Primer uporabe PANNTHEON-a v namišljenem podjetju

Predstavitev podjetja in njegove dejavnosti

Delo s programom PANTHEON bomo pokazali na primeru poslovanja izmišljenega podjetja Pekarna Ajda d.o.o. Ob osnovni dejavnosti (proizvodnji pekovskih izdelkov) se to podjetje ukvarja še z veleprodajo (oskrbo trgovskih sistemov), maloprodajo (ima lastno prodajalno pekovskih izdelkov) in uvozom. Shema prikazuje strukturo podjetja in poti identov (materialnih sredstev) – materiala, izdelkov, blaga... skozi podjetje.
   

                                           

 

Osnovna dejavnost Pekarne Ajda je proizvodnja in prodaja pekovskih izdelkov. Materialna sredstva so osnova in hkrati posledica poslovne aktivnosti. Navedli bomo tudi vse ostale gradnike podjetja in njegovega poslovanja - poslovne procese, poslovne enote(oddelke), delovna mesta in zaposlene, poslovne partnerje, osnovna sredstva (stroje, vozila, pripomočke…).
 

 

Kako spremljati poslovanje v PANTHEON-u?

Šifranti
Blagovno-materialno poslovanje
Proizvodnja
Prodaja
Obračuni
Kadri
Knjigovodstvo in denar

 

 Šifranti

Osnovne nastavitve vsebujejo podatke o vašem podjetju, in druge splošne informacije kot so npr. kontni plan, vrste dokumentov, razne splošne šifrante (npr. šifrant dnevnic)... Tudi te, še posebno pa zakonske predpise PANTHEON pozna in vsebuje že ob namestitvi in vam jih zato ni potrebno vnašati. Vseh potrebnih osnovnih podatkov pa seveda ni mogoče vnesti že na začetku, saj nekaterih preprosto še ne poznamo. Vendar tudi to dejstvo ne predstavlja posebne težave, saj je PANTHEON zasnovan tako, da lahko do osnovnih nastavitev dostopamo kadarkoli. Nekatere od njih bomo torej vnesli takrat, ko bo potrebno. Kot administratorji programa jih lahko vnesemo sami, ali pa na pomoč pokličemo podpornika.

Šifrant ne vsebuje le šifer, ampak so v njem ostali podatki o njegovih objektih. Zasnovani so tako, da lahko vanje vnesete čisto vse podatke o določenem subjektu (recimo dobavitelju), celo takšne reči, kot je denimo pogodbeni cenik ali seznam podatkov o delavcih. Za dostop do teh podatkov tako potrebujete izključno šifrant, kar je izjemnega pomena …

Osnovni šifranti so večinoma dostopni preko menija Nastavitve. Glede na svoje značilnosti in namen so razporejeni po ustreznih podmenijih, zato jih ni težko najti. Nekateri od osnovnih šifrantov so Šifrant vrst dokumentov in Šifrant oblik izpisov v podmeniju (modulu) Program, Šifrant carinskih tarif v modulu Carina, Šifrant vrst dela in Šifrant vrst zaslužkov v modulu Plače (podmeni Zaposleni) … Tudi Administratorska konzola, dostopna preko podmenija Program, je pravzaprav obsežen šifrant.
 

 

 

 

 

 

 

 

 

Šifrant subjektov

Šifrant subjektov sestavlja več podšifrantov, v katere vnašamo ustrezne podatke. Te podatke bomo potrebovali pri izstavitvi računa, izdelavi dobavnice, naročilnice …, pa tudi v drugih šifrantih denimo v Šifrantu identov.

PANTHEON nam omogoča, da lahko samo enkrat, na enem mestu, k vsakemu subjektu določimo še kontaktne podatke (naslov, telefon, kontaktna oseba) in finančne podatke (en ali več računov, eno ali več bank itd).

Vrstni red vnosa subjektov načeloma ni pomemben, saj je mogoče podatke subjektov naknadno spreminjati in dopolnjevati – če kakšen podatek v trenutku vpisa še ni na voljo, ga lahko vnesete kasneje. Dejstvo pa je, da bo situacija preglednejša, če boste najprej vnesli subjekte, katerih podatke boste potrebovali pri vnosu drugih subjektov.

Značilen primer je denimo banka – ob vnosu dobavitelja lahko navedete tudi njegov transakcijski račun in banko, pri kateri je ta račun odprt. Številko računa preprosto vtipkate, naziva banke pa ne morete vpisati – lahko ga le izberete iz ustreznega seznama oziroma šifranta, v katerem so na voljo vsi subjekti, ki so banke. To seveda pomeni, da bi morala banka v trenutku vnosa dobavitelja že obstajati – subjekte, ki so banke, bi načeloma morali vnesti pred subjekti, ki so dobavitelji.

Ob vnosu subjekta lahko naziv njegove banke navedete le, če ta banka že obstaja v šifrantu subjektov. Glavni podatek je številka računa, ki jo lahko vpišete povsem neodvisno od naziva banke.

V meniju Nastavitve pokažite na Subjekti in izberite Subjekti ali pa pritisnite tipko F11. Odpre se Šifrant subjektov.

 

Pripravite šifrant na vnos novega partnerja: kliknite gumb  [Nov zapis]. Obrazec je sedaj pripravljen na vnos in v drevesni strukturi je privzeto že izbran oddelek Osnovni podatki, katerega okvirji (v glavnem delu okna) omogočajo vnos osnovnih podatkov o partnerju – naziv, naslov, davčna številka … Kurzor utripa v okvirju Šifra.

Odločite se torej za enega od poslovnih partnerjev (katerega koli) in vtipkajte šifro, njegov naziv, potem pa še ostale osnovne podatke ter po potrebi (in če so na voljo) tudi podatke o kontaktnih osebah. V okvir Šifra vtipkajte naziv oz. šifro.

 

Pritisnite tipko Tab ali kliknite v okvir Naziv in vtipkajte naziv subjekta. Vnesite naslov v okvir Naslov. Odprite padajoči spisek Pošta in izberite  ustrezno. V okvir Telefon vpišite telefonsko številko. V padajočem spisku ID za DDV je že nastavljeno SI, zato v okvir desno vtipkajte le še preostanek davčne številke:  Vpišite še kontaktno osebo: v Seznamu kontaktnih oseb kliknite v okvir pod Ime in vtipkajte ime.

V drevesu izberite Računi. Panel Računi vsebuje dva seznama – Domači računi in Devizni računi. Trenutno lahko vpišemo le številko domačega transakcijskega računa: kliknite v okvir v stolpcu Račun in vtipkajte številko računa subjekta.

 

Določite, da je ta subjekt dobavitelj: v drevesu vklopite opcijo (potrditveno polje) Dobavitelj. Za dobavitelja lahko določite tudi finančne podatke in pogodbeni cenik, s čimer pa se bomo ukvarjali kasneje. Shranite podatke o trenutnem partnerju: kliknite gumb [Shrani].

Glavni podatki o poslovnem partnerju so vpisani in lahko se lotite vnosa podatkov za naslednjega partnerja. Pred tem pa morate podatke trenutnega partnerja nujno shraniti.

SPREMINJANJE PODATKOV V ŠIFRANTU SUBJEKTOV

Odprite Šifrant subjektov (ali F11).


 
S klikanjem gumbov <- in  ->v orodni vrstici prikažite dobavitelja. V drevesu s klikom izberite polje Računi. V glavnem delu okna se pojavita panela Domači računi in Devizni računi. V prvi vrstici panela Domači računi je za izbrani subjekt  že vpisana številka računa. V vrstici Domači računi kliknite na prazni okvir pod Banka in zatem na puščico za padajoči seznam. Izberite banko.

STROŠKOVNO MESTO, ODDELEK, SKLADIŠČE

Tudi poslovne enote (oddelke) podjetja PANTHEON obravnava kot subjekte. Ker jih bomo potrebovali ob vnosu materialnih sredstev je smotrno, da jih v Šifrant subjektov vnesemo pred začetkom vnosa identov.

Zelo priročna posebnost v oddelku Osnovni podatki je seznam kontaktnih oseb, kjer lahko vpišete različne podatke o konkretni osebi. Ko boste za določen subjekt izdelovali dokumente (npr. račun), lahko povsem enostavno določite, da naj program ob naslovu izpiše tudi kontaktno osebo iz tega seznama. Določite lahko poljubno število kontaktnih oseb.

Identi

Z izrazom identi se označuje široko skupino komponent poslovnega procesa, v katero spadajo denimo materialna sredstva (surovine, polizdelki, izdelki …), pa tudi povsem drugačne kategorije kot so npr. naročnine, avansi, tehnološki postopki …

Ena od možnosti pri šifriranju identov je tudi uporaba številk črtne kode (EAN kode). Prednost takega načina je denimo možnost vzpostavitve povezave med optičnim odčitavanjem črtne kode in vodenjem zalog identov. Značilen primer je zaračunavanje kupljenih artiklov v trgovinah, kjer sistem v trenutku, ko na blagajni sprejme črtno kodo, samodejno prepozna artikel, njegov naziv in ceno zapiše na račun in hkrati ustrezno zmanjša zalogo.
 
Vrstni red je pomemben tudi pri vnosu identov . Določene idente je mogoče uporabiti ob vnosu drugih identov, zato moramo tiste prve vnesti prej. Npr. izdelek je ident, za katerega izdelavo potrebujemo surovine (sestavne dele, polizdelke…), ki so prav tako identi. Sestavine izdelka je mogoče vnesti v kosovnico tega izdelka, vendar le v primeru, da so že shranjene v Šifrantu identov. To pomeni, da je v Šifrant identov potrebno najprej vnesti surovine in potem končne izdelke.

