Proces zaključka godine
Pošto je zaključak godine zadatak koji se obavlja samo jednom godišnje, program PANTHEON je pripremio tok rada (workflow) za ovu svrhu.
 |
savet
Detaljnije informacije o workflow-ima možete pročitati u poglavlju Workflow.
|
 |
OPIS PRIMERA:
Rosa Računovođa preduzeća Tecta je pred zaključkom poslovne godine 2021. Da bi sebi olakšali zaključak godine i otvaranje nove, iskoristite workflow da vas vodi kroz proces. To se radi tako što se prate sledeći koraci:
- Prenos poslovnog procesa sa servera
- Pokretanje poslovnog procesa
- Kontrola avtomatskih knjiženja
- Zatvaranje klase 5 i 6
- Bruto bilans
- Zatvaranje i otvaranje godine
- Bruto bilans
- Bilans stanja GD
- Konto kartica
|
1. Prenos poslovnog procesa sa servera
U prvom koraku, odgovorno lice mora u PANTHEON preneti poslovni proces DE_YearClosure.
To se radi u Podešavanjima | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnih procesa.
2. Pokretanje poslovnog procesa
Kada se poslovni proces preuzme, naći ćemo na tasteru Oblikovanje poslovnih procesa.
To se radi u Redu sa alatima preko navigacijskih dugmadi, gde se bira poslovni proces pod nazivom DE_YearClosure.
Otvara se struktura workflowa Zaključak godine prikazana na donjoj slici.
Odgovorno lice pokreće proces klikom na dugme 
(Započni posl. proces).
Pojavljuje se prozor sa pitanjem: Da li želite da započnete poslovni proces »DE_YearClosure«?
Potvrđujemo pokretanje klikom na dugme .
PANTHEON nas vodi kroz strukturu poslovnog procesa.
3. Kontrola automatskog knjiženja
Program automatski otvara Kontrolni ispis, i tab Kontrola automatskih knjiženja.
|
savet
Žuti baner ispod menija označava da odgovorno lice rukovodi poslovnim procesom.
|
Odgovorno lice ima obavezna polja označena crvenom vertikalnom linijom.
Popunjavaju se polja Datum od/do tako, da se bira datumsko raydoblje knjiženja. U našem slu;aju odgovorno licea bira datum od 1.1. do 31.12.2021.
U nastavku Datumskih kriterijumi, program automatski otvara Datum PDV-a, što ukazuje na pregled prema kriterijumu datuma PDV-a na dokumentima.
U okviru Vrste dokumenta – automatsko knjiženje označava sve vrste dokumenata za koje želi da proveri automatska knjiženja.
U našem slučaju odgovorno lice bira sve dokumente sa desnim klikom na miša i izborom opcije Izberi sve.
Uradite isto za Vrste dokumenta – potrošnja materijala.
Klikom na dugme Izaberi, odgovorno lice kreira pregled poruka i grešaka koje se pojavljuju u donjem panelu.
Nakon što odgovorno lice otkloni greške, sa klikom na dugme Nastavi nastavlja poslovni proces.
4. Zatvaranje klase 5 i 6
Program automatski otvara prozor 301 – Zatvaranje klase 5 i 6, za zatvaranje klase 5 -Troškovi i 6 – Prihodi i rashodi.
Klase konta 5 i 6, moraju imati na kraju godine stanje jednako 0.
Program PANTHEON koristi unapred postavljeni šablon za knjiženje koji zatvara račune klase 5 i ne prenosi ih na rashode, a ne prenosi troškove i prihode na račune uspeha.
Odgovorno lice u polju Knjiženje od/do bira datum od 1.1. do 31.12.2021.
|
savet
Početni datum je obično prvi dan završene finansijske godine, program podrazumevano nudi prvi dan u godini, koji je u programskim parametrima označen kao datum otvaranja glavne knjige. Isto je i sa datumom završetka.
|
Podešavanja Vrsta knjiženja je automatski podešen u programu.
