjes

Krijoni sa më shumë çelësa shpërndarjeje në regjistrin e Çelësave të Shpërndarjes sa është e nevojshme për të shpërndarë transaksionet në llogari individuale ose grupe llogarish.

Këtu ne zgjodhëm një çelës shpërndarjeje të vetme që mund ta vëreni gjithashtu në temën mbi çelësat e shpërndarjes.

3. Zgjidhni Llogaritë ose Grupet e Llogarive dhe Çelësat e Shpërndarjes

Vendosni se cilat llogari ose grupe llogarish do të përdoren në shpërndarje. Sigurisht, vendosni gjithashtu çelësin e shpërndarjes.

Në rastin tonë le të krijojmë një shabllon për kostot e qirasë që do të mbahen në llogarinë e kontrollit 413.

Në mënyrë natyrale, mund të vazhdoni ndryshe dhe për çdo llogari nënshkruese nga Grafiku i Llogarive të zgjidhni një metodë të ndryshme shpërndarjeje, dmth, një çelës të ndryshëm shpërndarjeje.

Për më tepër, mund të përdorni në shpërndarje të gjitha llogaritë e të njëjtës grup (41) dhe t'i shpërndani ato duke përdorur të njëjtin çelës shpërndarjeje. Pa dyshim, kurdoherë dhe nëse kjo doli e mençur.

4. Vendosni Periudhën për Transferimin e Postit

Është e saktë që ju vendosni, kur krijoni çelësat e shpërndarjes, sa shpesh (p.sh. në një bazë mujore, gjysmëvjetore, vjetore) dëshironi të kryeni shpërndarjen dhe cilat kritere të përdorni në mbledhjen e të dhënave (p.sh. data e periudhës së postimit). Kështu transferimet e postimeve nuk do të mbivendosen me njëra-tjetrën. 

Është e mençur të zgjidhni periudhën në një bazë mujore dhe periudhën e postimit si kriter datash.  

5. Transferimi i Postit ose Krijimi i një Raporti

Ndoshta mjafton vetëm të kontrolloni shumën e kostos nga departamentet individuale. Kështu mund të shfaqni vetëm raportin dhe të mos aktivizoni postimin. 

6. Shabllon për Postim Automatik

7. Shembuj

1. Fatura e Furnizuesit

Le të themi se keni marrë një faturë në maj 2015 për sa vijon:

• qira për ambiente biznesi në shumën prej € 1,000 (llogaria 4130); kur e morët faturën ajo u postua në departamentin e Departamentit 1,
• qira për garazhe dhe vende parkimi në shumën prej € 200 (llogaria 4131); kur e morët faturën ajo u postua në departamentin e Departamentit 1.

2. Raporti i Shpërndarjes

Për shkak të nevojës për krijimin e një raporti financiar mujor, në qershor shpërndani kostot sipas departamenteve dhe mbi bazën e çelësit të shpërndarjes të zgjedhur më parë.

 Si datë fillestare zgjidhni 1.5. 2015 në fushën e Postuar Nga dhe si datë përfundimtare zgjidhni 31.05. 2015 në fushën Në. Ngjarja biznesore ripostuar në ditën e fundit të periudhës së zgjedhur, dmth më 31 maj 2015.

Para se të vazhdoni me postimin është e mençur të shihni të dhënat e postimit në raport, p.sh. Raporti sipas Rreshtave - i Detajuar.

3. Hyrja e Gazetës e Përdorur në Shpërndarjen e Postimeve

Duke klikuar butonin e Postimit regjistron të dhënat në hyrjen e gazetës.

Sipas parashikimeve, shumicat e postimeve nga periudha e zgjedhur anulohen në shumën dhe departamentin siç specifikohet në postimin origjinal.

Shumat e reja dhe referencat në departament, siç specifikohet në çelësin e shpërndarjes, postohen.

4. Kartela e Llogarisë

5. Bilanci Provues sipas Departamenteve - Të gjitha Hyrjet e Gazetës

6. Bilanci Provues sipas Departamenteve - Asnjë Hyrje e Gazetës e Përdorur në Shpërndarje

Shembujt e dhënë gjithashtu mund të ndihmojnë në shpërndarjen e të ardhurave. Diferenca e vetme është se duhet të rregulloni bilancin e detyrimeve dhe aseteve në llogari ose grupe llogarish përkatësisht!