Импорт на имейл в eDocumentation (Имейл към DMS)

Предварително зададеният eWorkflow Импорт на имейл в eDocumentation се използва за импортиране на съдържанието на имейла, както и на всякакви прикачени файлове, чрез Пощенска кутия в eDocumentation и класифициране на тях съответно.

Използвайки този предварително зададен eWorkflow, не е необходимо да печатате, сканирате и импортирате имейли, тъй като eWorkflow автоматизира процеса на получаване на имейли в eDocumentation.

СЪВЕТ За да импортирате eWorkflow, следвайте процедурата, описана в Прехвърляне на eWorkflow чрез PANTHEON Web Service.

В допълнение към началната и крайна точка, eWorkflow се състои от една основна стъпка (блок): Имейл към DMS.

За eWorkflow да работи правилно, е необходимо да се определи набор от настройки, които ще се използват за импортиране на имейлите и всякакви прикачени файлове в eDocumentation:

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ За подробни настройки за POP3 входящия сървър, вижте главата Настройка на имейл за eWorkflows.

1. Импортиране и настройка на пощенската кутия

Обменът на имейли се извършва чрез Пощенска кутия Получаване на имейл, който:

• трябва да бъде импортиран в Пощенските кутии регистър, използвайки Web Service;
• трябва да има правилно конфигурирани настройки.

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Импортиране на Пощенска кутия Получаване на имейл чрез Web Service е еднократен процес. Ако вече сте направили това, можете да пропуснете тази стъпка.

СЪВЕТ Например, счетоводна услуга, която получава фактури на своите клиенти за публикуване или обработка по имейл, може да определи класификацията 250 – Фактури и документация за тяхната подготовка в полето Класификация.

2. Влизане в имейл сървъра

СЪВЕТ За подробни настройки за POP3 входящия сървър, вижте главата Настройка на имейл за eWorkflows.

На Пощенските кутии форма, двукратно кликнете върху Полето за вход . Това отваря прозореца за входове , който ви позволява да свържете вашата Пощенска кутия с имейл сървър. За да създадете нов вход, кликнете върху (Вмъкване на запис) бутон.

В полетата Потребителско име и Парола въведете данните за удостоверяване, които сте генерирали при създаването на вашия имейл акаунт (напр. данни за вход за създадения имейл акаунт в Gmail).

Присвойте съответните права на потребителя и кликнете върху (Публикуване на редакция) бутон.

3. Определяне на настройките на блока Имейл към DMS

ПРЕДУПРЕЖДЕНИЕ Определянето на настройките на блока Имейл към DMS е еднократен процес. Ако вече сте направили това, можете да пропуснете тази стъпка.

След това, трябва да редактирате настройките на eWorkflow блока Имейл към DMS.

• За тази цел, трябва да отворите Формата за проектиране на работния поток от менюто Настройки | Документация | Проектиране на работния поток.
• След това, потърсете желания eWorkflow: Импорт на имейл в eDocumentation.
• Двукратното кликване върху Имейл към DMS блока отваря формата за редактиране на настройките на блока.

Формата ви позволява да определите:

• Настройки на POP3 сървъра;
• настройки, свързани с данни за DMS документи.

Последните позволяват някои данни да бъдат автоматично попълнени, когато имейлът бъде импортиран в eDocumentation.

• В полето Заглавие въведете текста: "Получен по имейл", което означава, че документите, създадени в eDocumentation ще имат определеното заглавие, когато бъдат импортирани от имейл.
• Тема – Изберете желаната тема от падащия списък. В този случай: "Pecunia, Plc." е избрана, защото специализираната пощенска кутия (т.е. пощенската кутия, от която се импортират имейли в eDocumentation) ще получава имейли от счетоводната услуга Pecunia. За тази цел, името на темата ще бъде добавено към документа при импорта.
• От падащия списък в полето DMS архив изберете типа документ за архива, в който искате да бъдат създадени документи при импортиране от имейл в eDocumentation. В този случай, избраният архив е: DVH0 – Импорт/получаване на документация.

Настройките се запазват с кликване на (ОК) бутон.

4. Настройка на комуникацията с имейл сървъра

За да получавате и изпращате имейли в PANTHEON, трябва да определите настройките за комуникация с имейл сървъра.