Proces zaključak godine
Pošto je zaključak godine zadatak koji se obavlja samo jednom godišnje, u PANTHEON programu je za tu svrhu pripremljen poslovni proces (workflow).
 |
savJet
Detaljnije informacije o Workflow poslovnim procesima možete pročitati u poglavlju Workflow.
|
 |
OPIS PRIMJERA:
Rialda Računovođa preduzeća Tecta je pred zaključkom poslovne godine 2021. Da bi sebi olakšala zaključak godine i otvaranje nove, iskoristit će workflow da je vodi kroz zadatke. To će uraditi prema sljedećim koracima:
- Prijenos poslovnog procesa sa servera
- Pokretanje poslovnog procesa
- Kontrola automatskih knjiženja
- Zatvaranje klase 5 i 6
- Bruto bilans
- Zatvaranje i otvaranje godine
- Bruto bilans
- Bilans stanja GD
- Konto kartica
|
1. Prijenos poslovnog procesa sa servera
U prvom koraku, odgovorna osoba mora u PANTHEON prenijeti poslovni proces DE_YearClosure.
To se radi u Postavke | Dokumentacija | Workflow dizajn.
2. Pokretanje poslovnog procesa
Kada se poslovni proces preuzme, potražit će ga u prozoru Workflow dizajn.
To će uraditi na traci sa naredbama preko navigacijskih dugmadi gdje odabere poslovni proces pod nazivom DE_YearClosure.
Otvara se struktura workflowa Zaključak godine prikazana na donjoj fotografiji.
Odgovorna osoba pokreće proces klikom na dugme 
(Pokretanje posl. procesa).
Pojavljuje se prozor sa pitanjem: Želite li pokrenuti Workflow »DE_YearClosure«?
Potvrđujemo pokretanje klikom na dugme .
PANTHEON nas vodi kroz strukturu poslovnog procesa.
3. Kontrola automatskog knjiženja
Program automatski otvara Kontrolni ispis, i tab Kontrola automatskih knjiženja.
|
savet
Žuta traka ispod menija označava da odgovorna osoba vodi poslovni proces.
|
Odgovorna osoba ima obavezna polja označena crvenom vertikalnom linijom.
Popunjava polja Datum od/do tako da odabere datum perioda knjiženja. U našem slučaju odgovorna osoba bira datum od 1.1. do 31.12.2021.
U nastavku Datumskih kriterijumi, program automatski označi Datum PDV-a, što označava pregled prema kriterijumu datuma PDV-a na dokumentima.
U okviru Vrste dokumenta – automatsko knjiženje označava sve vrste dokumenata za koje želi da provjeri automatska knjiženja.
U našem primjeru odgovorna osoba bira sve dokumente sa desnim klikom na miša tj. odabirom opcije Odaberi sve.
Uradit će isto i za Vrste dokumenta – utrošak materijala.
Klikom na dugme Prikupi, odgovorna osoba kreira pregled poruka i grešaka koje se pojavljuju u donjem panelu.
Nakon što odgovorna osoba otkloni greške, sa klikom na dugme Nastavi nastavlja poslovni proces.
4. Zatvaranje klase 5 i 6
Program automatski otvara prozor 301 – Zatvaranje klase 5 i 6, za zatvaranje klase 5 -Troškovi i 6 – Prihodi i rashodi.
Klase konta 5 i 6, moraju imati na kraju godine stanje jednako 0.
Program PANTHEON koristi unaprijed postavljene prijedloge za knjiženje koji zatvara konta razreda4 i ne prenosi ih na rashode, a ne prenosi troškove i prihode na konta dobiti.
Odgovorna osoba u polju Knjiženje od/do odabere datum od 1.1. do 31.12.2021.
|
savJet
Početni datum je obično prvi dan zaključene poslovne godine, program zadato nudi prvi dan u godin a koji je u programskim parametrima označen kao datum otvaranja glavne knjige. Isto je i sa datumom završetka.
|
Podešavanja Vrsta knjiženja je automatski podešen u programu.
