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Reise
Reisen
Reiseaufträge sind Buchhaltungsdokumente, die es ermöglichen, Geschäftsreisen von Mitarbeitern zu verfolgen und zu überprüfen sowie deren Anspruch auf Erstattung der während der Geschäftsreisen angefallenen Reisekosten.
Die folgenden Abschnitte werden näher erläutert:
Wenn Sie das Reiseformular öffnen, wird das Programm Sie zum zuletzt erstellten Reisedokument bringen. Wenn Sie ein neues Dokument erstellen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Datensatz in der Taskleiste des Reiseformulars.
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Nummer
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Die fortlaufende Nummer des Reisedokuments. Es ist eine eindeutige Nummer des Dokuments, die vom Programm generiert wird: ein zweistelliger Code für das Jahr, ein dreistelliger Code für den Dokumenttyp und eine sechsstellige Seriennummer des Dokuments. Ein Doppelklick in dieses Feld öffnet das Formular von Dokumenttypen Einstellungen.
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| Datum |
Das Datum der Erstellung des Dokuments. |
| Währung |
Die Währung des Dokuments. |
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Berichtsdatum
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Das Datum, an dem das Dokument abgeschlossen wurde. Es ist das Datum, an dem der Mitarbeiter alle Dokumente für zusätzliche Ausgaben, die aus der Geschäftsreise resultieren, vorgelegt hat.
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Bestätigt
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Über diese Option zeigt das Programm den Status des Reisedokuments an. Sie können ein abgeschlossenes und ausgezahltes Reisedokument bestätigen und verhindern, dass andere Benutzer das Dokument ändern.
Sie können in den Autorisierungen festlegen, wer berechtigt ist, Reisedokumente zu bestätigen und wer bereits bestätigte Dokumente ändern kann.
Wenn Sie nicht berechtigt sind, bereits bestätigte Dokumente zu ändern, zeigt das Programm einen Fehler an und erlaubt Ihnen nicht, das Dokument zu ändern.
Wenn Sie berechtigt sind, bereits bestätigte Dokumente zu ändern, erlaubt das Programm Ihnen, das Dokument zu ändern, zeigt jedoch zuerst eine Bestätigungsnachricht an.
Wenn Sie auf die Schaltfläche Abbrechen klicken, verwirft das Programm die Änderungen und zeigt das alte Reisedokument an.
Wenn Sie auf die Schaltfläche OK klicken, speichert das Programm Ihre Änderungen am Dokument.
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Genehmigt
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Mit dieser Option können Sie festlegen, ob das Dokument genehmigt ist oder nicht.
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(Genehmigt von)
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Wenn Sie zuvor die Option Genehmigt ausgewählt haben, zeigt das Programm dieses Feld an. 
Wenn das Feld erscheint, können Sie aus der Auswahlliste die Person auswählen, die das Dokument genehmigt hat. Diese Person wird in den Reiseberichten angezeigt.
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Warnung
Wenn die Person, die das Dokument genehmigt hat, nicht in den Mitarbeiterakten eingetragen ist, zeigt das Programm eine Person in den Berichten unter Ausgestellt von an.
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Im Reisedokument sind folgende Informationen enthalten:
| Mitarbeiter |
In diesem Feld können Sie aus der Auswahlliste den Mitarbeiter auswählen, für den Sie das Reisedokument erstellen möchten. |
| (Position) |
Das Programm füllt dieses Feld automatisch aus, wenn Sie den Mitarbeiter definieren, vorausgesetzt, der Mitarbeiter hat eine definierte Position in den Mitarbeiterakten. Die angezeigte Position wird die sein die der Mitarbeiter bei der Erstellung des Dokuments hatte. |
| Zahler |
Das Programm füllt dieses Feld automatisch aus, vorausgesetzt, der Zahler ist in den Dokumenttypen-Einstellungen definiert. |
| Abt. |
Organisatorische Einheit des Unternehmens, die die Kosten trägt. Wenn Sie im Mitarbeiterakten des Mitarbeiters das Feld Abteilung definiert haben, wird das Programm auch dieses Feld automatisch ausfüllen. |
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WARNUNG
Das Programm bietet nur Mitarbeiter an, die derzeit in Ihrem Unternehmen beschäftigt sind. Das Enddatum der letzten Anstellung in Ihrem Unternehmen muss später als das aktuelle Datum sein oder leer gelassen werden.
