Tabela klasifikacija
Na osnovnoj formi obrasca Klasifikacijski plan u tabeli su prikazane sve kreirane, odnosno prenesene klasifikacije preduzeća.
 |
SAVJET
Klasifikacija je sortiranje i grupisanje dokumenata prema istim ili sličnim karakteristikama. Pored klasifikacije i grupisanja dokumenata, određuje i postupanje sa dokumentima. Određuje u kojem skladištu će se dokument skadištiti/nalaziti, koliko vremena će se čuvati itd.
|
Na vrhu tabele nalazi se polje preko kojeg vršimo pretragu klasifikacije u klasifikacijskoj tabeli.
|
Polje za unos
|
U polju se upisuje naziv ili broj klasifikacije koja se pretražuje. Program će prikazati rezultate pretrage sa svim pogotcima koji sadrže ono što je upisano.
|
|
Prethodni/Previous
|
Klikom na dugme, program će pokazati sljedeći podatak po redu ako ima više rezultata pretrage.
|
|
Sljedeći/Next
|
Klikom nadugme, ukoliko ima više rezultata pretrage, program će prikazati prethodni rezultat po redosledu.
|
U tabeli su prikazani osnovni podaci klasifikacije, vrsta gradiva, validnost klasifikacije i određenu odgovornu osobu za svaku
pojedinačnu klasifikaciju.
U tabeli se nalaze podaci klasifikacija preduzeća unesenih na tabu Osnovni podaci:
|
Šifra
|
U polju je zapisana alfanumerička šifra pojedine klasifikacije.
|
|
Vrsta gradiva
|
U polju je zapisan opis, odnosno naziv pojedine klasifikacije.
|
|
Tip gradiva
|
U polju je prikazana izabrana vrsta gradiva. Na raspolaganju imamo tri unaprijed podešene vrste:
- Arhivsko gradivo - je dokumentarna građa koja ima trajni značaj za poslovanje dugo nakon nastanka (npr. matični podaci iz registra, podaci o zemljištima …)
- Trajno dokumentovano gradivo - su sve vrste i oblici evidencije nastalih ili primljenih u toku poslovanja pravnih i fizičkih lica, koji se po zakonu ne smatraju arhivskom građom, ali imaju zakonski propisan rok čuvanja.
- Ostalo gradivo
 |
SAVJET
Pravila arhiviranja ili skladištenje materijala za pojedinačnu delatnost, odnosno vrsta građe je regulisana Zakonom o zaštiti dokumentarne i arhivske građe i arhiva, odnosno Zakon o e-poslovanju.
|
|
|
Workflow
|
U polju je zapisan podatak o poslovnom procesu koji će se pokrenuti kada se dokument klasifikuje sa ovom klasifikacijom.
|
|
Važenje
|
U polju je zapisan period važenja skladištenja dokumenata na pojedinačnoj klasifikaciji.
|
|
Tip validnosti
|
U polju je zapisana izabrana vremenska jedinica mere validnosti dokumenata koji su uskladišteni na određenoj klasifikaciji.
|
|
Odgovorna osoba
|
U polju je zapisana odabrana odgovorna osoba za određenu klasifikaciju. Podatak smo odredili u polju Odgovorna osoba u dijelu Osnovni podaci, sa padajuće liste Šifranta subjekata- kontakt osobe.
|