Vrsta dokumenta se ispiše iz podešavanju Šifarniku vrste dokumenata, podrazumevani nalog za knjiženje se unosi u predloge knjiženja.
U našem primeru, polje je popunjeno vrstom dokumenta 4799 – Zatvaranje 5 i 6
Ako odgovorno lice želi da poveže klase 5 i 6 sa već postojećim nalogom za knjiženje, označi dugme Poveži.
Za knjiženje zatvaranja klikne na dugme Knjiženje.
Automatski se otvori prozor naloga 4799 - Zatvaranje klase 5 i 6 i pripadajućeg knjiženja
|
savet
Ukoliko nalog za knjiženje nije balansiran, odgovorno lice ga balansira ručno ovde knjiženjem na konto 8000 - Dobitak ili gubitak pre oporezivanja.
|
Vratimo se na prozor 300 – Zatvaranje klase 5 i 6 i potvrđuje posao.
Klikom na dugme Nastavi nastavlja se poslovni proces.
5. Bruto bilans
Program automatski otvara prozor za ispis Bruto bilans.
Odgovorno lice u ovom koraku unosi kriterijume za ispis.
U polja Datum od/ Datum do bira se datum početka i završetka finansijske godine, u našem slučaju 1.1. i 31.12.2021.
U Vrsti dokumenata se odaberu brojevi vrste dokumenata, za one naloge knjiženja ili unose u nalog za koje se želi ispis bruto bilans.
Zatim se bira Vrsta ispisa i klikne se na dugme Ispis.
U našem slučaju odgovorno lice bira ispis 052 – Bruto bilans –Analitika 1.
Prikazuje se bruto bilans koji mora biti izbalansiran.
U ovom koraku odgovorno lice proverava da li su računi u prethodnom koraku klase 5 i klase 6 zatvoreni.
Za nastavak poslovnog procesa odgovorno lice klikne na dugme Nastavi.
6. Zatvaranje i otvaranje godine
Automatski se otvara prozor Zatvaranje stare i otvaranje nove godine.
 |
upozorenje
Kreiranje zaključka i otvaranje u ovom modulu je uslov za pravilno funkcionisanje programa u narednoj godini.
|
Broj u polju Broj program generiše sam. Sastavljen je prema podešavanjima u Administratorskoj konzoli, numeracija dokumenta.
U zaglavlju dokumenta unese se podatak o poslovnoj godini u polja Datum od/Datum do. U našem slučaju se bira od 1.1. do 31.12.2021.
Automatski se popunjavaju polja Vr.dok.zaključka i Vr.dok.početnog stanja.
Polja se popunjavaju iz podešavanja u Administratorskoj konzoli | Novac.
6.1. Priprema scenarija
|
savet
Modul za zaključak godine i otvaranje nove godine predstavlja posebnu vrstu dokumenta, koji omogućava izradu zaključnog naloga i nalog za knjiženje početnog stanja po unapred pripremljenim scenarijima. Osnova za scenarijo su podešavanja u kontnom planu, koje se u u scenariju mogu menjati i dopunjavati.
|
Odgovorno lice klikne na dugme Pripremi scenario.
Pojavi se u prozoru upozorenje: Kontni plan i scenario usaglašeni!
Na tasteru Scenario se kopira kontni plan (prikazan na slici ispod).
|
upozorenje
Na kreiranje zaključka i otvaranja godine najveći uticaj imaju podešavanja Zatvaranja i otvaranja knjiženja. Ove zapise možete pročitati ovde
|
6.2. Kontrole
U ovom koraku, odgovorno lice na kartici Kontrole, vrši kontrole u cilju provere grešaka.
Na ovoj kartici postoji nekoliko kontrola, označite koju želite da koristite kvačicom ispred serijskog broja kontrole.