Vrsta dokumenta se ispiše iz podešavanju Šifrantu vrste dokumenata, zadata temljnica za knjiženje se unosi u prijedloge knjiženja.
U našem primjeru, polje je popunjeno vrstom dokumenta 4799 – Zatvaranje 5 i 6
Ako odgovorna osoba želi da poveže klase 5 i 6 sa već postojećom temeljnicom, označit će dugme Poveži.
Za knjiženje zatvaranja klikne na dugme Knjiženje.
Automatski se otvori prozor naloga 4799 - Zatvaranje klase 5 i 6 i pripadajućeg knjiženja
|
savJet
Ukoliko temeljnica nije izravnata, odgovorna osoba je ravna knjiženjem na konto 8000 - Dobitak ili gubitak prije oporezivanja.
|
Vrati se unazad na prozor 300 – Zatvaranje klase 5 i 6 i potvrđuje zadatak.
Klikom na dugme Nastavi nastavlja poslovni proces.
5. Bruto bilans
Program automatski otvara prozor za ispis Bruto bilansa.
Odgovorna osoba u ovom koraku unosi kriterijume za ispis.
U polja Datum od/ Datum do odabere datum početka i završetka poslovne godine, u našem primjeru bira 1.1. i 31.12.2021.
U Vrsti dokumenata odabere brojeve vrste dokumenata, za dnevnike knjiženja odnosno temeljnice koje želi ispisati bruto bilans.
Zatim bira Vrstu ispisa i klikne se na dugme Ispis.
U našem primjeruo odgovorna osoba bira ispis 052 – Bruto bilans –Analitika 1.
Prikazuje se bruto bilans koji mora biti saldiran.
U ovom koraku odgovorna osoba provjerava da li su rkonta u prethodnom koraku klase 5 i klase 6 zatvoreni.
Za nastavak poslovnog procesa odgovorna osoba klikne na dugme Nastavi.
6. Zatvaranje i otvaranje godine
Automatski se otvara prozor Zatvaranje stare i otvaranje nove godine.
 |
upozorenje
Kreiranje zaključka i otvaranje u ovom modulu je uslov za pravilno funkcionisanje programa u narednoj godini.
|
Broj u polju Broj program generiše sam. Kreiran je prema podešavanjima u Administratorskoj konzoli, numeracija dokumenta.
U glavi dokumenta unosi podatak o poslovnoj godini u polja Datum od/Datum do. U našem primjeru odabere od 1.1. do 31.12.2021.
Automatski se popunjavaju polja Vr.dok.zaključka i Vr.dok.početnog stanja.
Polja se popunjavaju iz podešavanja u Administratorskoj konzoli | Novac.
6.1. Priprema scenarija
|
savJet
Modul za zaključak godine i otvaranje nove godine predstavlja posebnu vrstu dokumenta, koji omogućava pripremu zaključne temeljnice i temeljnice početnog stanja po unaprijed pripremljenim scenarijima. Osnova za scenarijo su podešavanja u kontnom planu koja se u u scenariju mogu mijenjati i dopunjavati.
|
Odgovorna osoba klikne na dugme Priprema scenarija.
Pojavi se prozor sa upozorenjem: Kontni plan i scenarij usklađeni!
Na panelu Scenarij se kopira kontni plan (prikazan na fotografiji spod).
6.2. Kontrole
U ovom koraku, odgovorna osoba na tabu Kontrole, vrši kontrole u cilju provjere grešaka.
Na ovom tabu postoji nekoliko kontrola, označit će koju želi da koristi kvačicom ispred serijskog broja kontrole.
Kada ima označene željene kontrole, klikne na dugme Izvedi kotrole.
|
savet
Više o kontrolama možete pročitati u poglavlju Kontrole.
|
6.3. Korigovanje grešaka
Program automatski otvara tab Greške, gdje odgovora osoba može da vidi i koriguje greške.
|
savJet
Više o greškama pročitajte u poglavlju Greške.
|
6.4. Kreiranje zaključne i početne temeljnice
Odgovorna osoba kreira zaključene i početne temeljnice.