VNOS SUROVIN V ŠIFRANT IDENTOV

Odprite Šifrant identov, v meniju Nastavitve pokažite na Identi in izberite Identi ali pa pritisnite tipko F12. Odpre se Šifrant identov.

 
Kliknite gumb [Nov zapis].  V polje Ident vtipkajte šifro prve vrste surovine, v Naziv pa naziv surovine.

V padajočem spisku Dobavitelj izberite dobavitelja. V panelu Knjigovodski podatki določite Knjigovodsko vrsto, Davek DDV, Konto za strošek, Oddelek. Izberite ustrezno enoto mere in shranite zapis s klikom gumba  [Shrani zapis].

Poleg pravkar navedenih glavnih lastnosti je pri surovinah že na začetku smiselno določiti vsaj še nabavno ceno in z njo povezane podatke.

V drevesu kliknite Kalkulacija. V glavnem delu okna se pojavita dve področji panela Kalkulacija: NAKUP in PRODAJA. Izberemo panel NAKUP in izpolnimo podatke: Dobaviteljeva cena, valuto, če je potrebno in Rabat. Program takoj samodejno izračuna neto ceno, ki je dobaviteljeva cena z rabatom, in bruto ceno, ki je neto cena s transportnimi stroški, carino in neposrednimi stroški. S klikom gumba  [Shrani] shranite nove podatke identa.
 
Rabat, transport, carino in neposredne stroške je mogoče vnesti v odstotkih (leva okenca) ali kot vrednost (desna okenca). Program vselej samodejno izračuna podatek, ki ga ne vnesete (če vnesete znesek, se pojavi tudi odstotek). Zneski veljajo za eno enoto mere identa.

V primeru vnosa odstotkov program vrednosti preračunava takole: [Rabat] je % od [Dobaviteljeva cena] ; [Dobaviteljeva cena] + [Rabat] = [Neto] ; [Transport] je % od [Neto] ; [Carina] je % od [Neto+Transport] ; [Neposredni stroški] je % od [Neto+Transport].

VNOS IZDELKOV V ŠIFRANT IDENTOV

Postopek vnosa izdelkov v Šifrant identov je v splošnem takšen kot vnos surovin le, da tukaj nimamo dobavitelja in v panelu Kalkulacija namesto nabavne vnesemo prodajno ceno.

Odprite Šifrant identov, v meniju Nastavitve pokažite na Identi in izberite Identi ali pa pritisnite tipko F12.  Kliknite gumb  [Nov zapis]. V polje Ident vtipkajte ustrezni ident in v Naziv naziv izdelka. V panelu Knjigovodski podatki določite Knjigovodska vrsta, Davek DDV in Konto za prihodek. Izberite Oddelek. Odprite panel Kalkulacija in v področju PRODAJA vnesite Maloprodajno ceno. Program glede na izbrani DDV samodejno izračuna prodajno ceno brez davka. Določite Veleprodajno ceno1 ter določite Način izračunavanja cen.

Za blago, namenjeno nadaljnji prodaji, je mogoče s pomočjo opcij v področju Način izračunavanja cen prodajno ceno identa oblikovati glede na njegovo nabavno ceno:

Z vklopom opcije Določen je pribitek, spremeni cene ob nabavi določite, da naj se prodajne cene ob vsaki nabavi izračunajo na novo iz dobaviteljeve cene glede na pribitek, pri čemer program upošteva vse elemente nabavne cene.

Opcija Določena je bruto cena in pribitek pa določa, da naj se prodajne cene ob nabavi izračunajo le iz bruto nabavne cene in pribitka, ostalih elementov nabavne cene pa program ne upošteva.

IZDELKI – IZDELAVA KOSOVNICE

S kosovnico določimo zgradbo identa, katerega proizvajamo. Mora imeti določeno knjigovodsko vrsto:
 
KNJIGOVODSKA VRSTA        VRSTA IZDELKA
 300                                      lastni proizvod
 400                                      polizdelek
 201                                      sestavljeni izdelek ali blago
 701                                      sestavljena storitev

V drevesu kliknite Kosovnica.

 
V Šifrantu identov se pojavi panel Kosovnica.

Kliknite v polje Proizvodnja in izberite vrsto dokumenta. V polju Šifra odprite padajoči spisek in izberite prvo sestavino. Pozicije (stolpec Poz) se generirajo avtomatsko in sicer s korakom 2, 4, 6, 8 ....V polje Kol vtipkajte potrebno količino.  Kliknite gumb  [Shrani]. V seznamu se pojavi prva sestavina. Za  dodajanje ostalih sestavin kliknite gumb  [Nova sestavina] in ponovite postopek. 

Šifrant vrst dokumentov

Šifrant vrst dokumentov pogojuje obnašanje programskega paketa in je eden najpomembnejših osnovnih šifrantov. Določa vse akcije, ki jih lahko v programu izvajamo in uporabljamo. V tem šifrantu je mogoče definirati lastnosti vseh vrst dokumentov, ki so na voljo.

V PANTHEON-u se uporablja ogromno dokumentov – obrazcev, ki služijo za vnos najrazličnejših podatkov, s katerimi program izvaja zahtevana opravila. Vsak obrazec je prirejen točno določenemu tipu podatkov in ima njemu lastno kodo vrste dokumenta.

Šifrant vrst dokumentov je razdeljen na več logičnih in smiselnih opravilnih sklopov npr. Naročila, Delovni nalogi, Plan, Blago... Znotraj teh sklopov (panelov) je že vnaprej določena kopica potrebnih obrazcev in definicij njihovega delovanja, kar po namestitvi programa omogoča takojšnji pričetek dela.

 Blagovno-materialno poslovanje

Naročila

Dokument, ki spremlja naročilo je naročilnica. Po tem, ko ste se z dobaviteljem tako ali drugače dogovorili o nabavi blaga, je potrebno še izdelati naročilnico in jo dostaviti dobavitelju. Shranjeno naročilo je tudi glavni element prevzema blaga, saj vsebuje vse za prevzem potrebne podatke in ga lahko zato uporabite za dokument prevzema.

V meniju Naročila pokažite na Naročila dobaviteljem in izberite Naročilo DOBAVITELJU.



V obrazcu Naročilo dobavitelju v področju Dobavitelj izberite dobavitelja. Program kot prevoznika privzeto izbere kar dobavitelja – če temu ni tako, morate prevoznika izbrati posebej.



Kot naziv tretje osebe pri izvedbi naročil dobaviteljem je privzeto določen prevoznik. Oba naziva, Prevoznik in Dobavitelj, lahko v Šifrantu vrst dokumentov po potrebi spremenite v kaj ustreznejšega.

Številko naročila program vstavi samodejno – sestavljena je iz letnice, vrste dokumenta (naročilo = 020) in zaporedne številke, ki nadomesti vprašaje potem, ko naročilo shranite oz. potrdite. Po potrebi jo lahko spremenite, kar velja tudi za datume in status. Izberite ali vtipkajte Datum. V padajočem spisku Skladišče izberite skladišče, v katerem skladiščite dobavljeno blago. 

Sledi vnos identov, ki jih naročamo. To so seveda surovine, ki smo jih vnesli v Šifrant identov, zato jih lahko izberemo iz seznamov v spodnjem delu okna.

Kliknite (prvič) v prazno polje pod napisom stolpec Ident in potem s klikom (drugič) na navzdol obrnjeno puščico odprite padajoči spisek - pojavi se seznam identov, z nazivom in ceno (prikazana je prodajna cena brez DDV iz Šifranta identov). Izberite ustreznega. Program samodejno vnese ceno (dobaviteljeva cena iz Šifranta identov) in rabat (prav tako iz Šifranta identov). Kliknite v stolpec Količina in vtipkajte želeno vrednost. Vnos potrdite s pritiskom na Enter.

Vnos podatkov prve pozicije je s tem končan. S pritiskom na smerno tipko  (na tipkovnici) vstavite novo pozicijo in ponovite postopek za ostale pozicije. S klikom gumba  [Shrani] potrdite (shranite) naročilo in program preračuna vse vrednosti ter skupne zneske. S klikom gumba Naročilnica lahko sedaj prikažete (in potem natisnete) naročilnico.
 

Nakup osnovnega sredstva

Najprej kreirajte ident za ustrezno osnovno sredstvo. Za osnovna sredstva običajno uporabimo konto stroška, na katerega naj se knjiži nabavna vrednost osnovnega sredstva.

Pomembna razlika je predvsem v kontu, na katerega naj program knjiži nakup osnovnega sredstva – pri običajnem identu uporabimo kar konto knjigovodske vrste identa, ki pa v tem primeru ni primeren. Za osnovna sredstva zato običajno uporabimo konto stroška, denimo konto, na katerega naj se knjiži nabavna vrednost osnovnega sredstva (to je lahko recimo konto 04).

PREVZEM OSNOVNEGA SREDSTVA

Postopek je podoben običajnemu prevzemu. Odprite meni Blago, pokažite na Prevzem, v podmeniju pokažite na Dokument in izberite Nakup osnovnih sredstev. Odpre se obrazec Nakup osnovnih sredstev - 110.

Po računovodskih predpisih je potrebno osnovno sredstvo uvrstiti v Register osnovnih sredstev. To lahko naredite tako, da osnovo sredstvo, potem ko je prevzem že opravljen, ročno vnesete še v obrazec Osnovna sredstva (Denar -> Osnovna sredstva-> Register – Osnovna sredstva).

PRENOS V REGISTER OSNOVNIH SREDSTEV

Osnovno sredstvo prenesete naravnost v register iz dokumenta prevzema lahko s pomočjo ustreznega čarovnika. Postopek je naslednji: odprite dokument prevzema osnovnih sredstev (Blago-> Prevzem-> Dokument-> 110 – Nakup osnovnih sredstev), potem ga shranite. S klikom gumba  [Čarovniki] v orodni vrstici okna odprite meni čarovnika in izberite Prenos v osnovna sredstva.

