E-Mail in eDocumentation importieren (E-Mail zu DMS)
Die vordefinierte eWorkflow E-Mail zu eDocumentation wird verwendet, um den Inhalt der E-Mail sowie alle Anhänge über die Mailbox in die eDocumentation zu importieren und sie entsprechend zu klassifizieren.
Mit diesem vordefinierten eWorkflow müssen Sie E-Mails nicht drucken, scannen und importieren, da der eWorkflow den Prozess des Empfangs von E-Mails in die eDocumentation automatisiert.
Zusätzlich zum Start- und Endpunkt besteht der eWorkflow aus einem einzigen wesentlichen Schritt (Block): E-Mail zu DMS.
Damit der eWorkflow ordnungsgemäß funktioniert, ist es notwendig, eine Reihe von Einstellungen zu definieren, die verwendet werden, um die E-Mails und alle Anhänge in die eDocumentation zu importieren:
Der Austausch von E-Mails erfolgt über die Mailbox E-Mail empfangen, die:
- in die Mailboxes registriert werden muss, indem die Web Service;
- richtige Einstellungen konfiguriert sein müssen.
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WARNUNG
Die Mailbox E-Mail empfangen unter Verwendung des Web Service ist ein einmaliger Prozess. Wenn Sie dies bereits getan haben, können Sie diesen Schritt überspringen.
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HINWEIS
Zum Beispiel kann ein Buchhaltungsdienst, der die Rechnungen seiner Kunden zur Buchung oder Verarbeitung per E-Mail erhält, die Klassifizierung 250 – Rechnungen und Dokumentation für deren Erstellung im Klassifizierungs feld angeben.
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Im Mailboxes Formular doppelklicken Sie auf das Anmelden Feld. Dies öffnet das Anmeldungen Fenster, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Mailbox mit einem E-Mail-Server zu verbinden. Um eine neue Anmeldung zu erstellen, klicken Sie auf die 
(Datensatz einfügen) Schaltfläche.
Geben Sie im Benutzername und Passwort Feld die Anmeldeinformationen ein, die Sie bei der Erstellung Ihres E-Mail-Kontos generiert haben (z. B. Anmeldedaten für das erstellte Gmail-E-Mail-Konto).
Weisen Sie die entsprechenden Benutzerrechte zu und klicken Sie auf die 
(Post bearbeiten) Schaltfläche.
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WARNUNG
Die E-Mail zu DMS Blockeinstellungen zu definieren, ist ein einmaliger Prozess. Wenn Sie dies bereits getan haben, können Sie diesen Schritt überspringen.
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Als nächstes müssen Sie die Einstellungen des eWorkflow-Blocks E-Mail zu DMSbearbeiten.
- Zu diesem Zweck müssen Sie das Workflow-Design Formular aus dem Menü Einstellungen | Dokumentation | Workflow-Designöffnen.
- Dann suchen Sie nach dem gewünschten eWorkflow: E-Mail in eDocumentation importieren.
- Ein Doppelklick auf den E-Mail zu DMS Block öffnet das Formular zur Bearbeitung der Blockeinstellungen.
Das Formular ermöglicht es Ihnen, zu definieren:
- POP3-Servereinstellungen;
- Einstellungen, die sich auf DMS-Dokumentdatenbeziehen.
Letztere ermöglichen es, dass einige Daten automatisch ausgefüllt werden, wenn E-Mails in die eDocumentationimportiert werden.
- Im Titel Feld geben Sie den Text ein: "Per E-Mail empfangen", was bedeutet, dass die in der eDocumentation erstellten Dokumente den definierten Titel haben, wenn sie aus E-Mails importiert werden.
- Betreff – Wählen Sie den gewünschten Betreff aus der Dropdown-Liste aus. In diesem Fall wird "Pecunia, Plc." ausgewählt, da die dedizierte Mailbox (d. h. die Mailbox, aus der E-Mails in die eDocumentationimportiert werden) E-Mails vom Buchhaltungsdienst Pecunia erhält. Zu diesem Zweck wird der Name des Betreffs beim Import dem Dokument hinzugefügt.
- Wählen Sie aus der Dropdown-Liste im DMS-Archiv Feld den Dokumenttyp für das Archiv aus, in dem Sie Dokumente erstellen möchten, wenn Sie von E-Mail in die eDocumentationimportieren. In diesem Fall ist das ausgewählte Archiv: DVH0 – Import/Empfangsdokumentation.
Die Einstellungen werden durch Klicken auf die 
(OK) Schaltfläche gespeichert.
Um E-Mails in PANTHEON zu empfangen und zu senden, müssen Sie die Einstellungen für die Kommunikation mit dem E-Mail-Serverdefinieren.