Zaključak za posebne grupe konta mogu se kreirati posebno za svaki tip konta ili se može kreirati zatvaranje i otvaranje za sve tri grupe konta. Ovo će podesitit u glavi dokumenta, panelu Knjiženje. Bira među sljedećim opcijama:
- 1 - Saldakonta
- 2 - Vezni dokument
- 3 - Glavna knjiga
U našem primjeru bira kreiranje zaključka i otvaranja za sve tri grupe konta.
|
savJet
Kreiranje zakljune i početne temeljnice je opisano u poglavlju Temeljnice.
|
Otvaranje i zaključak za odabrane grupe konta kreira klikom na dugme Pripremi Zak./Otv.
Pojavljuje se prozor sa obavještenjem o kreiranim temeljnicama/nalozima za knjiženje:
Odgovorna osoba klikne Potvrdi i na tabu Temeljnice se kreiraju pozicije sa kreiranim temeljnicama. u ovom slučaju jedna a u praksi može biti naravno više.
Odgovorna osoba nastavlja sa poslovnim procesom klikom na dugme Nastavi.
7. Bruto bilans
Program automatski otvara prozor ispisa Bruto bilansa.
Sa bruto stanjem odgovorna osoba pravi pregled stanja svih konta u preduzeću i omogućuje odgovornoj osobi da provjeri jesu li dugovanja i potraživanja usklađena.
U ovom koraku odgovorna osoba unosi kriterijume za ispis.
U polja Datum od/ Datum do izbere početni i krajnji datum poslovne godine, u našem primjeru bira 1.1. i 31.12.2021.
U Vrsta dokumenata označi brojeve vrste dokumenata za one dnevnike knjiženja odnosno temeljnice za koji želi da dobije ispis bruto bilansa.
Bira Vrstu ispisa klikom na dugme Ispis.
U našem primjeru odgovorna osoba bira ispis 052 – Bruto bilans –Analitika 1. Ispiše se bruto bilans.
Odgovorna osoba nastavlja poslovni proces klikom na dugme Nastavi.
8. Bilans stanja GD
U posljednjem koraku ispiše se Bilans stanja GD.
Bilans stanja prikazuje finansijsku situaciju preduzeća na određeni dan u godini tj. sredstava i izvore sredstava.
|
savJet
Više o modulu Novac | Obračuni | Bilans možete pročitati u poglavlju Bilans.
|
Odgovorna osoba popunjava polja koja se odnose na Period.
Bira period početka i završetka u polju Datum perioda od/do, u našem primjeru odabere 1.1. i 31.12.2021.
Odabere Vrstu ispisa i klikne se na dugme Ispis.
U našem primjeru odgovorna osoba bira ispis 051 – Bilans, redovni ispis bilansa sa vrijednostima tekućeg perioda.
Za nastavak klikne na dugme Nastavi.
9. Konto kartica
Poslednji korak u poslovnom procesu je kreiranje Konto kartice.
Program automatski otvara prozor za ispis konto kartice.
Odgovorna osoba u ovom koraku će provjeriti da li su saldakonta klase 5 - Troškovi i 6 - Prihodi jednaki 0.
U prozoru koji program automatski otvara, odgovorna osoba popunjava kriterijume za ispis.
Odabere konto u polju Konto, prvo za klasu 5 kao što je prikazano na fotografiji ispod.
U polje Datum knjiženja od u našem primjeru bira početni datum 1.1. do 31.12.2021.
Zatim odabere sve Vrste dokumenata u prometu perioda sa desnim klikom miša i izborom opcije Odaberi sve.
Za Ispis odabere vrstu 32I - Konto kartica - grupisana.
Isti postupak ponovi za klasu konta 6 – Prihodi i rashodi.
Klikom na dugme Zaključi, odgovorna osoba je završila workflow poslovni proces.