Odpre se obrazec za prenos identov v Register osnovnih sredstev. Pozicije vsebujejo idente z originalnega dokumenta prevzema.

S klikom na potrdilno polje pod Pre vklopite opcijo za prenos pred identom, ki ga želite prenesti v Register osnovnih sredstev. V polje pod Dat.akt. vnesite datum aktiviranja osnovnega sredstva, v področju Vrsta vklopite opcijo Osnovno sredstvo (privzeto je ta opcija že vklopljena). Ker je v našem primeru to prvi vnos v register osnovnih sredstev, bo samodejno dodeljena prva inventarna številka 0001. Morebitne spremembe inventarne številke lahko uveljavimo le v registru osnovnih sredstev. Kliknite gumb Prenesi v register. Obrazec za prenos se zdaj zapre, pojavi pa se obrazec Osnovna sredstva.

Potem ko obrazec za prenos zaprete, pozicij s tega dokumenta prevzema ne morete več prenašati v Register osnovnih sredstev. Če je to vseeno potrebno, morate idente kljub temu, da so že v dokumentu prevzema, v Register osnovnih sredstev vpisati ročno.

Inventura

Inventura je pregled stanja v elektronskih skladiščih (evidentirano stanje) in morebitno usklajevanje tega stanja z resnično situacijo v fizičnem skladišču (resnično ali inventurno stanje). Inventurno stanje ugotovimo s preštevanjem in preverjanjem količin blaga v fizičnem skladišču – opravimo inventurni popis. Le-tega potem primerjamo z evidentiranim stanjem torej stanjem po računalniških evidencah, ki ga izkazujejo skladiščni kartoni.

POPISNI LIST

Popisni list je papirnat obrazec za vnos inventurnega popisa. Nanj lahko med pregledom blaga v skladišču vpišemo stanje (količino) vsakega identa. Popisni list za izbrano skladišče lahko natisnete iz okna Pregled trenutne zaloge (izberite Blago -> Zaloga ->Pregled trenutne zaloge). Kot vrsto izpisa izberete 273 – Inventurni list, nastavite potrebne parametre (vrste identov, datum zaloge in vrsto cene) in kliknete gumb Izpis.

Na popisni list, ki vsebuje seznam vseh obstoječih identov, potem v skladišču v stolpec Inventurno stanje ročno vpišete ugotovljeno količino vsakega posameznega identa. Tako pridobljene podatke o resničnem stanju v skladišču lahko sedaj vnesete še v PANTHEON.

Stanje v PANTHEON-u prilagodite resničnem stanju tako, da vse viške prenesete iz skladišča (z dokumentom izdaje), primanjkljaje pa z dokumentom prevzema prenesete v skladišče. Na ta način z resničnim stanjem uskladite le materialno poslovanje, poskrbeti pa je potrebno še za knjigovodsko plat in vse dokumente viškov in mankov tudi ustrezno poknjižiti. To bomo naredili tako, da bomo podatke iz popisnega lista vnesli v PANTHEON na sledeči način.

VNOS INVENTURNEGA STANJA V PANTHEON

V meniju Blago pokažite na Inventura in izberite 9A0 – Inventura. S klikom gumba  [Nov zapis] v orodni vrstici okna odprite nov dokument inventure. V okvir Datum vnesite datum inventure. V padajočem spisku izberite skladišče in oddelek izberite oddelek, ki ga boste bremenili za primanjkljaje/viške. S klikom gumba  [Shrani] shranite dokument inventure. PANTHEON je dokument samodejno oštevilčil.

 

Kliknite na gumb Vnos inventure in z OK potrdite vprašanje Ali res želite poiskati novo stanje zaloge?. Počakajte, da vam program javi zaključek iskanja stanja. Ko obvestilo potrdite s klikom OK, se odpre nov obrazec imenovan Vnos inventure.

V tabeli pozicij v stolpcu Stanje se izpiše knjigovodsko stanje posameznega identa na izbranem skladišču. Zdaj bomo pa podatke iz popisnega lista za vsako pozicijo vnesli v stolpec Inventura.

Kliknite pri prvi poziciji v okence pod napisom Inventura in vnesite 290. Vnos potrdite s pritiskom na kurzorsko tipko . S tem ste se istočasno postavili na mesto vnosa naslednje pozicije, zato vnesite 0. Nadaljujte na isti način z vnosom še ostalih treh pozicij. Kot se vidi iz samega dogajanja na ekranu, PANTHEON sproti računa dejansko stanje v primerjavi med knjigovodskim ter inventurnim stanjem in vrednost prikaže v stolpcu Razlika. Pri tistih podatkih, kjer v stolpec Inventura še nismo vnesli podatkov iz popisnega lista, je v stolpcu Razlika prikazano pozitivno ali negativno stanje.

Ko ste zaključili z vnosom količin iz popisnega lista za vse pozicije, kliknite na gumb Prenesi in zatem s klikom na gumb Zapri zaprite obrazec Vnos inventure.

Vrnili smo se v obrazec 9A0 Inventura, v katerem imamo zdaj prikazane rezultate inventure. Če se s podatki strinjamo, stanje shranimo s klikom na gumb  [Shrani] in zatem obrazec s klikom na gumb  [Zapri] zapremo. Seveda pa lahko stanje inventure natisnemo s klikom na gumb Izpis.

POTRDITEV INVENTURE

Ker ste inventuro za ta skladišča že opravili, novih dokumentov inventure ni potrebno kreirati, ampak lahko uporabite že izdelane dokumente:

V meniju Blago pokažite na Inventura in izberite 9A0 – Inventura. Izberite ustrezni dokument inventure. Kliknite na gumb Potrdi  in na vprašanje Ali res želite potrditi inventuro? odgovorite s klikom na OK in postopek potrditve inventure je končan. 

V stolpcu Inventura je torej resnično stanje v skladišču (s popisnega lista), v stolpcu Stanje pa stanje po računalniški evidenci. Pozitivna razlika tako pomeni, da je količina identa v resnici večja od tiste v PANTHEONu, negativno pa, da je identa že zmanjkalo, čeprav je prikazano, da je še na voljo. V obeh primerih je potrebno stanje v elektronskih skladiščih prilagoditi resnični situaciji.

V primeru tako ugotovljenega stanja viškov in mankov, bo program po potrditvi inventure s klikom na gumb Potrdi višek prikazal v obrazcu 1A0 Višek inventure,

manko pa v obrazcu 3A0 Manko v inventuri.

Ta dva obrazca se pokažeta samo pri prvem potrjevanju inventure. V kolikor želimo kasneje na tiskalniku izpisati stanje inventure, stanje viškov ali stanje mankov, v obrazcu 9A0 Inventura kliknemo na gumb za izpis. Po kliku se pojavi spustni meni v katerem izberemo želeni izpis.

 

Za vse idente, ki imajo inventurni višek, moramo kreirati ustrezne dokumente viška (v bistvu prejem na skladišče), za vse idente, ki imajo inventurni manko, pa je potrebno kreirati dokumente manka (izdaje iz skladišča).

Dokumente za višek in manko moramo kreirati ločeno za vsako skladišče, ki ga v programu oziroma v podjetju uporabljamo.

Zaloga

Zaloga posameznega identa se poveča v trenutku prevzema tega identa, kot opisano v postopku prevzema blaga. Zaloga se poveča v skladišču, ki ste ga na prevzemnici določili kot prevzemno skladišče.

Prikazano stanje začetnih zalog si seveda lahko ogledate na več načinov. Prikažete (in natisnete) lahko trenutno zalogo določenega identa, stanje v posameznem skladišču, prosto zalogo, gibanje zalog…

Pregledu zalog je namenjen podmeni Zaloga, ki se nahaja v meniju Blago. Najpomembnejše možnosti tega podmenija so:

·         Skladiščni karton: prikaz in izpis klasičnega skladiščnega kartona, ki omogoča različne poglede na surove podatke o zalogah
          in njih gibanju – količine in vrednosti pri posameznih prevzemih in izdajah identov v in iz skladišč, brez združevanja
          (sumiranja)  ali pa združeno po skladiščih ali po identih.
·         Pregled trenutne zaloge: izbrane vrste identov z množico pripadajočih podatkov, združeno po skladiščih, identih,
          dobaviteljih…   Vsaka od teh možnosti ponuja tudi  ustrezne izpise, vsi pa prikazujejo trenutno situacijo in ne gibanja.

·         Pregled gibanja zaloge: gibanje zaloge izbranega identa (stanje skozi čas) glede na najrazličnejše pogoje.
 

Prevzem blaga 

Po prevzemu naročenega blaga se zaloga posamezne surovine ustrezno povečala in to se mora evidentirati tudi v PANTHEON-u.  V kolikor so podatki posameznih pozicij na dobavnici enaki podatkom na naročilnici, takih podatkov za prevzem ne bo potrebno vnašati znova. PANTHEON jih bo samodejno pridobil kar iz naročilnice. Naročilnico bomo z dodajanjem na prevzem uporabili kot dokument prevzema. Brez vnaprej izdelane naročilnice je potrebno vse podatke iz dobavnice vnesti med postopkom prevzema in dokument prevzema izdelati vzporedno z izvedbo prevzema.

NAKUP SUROVIN PRI DOBAVITELJU

Odprite meni Blago, ter pojdite na dokument Prevzema, v podmeniju pokažite na Dokument in izberite Nakup blaga in materiala. Odpre se obrazec Nakup blaga in materiala, ki ga imenujemo tudi Prevzemnica.
 

S klikom gumba [Nov zapis] odprite novo prevzemnico.