Kada ima označene željene kontrole, klikne na dugme Izvedi kotrole.
|
savet
Više o kontrolama možete pročitati u poglavlju Kontrole.
|
6.3. Korigovanje grešaka
Program automatski otvara karticu Greške, gde odgovorno lice može da vidi i ispravi greške.
|
savet
Više o greskama pročitajte u poglavlju Greške.
|
6.4. Kreiranje zaključnih i otvorenih naloga za knjiženje
Odgovorno lice kreira zaključene i otvorene Naloge za knjiženje.
Zaključak za posebne grupe konta mogu se kreirati posebno za svaku vrstu računa, ili možemo kreirati zatvaranje i otvaranje za sve tri grupe računa. Ovo se podesi u zaglavlju dokumenta, odeljku Knjiženje. Bira se među opcijama:
- 1 - Soldakonti
- 2 - Vezni dokumenti
- 3 - Glavna knjiga
U našem primeru bira se kreiranje zaključka i otvoranja za sve tri grupe konta.
|
savet
Kreiranje zaključenja i otvorenog naloga za knjiženje je opisano u poglavlju Nalog za knjiženje.
|
Otvaranje i zatvaranje za odabrane grupe naloga se kreira klikom na dugme Pripremi Zak./Otv.
Pojavljuje se prozor sa obaveštenjem o kreiranim unosima naloga za knjiženje.
Odgovorno lice klikne Potvrdi i na kartici Nalog za knjiženje su se kreirale pozicije sa kreiranimi nalozima.
Odgovorno lice nastavlja sa poslovnim procesom klikom na dugme Nastavi.
7. Bruto bilans
Program automatski otvara prozor ispisa Bruto bilansa.
Sa bruto stanjem odgovorno lice pravi pregled stanja svih računa u preduzeću i proverava usklađenost knjiženja zaduženja i kredita.
U ovom koraku odgovorno lice unosi kriterijume za ispis.
U polja Datum od/ Datum do izbere početni i krajnji datum poslovne godine, u našem slučaju bira 1.1. i 31.12.2021.
U Vrsta dokumenata odredi brojeve vrste dokumenata za one dnevnike knjiženja ili osnove naloga, za koji želi da dobije ispis bruto bilansa.
Bira se Vrstu ispisa klikom na dugme Ispis.
U našem primeru odgovorno lice bira ispis 052 – Bruto bilans –Analitika 1. Izpiše se bruto bilanca.
Odgovorno lice nastavlja poslovni proces klikom na dugme Nastavi.
8. Bilans stanja GD
U poslednjem koraku ispiše se Bilans stanja GD.
Bilans stanja prikazuje finansijsku situaciju preduzeća na određeni dan u godini i sredstava i sredstava za fondove.
|
savet
Više o modulu Obračuni | Bilans možemo pročitati u poglavlju Bilans.
|
Odgovorno lice popunjava polja koja se odnose na Period.
Bira period početka i završetka u polju Datum perioda od/do u našem slučaju se bira 1.1. i 31.12.2021.
Bira se Vrsta ispisa i klikne se na dugme Ispis.
U našem slučaju odgovorno lice bira ispis 051 – Bilans, normalan iskaz stanja sa vrednostima tekućeg perioda.
za nastavak se klikne na dugme Nastavi.
9. Konto kartica
Poslednji korak u poslovnom procesu je kreiranje Konto kartice.
Program automatski otvara prozor za ispis konta kartice.
Odgovorno lice u ovom koraku će proveriti da li stanje na kontu klase 5 - Troškovi i 6 - Prihodi jednaka 0.
U prozoru koji program automatski otvara, odgovorno lice popunjava kriterijume za ispis.
Bira se konto u polju Konto, prvo za klasu 5 kao što je prikazano na slici.
U polje Datum perioda od/do u našem slučaju bira početni datum 1.1. i krajnji 31.12.2021.
Biraju se Vrste dokumenata u prometu perioda sa desnim klikom miša i izborom opcije Izaberi sve.
Za Ispis izabere vrstu 32I - Konto kartica - grupisana.
Isti postupak ponoviti za klasu računa 6 – Prihodi i rashodi.
klikom na dugme Zaključi je workflow gotov.