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WARNUNG
Wenn der Mitarbeiter die Berechtigung für Nur Eigene Daten hat, wird das Mitarbeiterfeld auf diesen Mitarbeiter gesetzt. Der Mitarbeiter kann nicht auf eine andere Person geändert werden.
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Abfahrtsort
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Der Abfahrtsort wird automatisch von Verwaltungspanel | … | Unternehmen | aus dem Feld Dieses Unternehmen.
Wenn der Mitarbeiter im Mitarbeiterakte im Panel Position/Gehalt in der Position Abteilungausgewählt hat, die als Untereinheit markiert ist, wird hier diese Information anstelle der Information aus Verwaltungspanel | … | Unternehmen | aus dem Feld Dieses Unternehmenübernommen. Die Bedingung für das Ausfüllen der Abteilung im Betreffregister für diese Abteilung. Wenn die Adresse im Betreffregister für diese Abteilung nicht eingegeben ist, wird die Information aus dem Verwaltungspanel übernommen.
Wir können hier die Daten manuell ändern.
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Ankunftsort
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Wir können hier manuell den Ankunftsort eingeben oder die Informationen werden aus dem Panel Reise aus dem Feld Betreff.
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Abwesenheitstage/Stunden
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Das Programm wird gemäß den eingegebenen Zeilen die Abwesenheit des Mitarbeiters in Tagen und Stunden berechnen.
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Stunden Gesamt
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Wir verwenden das Kontrollkästchen im Falle einer gerundeten Reise. Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird das Programm in der letzten Zeile der Reise die Stunden des Reisens aus allen Zeilen berechnen und basierend darauf die geeignete Tagespauschale berechnen.
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Fahrzeug
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Beschreibung des Fahrzeugs, das der Mitarbeiter für seine Reisen verwendet. Das Programm füllt dieses Feld automatisch aus, vorausgesetzt, Sie wählen zuerst das Kennzeichen des Fahrzeugs aus. Sie können das Fahrzeug im Register der Anlagegüter verfolgen.
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Kennzeichen
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Das Programm füllt dieses Feld automatisch aus, wenn Sie die Informationen in den Mitarbeiterakteneingegeben haben. Wenn diese Informationen nicht eingegeben sind:
- bei Firmenfahrzeug, wählen Sie das Kennzeichen aus der Auswahlliste, die mit Informationen aus dem Register der Anlagegüter gefüllt ist;
- bei Privatfahrzeug, geben Sie das Kennzeichen ein.
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Firmenfahrzeug
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Wenn Sie diese Option auswählen, verwendet der Mitarbeiter das Firmenfahrzeug. In diesem Fall hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf Reisekostenvergütung.
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| Leasing |
Wenn Sie diese Option auswählen, verwendet der Mitarbeiter das geleaste Firmenfahrzeug. In diesem Fall hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf Reisekostenvergütung. Der Schalter wird automatisch bestätigt, wenn im Fahrzeugregister definiert ist, dass es sich um ein geleastes Fahrzeug handelt. |
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Zähler Vor
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Der Kilometerstand des Fahrzeugs vor der Reise. Das Programm wird gemäß dem Kennzeichen nach dem letzten Reisedokument des bestimmten Fahrzeugs suchen und den Nachwert dieses Reisedokuments anbieten. Wenn Sie zuvor kein Reisedokument für dieses Fahrzeug erstellt haben, wird das Programm die Informationen aus der Zeile des aktuellen Reisedokuments kopieren.
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Nach
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Der Kilometerstand des Fahrzeugs nach der Reise. Das Programm wird dieses Feld automatisch gemäß den gefahrenen Kilometern eingeben.
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Gefahrene (km)
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Gesamtwert der gefahrenen Kilometer für diese Reise. Das Programm wird dieses Feld automatisch gemäß den Werten der eingegebenen Zeilen eingeben.
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Das Programm wird im Fußbereich des Formulars gleichzeitig zur Erstellung des Reisedokuments die aktuellen Werte in EUR anzeigen.
| Kilometerpauschale |
Das Programm wird in diesem Feld die Kilometerpauschale des Reisedokuments in EUR anzeigen. |
| Tagespauschalen |
Das Programm wird in diesem Feld die Tagespauschalen des Reisedokuments in EUR anzeigen. |
| Kosten |
Das Programm wird in diesem Feld die zusätzlichen Kosten des Reisedokuments in EUR anzeigen. |
| Gesamt |
Das Programm wird in diesem Feld den Gesamtwert des Reisedokuments in EUR anzeigen. |
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