Obrazec je sedaj pripravljen na vnos podatkov o prevzemu – zgornji del je namenjen splošnim podatkom, vsebino prevzema pa določimo z vnosom pozicij (identov) v seznam v spodnji polovici okna. Ker naročilo že obstaja, pozicij ni potrebno ročno vnašati. Izberemo jih lahko iz že obstoječih naročilnic. Najprej določite splošne podatke: izberite dobavitelja, po potrebi spremenite datume prevzema, prejema računa in DDV-ja ter vpišite (izberite) ostale potrebne podatke v zgornjem delu okna.
 
Če želite za prevzemnico izdelati plačilni nalog, mora imeti status Potrjen.

S klikom gumba  [Shrani] shranite prevzemnico in program samodejno vnese številko prevzemnice. Sedaj lahko nadaljujete z določitvijo vsebine prevzemnice (vnosom pozicij).  Najprej določite skladišče, v katerem boste skladiščili kupljene surovine (pod katerim želite voditi stanje surovin): izberite ga v padajočem seznamu. Kliknite gumb Dodaj. Odpre se obrazec Dodajanje prometov na prevzemnico.

 
 

Z vklopom opcije  Naročilo dobavitelju določite, da želite na prevzemnico dodajati idente iz obstoječih naročil.  Dobavitelj blaga in prejemnik naročilnice je že izbran, saj ste ga določili že pri vnosu splošnih podatkov prevzemnice. Kliknite gumb Izberi. V področju glave dokumentov se pojavi seznam dokumentov naročila za izbranega dobavitelja. Izberemo ustreznega.



Za izbiro identov sta na voljo možnosti:

 - dodajanje posameznih identov posameznega naročila: s prvim klikom izberite naročilo in vse pozicije (identi) izbranega 
   naročila se pojavijo v področju Pozicije. in z dvoklikom na številko posamezne pozicije (v stolpcu Poz) določijo za prenos

 - dodajanje vseh idente posameznega naročila z dvoklikom na naročilo ali enojno puščico desno.
   Med pozicijami za prenos lahko še dodatno izbirate z vklopom/izklopom opcij – program bo na prevzemnico prenesel le    
   pozicije z vklopljeno opcijo.

Izbrane pozicije se pojavijo v področju Pozicije za prenos. Kliknite še gumb Dodaj in program izbrane pozicije prenese na prevzemnico. Istočasno v spodnjem delu okna Dodajanje prometov na prevzemnico, na zavihku Statistika prenosa, naniza vse prenesene pozicije.


 
Na posamezno prevzemnico lahko torej dodamo poljubno število naročil. Edini pogoj je, da so vsa naročila na eni prevzemnici naročila istemu dobavitelju. Verjetno bo vsebina prevzemnice največkrat ustrezala podatkom na dobaviteljevem računu.

S klikom gumba  [Zapri] zaključite postopek in s klikom gumba  [Shrani] v oknu Nakup blaga in materiala shranite trenutno prevzemnico. Po opisanem postopku je prevzemnica ustvarjena.

 
 

Interni prevzem

Interni prevzem je dokument, ki ga ne knjižimo in ne povzroča nastanka finančne obveznosti ali davka. Uporabimo ga takrat, ko je potrebno brez finančnih posledic povečati stanje nekega identa v nekem skladišču torej takrat, ko sprememba v skladišču ni posledica nakupa. Takšen primer je recimo nastavitev začetnega stanja v skladišču – realno je ident že v skladišču, zato je potrebno nastaviti stanje tudi v PANTHEON-u.

Prevzem ob nakupu materiala smo izvedli na osnovi že obstoječe naročilnice, zato bomo pozicije dokumenta prevzema vnesli ročno.

V meniju Blago pokažite na Prevzem in v podmeniju Interno izberite 170 – Interni prevzemi. Odpre se obrazec Interni prevzemi.

S klikom gumba  [Nov zapis] v orodni vrstici okna odprite novo prevzemnico.

Kot dobavitelja je v tem primeru najbolje izbrati oddelek lastnega podjetja – Skladišče gotovih izdelkov. Če to skladišče v Šifrantu subjektov ni določeno kot dobavitelj, odpremo šifrant subjektov, ne da bi zaprli obrazec internega prevzema (z dvoklikom okvirja Dobavitelj ali s pritiskom tipke F11…). V Šifrantu subjektov prikažite oddelek Skladišče gotovih izdelkov. Vklopite opcijo Dobavitelj. S klikom na [Shrani] shranite novo nastavitev in zaprite Šifrant subjektov. Vnesite datum prevzema.  S klikom gumba  [Shrani] shranite prevzemnico (potrdite njen vnos). PANTHEON samodejno določi številko dokumenta. Določite skladišče, v katerega prevzemate blago – v padajočem spisku Prejemno skladišče.

S prvim klikom v polje pod Ident to polje aktivirate in prikaže se puščica navzdol za padajoči seznam. Kliknite to puščico in v padajočem seznamu izberite ident. Zdaj samo v polje pod Količina vnesemo začetno zalogo. Ostale podatke PANTHEON vnese samodejno glede na nastavitve in vrednosti v Šifrantu identov.

Po potrebi vnos dokumenta ponovno potrdite s klikom gumba  [Shrani].

Kot običajno lahko dokument tudi natisnete (s klikom gumba Prevzemnica na dnu okna). Obrazec internega prevzema lahko zaprete. Rezultat je prenos izdelka iz enega v drugo skladišče in spremenjeno stanje v izbranem prevzemnem skladišču.

 Proizvodnja
 

Kot vse ostale poslovne procese tudi proizvodnjo vodimo (spremljamo) s pomočjo izdelave in obdelave ustreznih dokumentov. Tako pri papirnem kot tudi pri računalniškem vodenju proizvodnje je glavni dokument delovni nalog, ki pokrije vse faze proizvodnega procesa.

Kosovnica

Kosovnica je formalno oblikovan seznam vseh materialnih sredstev in operacij, ki so potrebne za izdelavo ali sestavo nekega izdelka. V nadaljevanju predstavlja kosovnica dejansko recepturo, katere sestavine in delo potrebujemo za določen pekovski izdelek.

Delovne naloge je moč razpisovati na dva načina:

-          iz naročila kupcev (v primeru naročniške proizvodnje)
-          ročno (v primeru maloserijske ali planske proizvodnje)

Ročno kreiranje delovnega naloga je popolnoma neodvisen proces od naročil kupcev oz. se v njem ne upošteva dejanskih zahtev posameznega kupca, temveč na podlagi znanega stanja predvidevamo, kaj bomo prodali in v kakšnih dnevnih količinah. Tako razpisovanje temelji zgolj na poznavanju in predvidevanju povpraševanja, obenem je ročno kreiranje delovnega naloga nadvse enostaven postopek, vnesti je potrebno zgolj osnovne informacije, vse ostalo pa opravi PANTHEON sam, seveda na osnovi predhodno pripravljene kosovnice.
 
Postopek kreiranja se vrši v oknu 600 - Proizvodnja, do katerega pridete če v meniju Proizvodnja -> Delovni nalogi izberemo 600 - Proizvodnja. 

 

S klikom gumba  [Nov zapis] v orodni vrstici okna se odpre nov obrazec 600 - Proizvodnja. V polje Datum vnesite datum kreiranja delovnega naloga, ali pustite privzetega, ki je dejanski datum.

V polju pod Naročnik določimo ident tistega subjekta, ki naroča izdelavo. To je lahko naš kupec, oddelek v našem podjetju ali kar naše podjetje. Lahko pa to polje pustimo tudi prazno. V polje Naročnik vnesemo PRODAJA.

V polju Izdelek izberite ident izdelka. V neimenovanih dveh poljih desno od polja za ident PANTHEON iz šifranta materialnih sredstev sam izpiše naziv in enoto mere izdelka. V polju Rok izdelave izberite želeni datum. Kliknite v polje Planirana (Količina) in vtipkajte željeno količino.  S klikom gumba  [Shrani] shranite dokument. S tem je delovni nalog razpisan.

Naročilo: Če bi delovni nalog razpisali glede na obstoječe naročilo kupca, bi lahko v tem okvirju izbrali (ali vanj vnesli) številko naročila. V primeru določitve naročila PANTHEON samodejno vstavi tudi naročnika in prejemnika.
 
Stroškovni nosilec: Izdelek že vnaprej vključimo v skupino stroškovnega nosilca. Tako dobimo pregled dejanske realizacije .

 
Izdelava delovnega naloga se vrši preko čarovnikovega ukaza Izdelava, ki se nahaja v orodni vrstici.

V oknu 600 - Proizvodnja kliknemo na gumb  [Čarovniki] v orodni vrstici okna in se odpre meni, kjer izberemo možnost Izdelava. Odpre se okno Izdelava.

V  panelu Izdelava sta polji Količina in Planirana količina. Slednja je privzeta vrednost, katero smo vnesli ob razpisu delovnega naloga. V polje Količina pa lahko vnašamo poljubne količine delnih obdelav delovnega naloga. Če vrednosti v polju ne spreminjamo, tako da sta polji Količina in Planirana količina enaki, potem se bo ob potrditvi izdelave delovni nalog v celoti izdelal.Poleg panela Izdelava morate spoznati še panel Pozicije delovnega naloga. V okno Izdelava se prepiše privzeta kosovnica Izdelka, katero ste predhodno oblikovali v šifrantu identov. V poljih Potrebna količina se preračunavajo potrebne količine posamezne sestavine in delovne operacije glede na celotno razpisano količino, katero definirate v polju Količina panela Izdelava.Ker vsi vemo, da dejanske porabljene količine zaradi nepredvidljivih vzrokov lahko odstopajo od potrebnih količin, lahko te količine ročno vnašate v polje Porabljena količina glede na dejansko porabo.

Delna obdelava

V oknu Izdelava v panelu Izdelava v polju Količina vnesete količino, katero ste predvideli že v izhodišču kot potrebo. Po vnosu količine se v panelu Pozicije delovnega naloga Potrebne količine samodejno preračunajo glede na dejansko potrebo posameznih sestavin in dela. V polja Porabljena količina ročno vnesite dejansko porabljeno količino.

POTRDITEV IZDAJE

Potrditev delne ali celotne izdaje delovnega naloga se vrši v orodni vrstici okna Izdelava.
S klikom na gumb  [Čarovniki] v orodni vrstici okna se odpre meni, kjer izberemo možnost Potrdi izdelavo.

V kolikor je izdaja uspešno izvedena, se pojavi sledeče obvestilo:

Tako smo izvedli delno izdajo na delovnem nalogu. Če se vrnemo na okno Izdelave, opazimo, da se je v panelu Izdelava Količina spremenila, kar je razlika med celotno planirano količino ter izdajami opravljenimi s tega delovnega naloga.

Neizdelana  količina na delovnem nalogu


 

Postopek delnih izdaj lahko vršite tolikokrat, dokler ni seštevek količine vseh izdaj enak planirani količini. Ko je temu zadoščeno, se delovni nalog zapre.

Okno obdelave delovnega naloga

Spodnji del okna ima z dva zavihka:

a.      Delovni nalogi
b.      Povezani dokumenti

Proizvodnja je dinamičen proces, tu se posamezni dogodki nenehno spreminjajo, dopolnjujejo in navezujejo. Posledično so delovni nalogi stvar stalnih sprememb in ažuriranja podatkov. Vse to se izvaja na oknu obdelave delovnega naloga, kjer pregledujete dejansko stanje v proizvodnji preko nabora odprtih delovnih nalogov (zavihek Delovni nalog), ažurirate napačne podatke na prejemih materiala iz skladišča ali pa izdaji končnih izdelkov na zavihku Povezani dokumenti.

Zavihek Delovni nalogi je zbir vseh do sedaj razpisnih delovnih nalogov, katerih prikaz je moč urejati z prednastavljenimi ali individualnimi filtri. Desni miškin klik na poljuben delovni nalog odpre meni, v katerem izbiramo med filtri ali statusi posameznih delovnih nalogov.

-      N – nedovršen - na novo kreiran delovni nalog, ki čaka na nadaljnjo izdelavo
-      I – izdelan - delovni nalog, na katerem se je predhodno v celoti izvajala izdelava
-      D – delno izdelan - delovni nalog, na katerem se je izdelava izvajala le v določenem obsegu
-      L – lansiran: to je nedovršen delovni nalog, ki je lansiran v proizvodnjo
 
Zavihek Delovni nalogi in možnosti desnega miškinega gumba

 

Zavihek Povezani dokumenti prikazuje vse prevzeme in izdaje materiala, ki so se vršili na določenem delovnem nalogu. Tako se pri obdelavi razpisanega delovnega naloga pokažejo izdajnice in prevzemnice za izdelano količino.

  Prodaja
 

Prodaja ima funkcije in postopke potrebne za izvedbo zaključne faze potovanja blaga skozi poslovno strukturo proizvodnega podjetja. Glavno dejanje te faze je izdaja blaga kupcu. Kupec je lahko pravna oseba (podjetje – poslovni partner) ali fizična oseba (stranka v prodajalni). V prvem primeru gre za veleprodajo, v drugem pa za maloprodajo:

Izdaja blaga je v resničnem poslovanju največkrat posledica kupčevega naročila, zato del tega poglavja obravnava tudi sprejem naročil kupcev. Naročila, ki imajo predvsem informacijsko vrednost, lahko uporabimo kot osnovo za izdajo blaga in izstavljanje računov kupcem. Naročilo namreč vsebuje vse podatke, potrebne za izvedbo izdaje in fakturiranje, lahko pa je tudi podlaga za izdelavo delovnih nalogov za proizvodnjo.

V modulu Naročila lahko poslovanje z veleprodajnimi strankami spremljamo z naročili kupcev, ponudbami in predračuni kupcem. Naročila so priročna vendar ne nujna predpriprava na izdajo in fakturiranje – dokument izdaje je mogoče izdelati tudi povsem neodvisno od naročil. Če naročilo obstaja, pa ga je vsekakor pametno uporabiti pri izdaji, saj se tako znebimo ponovnega vnosa istih podatkov

Dokumenti, ki jih izdelamo v okviru naročil kupcem, so malone identični izdanim računom. Glavna razlika med naročilom in računom je v tem, da naročilo in njegovi podatki ne vplivajo na materialno poslovanje podjetja – ob izdelavi naročila se ne zmanjša zaloga identa, knjiženje ni na voljo…

Izdaja

Kot običajno je tudi pri izdaji osnova postopka izbira ustreznega dokumenta. Glede na vrsto poslovnega dogodka je torej potrebno izbrati primeren dokument izdaje, v katerega lahko potem vnesemo vse za izdajo potrebne podatke:

·        Kupca in prejemnika blaga
·        Morebitno naročilo
·        Datume (rok plačila, datum računa in dobavnice)
·        Idente (pozicije) in njih količine
·        Način plačila

Iz izdelanega dokumenta izdaje lahko natisnemo tudi račun in dobavnico, opravimo kalkulacije in analize, vknjižimo dokumente...

 

 

Veleprodaja

Postopek izdaje blaga kupcu – veleprodajni stranki lahko izpeljemo neodvisno od naročil ali pa kot osnovo uporabimo že obstoječe naročilo. Izhodišče postopka je v obeh primerih dokument izdaje za veleprodajo.

V meniju Blago pokažite na Izdaja in v podmeniju Dokument izberite 300 – Veleprodaja. Odpre se obrazec Veleprodaja.

S klikom na gumb  [Nov zapis] v orodni vrstici okna odprite nov dokument.

V oknu Kupec v padajočem seznamu izberite kupca. Samodejno se vnese prejemnik, ki je isti kot kupec.

Vnesite datum dobavnice, računa in datum, na katerega bo obračunan DDV (isti kot datum računa). Datume izberite sami in pri tem upoštevajte, da dobavnico navadno izdelamo prej kot račun.

-  Datum dobavnice je datum izdaje blaga iz skladišča.
-  Datum računa je datum izdelave računa.
-  Datum za DDV program upošteva pri uvrstitvi dokumenta v davčne evidence (na datum obračuna DDV).

Vklopite opcijo Potrjeno, da se bo dokument kasneje lahko upošteval pri knjiženju izdanih računov. Shranite (potrdite) dokument s klikom gumba  [Shrani] v orodni vrstici okna. Sedaj morate vnesti še pozicije. Vstavite vrstico za prvo pozicijo. Pod Ident izberite ustreznega. Program samodejno izpolni polje Naziv. Pod Količina vnesite ustrezno in izberite EM.  Po potrebi dokument potrdite še enkrat in izpišite dobavnico oz. račun s klikom gumba Dobavnica oz. Račun v spodnjem desnem kotu okna.
 

Maloprodaja

Maloprodaja v prodajalni vključuje izdajo navadno manjših količin blaga in takojšen sprejem gotovinskega plačila. To so specifične okoliščine trgovinskega poslovanja, za obravnavo katerih je v PANTHEON-u namenjen modul POS.

Modul POS (POS pomeni Point Of Sale, kar bi lahko prevedli kot prodajno mesto) omogoča izdelavo in stornacijo maloprodajnih računov, poleg tega pa vsebuje tudi orodja, s katerimi na koncu dneva (ali izmene) zaključimo blagajno. Zaključitev blagajne je obvezno zaključno opravilo, saj z njim zaključimo vse odprte POS račune in zanje izdelamo blagajniški prejemek, ki je nujno potreben za vknjižbo gotovine, prejete v obravnavanem obdobju.

IZSTAVITEV MALOPRODAJNEGA RAČUNA

V meniju Blago pojdite na Izdaja in v podmeniju POS izberite 320 – Maloprodaja POS.

 

Odpre se obrazec za vnos maloprodajnega računa. Zaradi lastnosti maloprodaje (predvsem dejstva, da je kupec neznana fizična oseba) je struktura tega okna drugačna od običajnih oken za vnos dokumentov v PANTHEON-u.

Kliknite gumb  [Nov zapis] ali pritisnite F9 na tipkovnici. PANTHEON vnese številko POS računa in trenutni datum, ki ga lahko seveda tudi spremenite.

Datum računa je tudi datum razbremenitve skladišča (za skladiščni karton) in datum, ki določa davčno obdobje v davčnih evidencah.

V padajočem spisku Način prodaje lahko pustite privzeto izbiro, saj prodajalna prodaja končnemu kupcu. Lahko pa tukaj izberete tudi poljubno stranko iz Šifranta identov. V padajočem spisku Ident izberite izdelek. PANTHEON samodejno vnese naziv.
 
Postopek izbire identa lahko tudi obrnete in izberete naziv, PANTHEON pa bo samodejno vnesel šifro. Ob izbiri identa se samodejno pojavi tudi vrednost v okvirju Količina; podatek izhaja iz polja Privzeta količina pri POS v Šifrantu identov. Če je okvir prazen ali če je količina neprimerna, lahko seveda vpišete tudi drugačno.

Vnesite Količino. Ostale podatke program vnese samodejno na osnovi nastavitev v Šifrantu identov, po potrebi pa jih lahko tudi spremenite. Vnos identov je v našem primeru s tem končan. Če bi morali vnesti še kakšen izdelek, bi se lahko v naslednjo pozicijo premaknili s pritiskom tipke Enter ali Tab (odvisno od nastavitev v Administratorski konzoli). V nasprotju z veleprodajnim računom je POS račun plačan takoj, zato je potrebno ob izdelavi POS računa vnesti tudi plačilo.

 
Kliknite gumb Plačilo ali pa pritisnite F7 na tipkovnici. V oknu POS se odpre panel za vnos plačila. Pozicija za plačilo že obstaja, način pa je odvisen od nastavitev v Administratorski konzoli; če ta nastavitev ne obstaja, lahko način plačila izberete med plačilom samim (običajno plačilo v EUR). Vnesite znesek plačila. Če je prevelik, PANTHEON prikaže razliko (znesek vračila).

Sedaj lahko račun natisnete s klikom gumba Izpis (ali s pritiskom tipke F8). PANTHEON ob tem preveri, če se znesek za plačilo in v resnici plačani znesek ujemata in v primeru neujemanja izpiše sporočilo o napaki.

ZAKLJUČEK BLAGAJNE

Na koncu dneva ali izmene je treba blagajno zaključiti in izdelati blagajniški prejemek za vse prejete POS račune. Hkrati s tem zaključimo tudi vse blagajniške račune, narejene v tem obdobju (pravzaprav bodo v zaključek vključeni vsi še nezaključeni POS računi). Postopek je povsem enostaven. 
 

 
V oknu POS kliknite gumb Blagajna ali pa pritisnite Alt+Z na tipkovnici. Pojavi se panel Blagajniško poslovanje.

Poleg zaključka blagajne je  v tem panelu na voljo tudi množica gumbov za izdelavo različnih izpisov. Te izpise lahko seveda naredite kadarkoli med vnosom POS računov, PANTHEON pa vanje vključi nezaključene POS račune v obdobju, ki ga navedete v okvirjih na vrhu panela.
 
Kliknite gumb [Alt+F7] ali pa pritisnite Alt+F7 na tipkovnici. PANTHEON odpre obrazec za potrditev zaključitve blagajne. 

 

Kliknite gumb Da in v oknu se pojavi panel Pregled zaključka. Postopek je s tem opravljen.

POS računi, ki jih zajamete v zaključek blagajne, samodejno postanejo zaključeni, če je tako določeno v Administratorski konzoli, pa tudi potrjeni. Program ob zaključku blagajne izdela blagajniški prejemek in hkrati blagajniški izdatek za datum zaključka.

 
Naročilo kupca

V meniju Naročila pokažite na Naročila kupcev in v podmeniju izberite 010 – Izdan predračun kupcu. Odpre se obrazec:



S klikom gumba [Nov zapis] v orodni vrstici okna odprite nov dokument. V oknu Naročnik v padajočem spisku izberite naročnika. Samodejno se vnese prevoznik, ki je isti kot naročnik. Po potrebi popravite datum in veljavnost naročila. Shranite (potrdite) dokument s klikom gumba [Shrani] v orodni vrstici okna. Sedaj morate vnesti še pozicije. Pod Ident izberite ustreznega. Pod Količina vnesite želeno vrednost in izberite EM. Ponovno potrdite naročilo in ga po potrebi natisnite s klikom gumba Naročilo.

Pravkar izdelano naročilo lahko uporabite kot osnovo pri kreiranju dokumenta izdaje (v nadaljevanju). Če naročilo vsebuje idente, ki so sestavljena materialna sredstva (torej imajo kosovnico), lahko podatke o identih neposredno iz naročila prenesete tudi v delovni nalog in jih uporabite za razpis proizvodnje.
 

KREIRANJE DELOVNEGA NALOGA IZ NAROČILA KUPCA

Naročilo bomo prenesli v proizvodnjo s pomočjo orodja Prenos v DN v oknu Izdan predračun kupcu. Po vnosu vseh potrebnih podatkov naročila, kliknite na polje Pr. v DN. Odpre se vam sledeče okno.



S klikom na Osveži podatke se izpiše nabor vseh naročil, katera še niso bila prenesena v delovne naloge.

V panelu Prenos naročil kupcev v DN se prikažejo neprenesena naročila:



V zgornji vrstici okna Prenos naročil kupcev v DN se pokaže naslednja orodna vrstica:



Če so preklopniki odkljukani, potem se ob potrditvi prenosa vršijo še naslednje akcije:

- Prikaz protokola – prikaže se izpis protokola kreiranja delovnega naloga.
- Odpiranje DN – odpre se okno obdelave delovnega naloga, katerega ste spoznali v poglavju 9.
- Izpis DN – kreira se predogled izpisa delovnega naloga.

S klikom na gumb Prenos kreiramo delovni nalog. Operacijo prenosa naročila kupcev v proizvodnjo potrdimo s klikom na gumb Da.

Pojavi se obvestilo:


Ker ste imeli odkljukane vse 3 zgoraj naštete parametre, se kreira protokol:



- odpre se okno obdelave delovnega naloga: 600 – Proizvodnja



- kreira se izpis delovnega naloga



 

 Obračuni

Obračuni so namenjeni spremljanju poslovanja. Z njimi si lahko z različnih zornih kotov ogledamo trenutno stanje in spremljamo gibanje raznih količin v preteklosti. Med obračune izdanih računov PANTHEON uvršča tudi vse po zakonu obvezne trgovske evidence.

Z obračuni lahko v splošnem spremljamo količine in vrednosti kupljenih in prodanih identov (obračuni prometov in računov) ter sledimo lastnim materialnim potrebam in potrebam kupcev (obračuni naročil). Na voljo je kopica različnih prikazov in zbirnih (sumarnih) pregledov po najrazličnejših kriterijih, podatki zanje pa izhajajo iz obstoječih dokumentov ene ali več vrst.

 
Ukazi za dostop do posameznih obračunov so razporejeni v ustreznih menijih:

·        Naročila -> Obračun naročil kupcev, Obračun naročil dobaviteljem
·        Proizvodnja -> Obračun delovnih nalogov
·        Blago -> Obračun materialnih prometov, Obračun izdanih računov, Obračun prejetih računov

Obrazec vseh obračunov sestavljajo štirje deli:


 

Vrsta izpisa - ta del vsebuje seznam vseh vrst izpisov, ki jih ponuja izbrani obračun. Posamezno vrsto izberete s klikom.
Vrste identov - ta del je namenjen izbiri vrst identov, ki naj bodo vključeni v obračun
Vrste dokumentov - v tem delu lahko določite vrste dokumentov, s katerih naj obračun pridobiva podatke.
Pogoji - poleg omenjenih seznamov lahko izpis še natančneje opredelite z nastavitvijo različnih parametrov.
 

S smotrno izbiro vrste izpisa, identov in dokumentov ter nastavitvijo primernih pogojev lahko v PANTHEON-u sestavite prav vsak izpis, ki si ga zamislite (ali ga potrebujete). Za primer bom v nadaljevanju opisal dva klasična obračuna: obračun materialnih prometov in obračun naročil kupcev ter naročil dobaviteljem.
 

Obračun naročil kupcev in obračun naročil dobaviteljem

Z obračuni naročil spremljamo potrebe (lastne ali naših kupcev). Podobno kot pri obračunu materialnih prometov so tudi tu na voljo detajlni in sumarni izpisi različnih vrst in glede na različne pogoje.

Z obračuni naročil lahko pridobimo realno sliko potreb v poljubnem preteklem časovnem obdobju. Poleg naročenih količin je mogoče v izpisih namreč upoštevati tudi realizirane količine in na osnovi razlike med njimi identificirati nepravilne ocene potreb v preteklosti. Tako pridobljeni podatki so verjetno najbolj verodostojna osnova za načrtovanje nabave v prihodnosti.

 
Kot lahko vidite  pa je na voljo tudi celotna skupina izpisov, ki prikažejo samo razliko med naročenim in realiziranim. Z zadnjim od njih (Sumarno po partnerjih in materialnih sredstvih) lahko na enostaven način prikažete idente (ter njih dobavitelje), ki ste jih naročili preveč in naročila zato niste realizirali.

Realizirana so tista naročila dobaviteljem, na osnovi katerih ste kasneje naredili prevzem blaga.Podobno velja za naročila kupcev – realizirana so, če jih uporabite pri izdaji.
  

Obračun delovnih nalogov

Obračun delovnih nalogov je priročno orodje za spremljanje in naknaden pregled značilnosti proizvodnje, saj lahko z njim zberemo in izpišemo podatke o identih, ki so vključeni v proizvodni proces. Tako ugotovimo, kakšne so bile v izbranem obdobju potrebe proizvodnje, torej koliko materiala in kakšne vrste materiala smo potrebovali in porabili v proizvodnji. V PANTHEON-u se ta kategorija imenuje obračun materialnih potreb.

Obrazec Obračun delovnih nalogov odprete tako, da v meniju Proizvodnja izberete Obračun delovnih nalogov.

 
Obračun delovnih nalogov – izpis materialnih potreb

Obračun izdanih in prejetih računov

Poleg obračuna materialnih prometov sta obračuna izdanih in prejetih računov glavni orodji za spremljanje nabave in prodaje, tako količinsko kot tudi vrednostno. Poleg običajnih možnosti (detajlni in sumarni prikazi) so na voljo tudi posebni izpisi, denimo obvezne trgovske evidence, izpis posebnih položnic...

OBRAČUN IZDANIH RAČUNOV

Obračuni izdanih računov so namenjeni spremljanju zaslužkov in prodanih količin, mednje pa PANTHEON šteje tudi izpise obveznih trgovskih evidenc, obrazcev…



Osnovni obrazec tega obračuna je Obračun računov/razlike v ceni (Blago > Obračun izdanih računov > Obračun računov in razlike v ceni). V njem lahko izbirate med dvema glavnima vrstama izpisov:

·        Obračun izdanih računov - ponuja detajlne izpise, kronološke izpise in sumarne izpise.
·        Razlika v ceni - pa je namenjena analizi po najrazličnejših kriterijih (po artiklih, kupcih…).

OBRAČUN PREJETIH RAČUNOV

Obračun prejetih računov je priročno orodje za spremljanje odhodkov. Poleg samega obračuna računov PANTHEON v tej kategoriji ponuja še poročila, analize in načrtovanje nabave. Obrazec obračuna prejetih računov, ki ga prikazuje slika, odprete preko menija Blago (Blago -> Obračun prejetih računov -> Obračun računov).



Ob klasičnih vrstah izpisov (Detajlno, Sumarno) je tukaj na voljo še Dnevnik (slika prikazuje ravno nastavitve te vrste), ki omogoča izpis kronološkega pregleda prejemanja računov, na osnovi katerega je mogoče oceniti gibanje odhodkov v prihodnosti.

Obračun materialnih prometov

Obračun materialnih prometov  upošteva tiste promete z identi, ki so povezani z opravili in dokumenti iz modula Blago. Sem spadata denimo izdaja in prevzem, ne pa tudi proizvodnja. S tem obračunom lahko torej v splošnem spremljamo količine in vrednosti, ki so posledica kupovanja in prodajanja. Podlaga za izračun vrednosti prometa z nekim identom je v tem obračunu cena za vrednotenje in ne na primer nabavna cena.

Obračun materialnih prometov ponuja dve glavni vrsti izpisov – detajlno (z vsemi prometi) in sumarno ali zbirno (vsote vrednosti in količin prometov). Primer detajlnega izpisa je recimo Obračun prometov detajlno z izdajateljem in prejemnikom, ki v okviru izbranih kriterijev izpiše vsak posamezen promet, skupaj z datumom, količino, ceno za vrednotenje in vrednostjo transakcije ter prejemnikom in izdajateljem s pripadajočega dokumenta. Količine so na tem izpisu vedno pozitivne, ne glede na to, ali gre za izdajo ali za prevzem, zato seštevek količin s tega obračuna ni enak zalogi.

Dober primer sumarnega izpisa je na primer Obračun po skladišču in kodi z začetnim in končnim stanjem. Zelo primeren je za prikaz stanja v različnih skladiščih na začetku in koncu izbranega obdobja, poleg tega pa prikaže še vsoto vseh prevzemov in izdaj v izbranem obdobju.

V Obračunu materialnih prometov z nastavitvami za izpis obračuna po skladišču in kodi z začetnim in končnim stanjem obdobje določata datuma v okvirih Dobavnica od – do.


 

 Kadri

Kadrovski modul obsega kadrovsko evidenco zaposlenih, evidenco delovnih mest, vodenje odsotnosti, evidenco delovnega časa, izpisovanje obrazcev, npr: obrazec za prijavo potrebe po delavcu, prijava in sprememba ter odjava obveznega zdravstvenega zavarovanja, obvestilo o sklenitvi avtorske pogodbe ... Modul pokriva področje varstva pri delu, omogoča vnos in izplačevanje potnih nalogov, obračun in izplačilo plač.

Področje plač je kompleksno in omogoča praktično rešitev obračuna vseh tipov izplačil, vendar je za brezhibno delovanje potrebno imeti predhodno dobro pripravljene šifrante, ki omogočajo pravilne izračune.

Šifrant delovnih mest

V meniju Nastavitve pokažite na Zaposleni, odprite podmeni Kadrovska evidenca in izberite Delovno mesto.

Odpre se Šifrant delovnih mest. S klikom gumba  [Nov zapis] v orodni vrstici okna pripravite šifrant na vnos novega delovnega mesta V okvir Delovno mesto vtipkajte naziv delovnega mesta. V padajočem spisku Oddelek izberite ustreznega. Izberite Nadrejeno delovno mesto. V podokno OSNOVNI PODATKI vnesite vse obstoječe podatke. Izpolnite še podokni Izobrazba in Opis dela ter navedite morebitne opombe. S klikom gumba  [Shrani] potrdite in shranite novo delovno mesto, potem pa postopek ponovite še za vsa ostala delovna mesta.
 

Personalna mapa

Personalna mapa je skladišče podatkov o delavcu. Vanjo vpisujemo podatke o zaposlenem, izbiramo podatke iz šifrantov, hkrati pa je vir podatkov za druge module PANTHEON-a, tudi za Šifrant delovnih mest (v njem je bilo potrebno izbrati vodjo – podatek, ki izhaja iz personalne mape, v personalni mapi pa je potrebno izbrati delovno mesto, ki izhaja iz Šifranta delovnih mest).

Obrazec Personalna mapa je sestavljen iz glave, seznama podatkovnih sklopov (Podatki o…) in osrednjega področja, v katerem so prikazana polja trenutno izbranega podatkovnega sklopa. V personalno mapo zaposlenega vpisujemo vse njegove podatke, od osnovnih (npr. ime in priimek ali rojstni podatki) do podatkov o disciplinskih ukrepih ali delovnem času.
     
Ker personalna mapa zaposlenega vsebuje tudi podatke, ki se v času njegove zaposlitve spreminjajo, jo boste uporabljali tudi kasneje (denimo ob vnosu dopustov, bolniških, kreditov…), za začetek pa morate vanjo vnesti vsaj osnovne podatke in podatke o plači (parametre za izračun plače in podatke o načinu izplačila).

V meniju Kadri izberite Personalne mape. Odpre se obrazec Personalne mape.

S klikom gumba  [Nov zapis] v orodni vrstici okna pripravite obrazec na vnos personalne mape novega delavca. V glavi okna v okvir Matična št. vtipkajte interno matično številko, torej identifikacijo delavca v podjetju. V glavi vpišite še delavčev domači naslov (ulica, pošta, kraj). Po potrebi izberite še status (redna zaposlitev, honorarno delo…), e-poštni naslov in številko kartice za identifikacijo delavca v podjetju.  V panelu Osnovni podatki (ki je že prikazan) pod osebni podatki v ustrezne okvirje vpišite/izberite naslednje: prefix, priimek, ime,  EMŠO, davčno št, spol, stan. Vnesite še rojstne podatke, potem pa s klikom gumba  [Shrani] potrdite (shranite) trenutne nastavitve.

Panel Delovna knjižica je namenjen vodenju delovne dobe delavca, kamor lahko vpisujete vse zaposlitve tudi tiste izven podjetja.  Pod Zadnja zaposlitev pa vpišete Datum vstopa delavca v naše podjetje.

 

Panel Parametri za izračun plač je razdeljen na dva dela, pri čemer se podatki vpisani v zgornjem delu, prikazujejo tudi v Delovni knjižici v oknu Zadnja zaposlitev. V zgornji del panela vnašamo naslednje podatke:

·         V seznam vstavite novo vrstico in izberite Delovno mesto in Oddelek. Delovna mesta izhajajo iz Šifranta
          delovnih mest, oddelki pa iz Šifranta subjektov (subjekti, ki so oddelki). Če bi bil panel Izobrazba že
          izpolnjen, bi se samodejno vnesel tudi poklic.
·         Iz tabele izberemo ustrezno šifro za Izmensko delo glede na razporeditev delovnega časa. V kolikor imamo  
          v Šifrantu delovnih mest že izbrano izmensko delo nam program v M-obrazce podatek najprej polni iz 
          Delovne knjižice. V kolikor podatka ne bomo imeli vnesenega na ravni delavca potem se bo polnil iz   
          delovnega mesta.
 

Najpomembnejši podatki spodnjega dela panela Parametri za izračun plač so:

·        Način izplačila plače za tega delavca:

·        N - ni izplačila
·        T - transakcijski račun (uporablja se za izvoz na Zbirni center)
·        H - hranilna knjižica
·        G - gotovina
·        Ž - žiro račun
·        O - obrazec 1450
·        X - tekoči račun (ostanki prejšnjega sistema, uporablja se za izvoz na Zbirni center).
 

·         Plačilni razred. Podatek je obvezen! V kolikor imamo ta podatek vnesen za delovno mesto v Šifrantu 
          delovnih mest ga bo program samodejno izpisal.
·         Kreiranje plač. nal. - na izbiro je:

       P - Za delavca (za vsakega delavca izdelamo virman) - če smo v polje Račun pri vnesli šifro delavca.
       S - Skupno za banko (izdelamo en virman, če je več izplačil na isto banko) - če smo v polje "Račun" vnesli šifro banke.    
            Številko žiro računa, model za sklic in sklicno številko pri izpisu virmana v tem primeru program črpa iz šifranta bank
       Z - Zbirni center. Pri kreiranju virmanov deluje enako kot opcija S - Skupno za banko. Razlika je v tem, da
                    se bodo ti delavci upoštevali pri kreiranju datoteke za Zbirni center.

·         Račun pri - določimo, kje naj program črpa številko bančnega računa za nakazilo plače, šifro za model ter   
          šifro sklica za izpis virmana:

- če bomo virmane izpisovali skupno za banko, izberemo banko, preko katere bomo delavcu izplačevali 
   plačo in druge prejemke, v naslednjem polju pa še zaporedno številko domačega računa pri tej banki.

         -  če bomo virmane izpisovali za vsakega delavca posebej, vnesemo šifro delavca, za katerega vpisujemo
            podatek, in izberemo enega izmed njegovih domačih računov.

·         Enota banke - Podatek potrebujemo za izpis liste za banko, če virmane za plače izdelujemo skupno za   
          banko. Prav tako se uporablja za izvoz na Zbirni center, če je Način izplačila X - Tekoči račun.
·         Vpišemo Številko partije, če imamo še vedno tekoči in ne transakcijski račun. Podatek potrebujemo za izpis
          liste za banko, če virmane za plače izdelujemo skupno za banko. Prav tako se uporablja za izvoz na Zbirni
          center, če je Način izplačila X - Tekoči račun.

V poljubnih poljih določite še znesek bruto plače zaposlenega. Poljubna polja nam omogočajo izredno fleksibilnost pri obračunu plač, saj jih lahko nastavimo tako, da pokrijemo še tako zapleteno plačilno shemo v podjetju.

Določite še vrste obračunov plač, v katere naj PANTHEON vključi zaposlenega: odprite podpanel Vrste obračunov, vstavite novo vrstico in pod Vrsta dokumenta izberite P00. PANTHEON samodejno vnese podatke pod Naziv dokumenta in Obdobje od (redni obračun in začetek obdobja, v katerem naj program delavca upošteva v obračunu plač), sami pa morate vnesti še vrsto zaslužka: RDČ (redno delo).

Določitev vrst dokumentov v podpanelu Vrste obračunov je nujna, saj PANTHEON zaposlenega vključi le v tukaj navedene obračune plač – če ne določite nobene vrste obračuna, zaposlenemu ne boste mogli obračunati plače! 
 

 
Določimo Tip računa, Banko, Račun, Model, Sklic, Enoto banke, Številko partije...

Številko računa lahko na tem mestu le izberete, ne morete pa je vpisati. To pomeni, da mora biti številka že vnesena v Šifrantu subjektov, seveda v panelu Računi izbrane banke. Šifrant subjektov lahko odprete kadarkoli (z dvakratnim klikom v okvir banke neposredno iz personalne mape odprete podatke trenutne banke) in vtipkate podatke računa, ki ga potrebujete.
  
Osnovne podatke ste tako vnesli. Preverite če je vnos personalne mape delavca potrjen (shranjen), potem pa postopek ponovite še za ostale zaposlene.
 

Potni nalogi

V meniju potnih nalogov se nam odpira toliko vrst potnih nalogov, kolikor smo jih predhodno definirali v šifrantu vrst dokumentov.



Izdelujemo lahko obračune potnih nalogov in izvajamo avtomatsko knjiženje le-teh. Obračunavamo lahko tudi neizplačane potne naloge in kreiramo izpise.

Kreiramo nov potni nalog tako, da kliknemo na gumb  [Nov zapis].


 
Osnovni podatki potnega naloga so:

      Številka (generira jo program sam), Datum, Valuta, Datum obračuna, Potrjeno, Odobren, Status, DM 
       (delovno mesto), Plačnik, Oddelek.
V podatke o potovanju vpišemo Kraj prihoda. Kraj odhoda se avtomatično zapiše iz Administratorske konzole, Odsotnost dni/ur pa program sam izračuna.
Sledijo podatki o prevoznem sredstvu:
-          Prevozno sredstvo (opis prevoznega sredstva),
-          Registrska številka (polje se napolni samodejno, če imamo podatek vnesen v Personalni mapi, sicer ga 
            lahko ročno vnesemo oz. izberemo iz Šifranta vozil do katerega dostopamo z dvoklikom),
-          Stanje števca prej je stanje števca vozila pred pričetkom potovanja. Glede na registrsko številko
            avtomobila nam program poišče zadnji izdelani potni nalog za isto prevozno sredstvo in ponudi zadnje
            znano stanje števca. V primeru, da za to registrsko številko še nismo izdelovali potnega naloga, se nam
            podatek vnese samodejno glede na vnos v pozicije potnega naloga.
-          Stanje števca potem je stanje števca po zaključku potovanja. Vnese se nam samodejno glede na prevožene kilometre
-          Prevoženi KM je skupno število prevoženih kilometrov. Podatek se nam izpolni samodejno na podlagi
           vnesenih pozicij.
V oknu Vrednost potnega naloga se nam med kreiranjem potnega naloga (PN) sproti prikazuje njegova trenutna
vrednost v domači valuti:
-          Kilometrina - vrednost kilometrine potnega naloga v evrih, ki se izpiše samo v primeru, kadar v oknu 
           Prevozno sredstvo nimamo potrjenega preklopnika Službeno vozilo
-          Dnevnice
-          Stroški
Vpišemo še stroške v panel Potovanje->Stroški->Neposredni stroški.

Če smo v Šifrantu vrst dokumentov programskega paketa določili vsaj enega od petih možnih dodatnih stroškov, ki jih želimo obračunati v potnih nalogih, imamo v tem panelu možnost vnosa vrednosti za ostale vrste izdatkov po obračunu potnega naloga.

V kolikor smo potni nalog že poknjižili, nam program ne bo dovolil brisati dodatnih stroškov in sporoči: Dokumenta ne smeš spreminjati, ker je že poknjižen!

S klikom na gumb  Izpis se nam odpre okno za izbiro vrste izpisa potnega naloga. Določimo kriterije in s klikom na  Izpis izpišemo potni nalog.

Plače

Modul Plače je namenjen izračunavanju plač. PANTHEON plače in ostale z njimi povezane zneske (npr. dohodnino) računa na osnovi cele vrste podatkov iz različnih šifrantov, katerih vsebina mora biti nujno neoporečna. Gre za naslednje šifrante:

·        Šifrant povprečnih plač
·        Šifrant prispevkov
·        Šifrant plačilnih razredov
·        Šifrant vrst dohodkov - dohodnina
·        Šifrant razredov dohodnine in davka
·        Šifrant šifer virmanov
·        Šifrant dodatne splošne olajšave
·        Šifrant vrst dela
·        Šifrant vrst zaslužkov

Vsebina navedenih šifrantov je sicer pripravljena že vnaprej, kljub temu pa jih je pametno pregledati, kar velja tudi za osnovne nastavitve za plače v Administratorski konzoli in nastavitve za plače v Šifrantu vrst dokumentov.

Ob vsem tem morajo biti seveda vpisani tudi vsi potrebni podatki v personalnih mapah delavcev.

PRIPRAVA OBRAČUNA PLAČ

Meni za pripravo obračuna nam ponudi toliko različnih vrst izplačil, kolikor smo jih definirali v
- Ukazni vrstici
- Glavi obračuna
- Podatkih o delavcih

V spodnjem delu pa se nam odpira pet panelov:
   - Priprava - priprava obračuna plač za trenutno izbranega delavca
   - Krediti - panel prikazuje aktivne kredite trenutno izbranega delavca
   - Napake - obračuna plače
   - Plačilni nalogi - panel namenjen kreiranju virmanov za obračun plač
   - Knjižbe - panel namenjen avtomatskemu knjiženju plač
   - Rekapitulacija - panel prikazuje rekapitulacijo obračunanih plač in prispevkov za vse  delavce
  
 

V izbrani obračun plač PANTHEON samodejno vključi delavce, ki imajo ta obračun naveden v podpanelu Vrste obračunov (panel Delovno mesto / plače) v Personalni mapi, način izračuna plače pa izhaja iz podpanela Parametri za izračun plače.
 
Pri pripravi obračuna plač gre predvsem za določanje vrst zaslužkov, ki sestavljajo plačo posameznega delavca. Vrste zaslužkov določimo v Šifrantu vrst zaslužkov, ki vsebuje mnoge že pripravljene vrste zaslužkov, lahko pa seveda dodate tudi nove. Šifrant vrst zaslužkov lahko po potrebi odprete tako, da v meniju Nastavitve izberete Zaposleni->Plače->Vrste zaslužkov.
 
  

Desni del okna vsebuje množico opcij, ki dodatno določajo obnašanje trenutno prikazane vrste zaslužka. Nadvse uporabna je opcija priprave na osnovi prejšnjega obračuna, ki določa, da naj se izbrana vrsta zaslužka v primeru, da smo jo uporabili v prejšnjem obračunu, pojavi tudi v tem, ki ga pravkar pripravljamo. Obračun je torej mogoče pripraviti le prvič, vse ostale pa lahko izdelate na osnovi prejšnjih.

Posameznim vrstam zaslužkov je mogoče nastaviti množico parametrov. Posebej pomembna je formula obračuna, ki je glavni vzvod za določitev načina izračuna izbrane vrste zaslužka. Prikazane so nastavitve vrste zaslužka redno delo ali RDČ, kjer uporabimo naslednje spremenljivke:

·        Del03
·        PRUre
·        Fa3

Spremenljivko Del03 nastavimo v parametrih programa, uporabimo pa jo v poljubnih poljih Personalne mape, kamor vpišemo vrednost spremenljivke, in sicer znesek bruto plače.

PRUre je spremenljivka za ure vnesene pri pripravi obračuna za posamezno vrsto zaslužka (v našem primeru  RDČ).

Spremenljivko Fa3 nastavimo v parametrih programa uporabimo pa v Šifrantu povprečnih plač.

Formule izračuna pri plačah so matematični izrazi, ki vrnejo vrednost na podlagi vnesenih spremenljivk, konstant in matematičnih simbolov. Vpisujemo jih v okenca, program pa ob vsakem izračunu nadomesti spremenljivke z ustreznimi vrednostmi, preračuna formulo in zapiše rezultat. Vse spremenljivke katere se uporabljajo pri obračunu plače, najdete v Sestavljalcu formul za plače ki je namenjen sestavljanju, popravljanju in testiranju formul za plače. 
    
Do okna dostopamo preko menija Nastavitve -> Zaposleni -> Plače -> Vrste zaslužkov, kjer v oknu Šifrant vrst zaslužkov, v rubriki Formula (obračuna, izračuna olajšave dohodnine, davka na plače, prispevkov) izberemo gumb 

PRIPRAVA OBRAČUNA PLAČ

V meniju Kadri izberite Plače in v podmeniju Priprava obračuna izberite P00 – Redni obračun. Odpre se obrazec obračuna.

V obračun se samodejno vključijo vsi delavci, ki imajo Redni obračun naveden v svoji personalni mapi. Program samodejno vpiše tudi vse potrebne podatke v glavi obračuna. V seznamu v zgornjem delu okna izberite zaposlenega, katerega obračun želite pripraviti. V spodnjem delu okna se pojavi seznam za vnos vrst zaslužka za izbranega delavca (prikazan je podpanel Priprava panela Delavci). Vstavite novo vrstico in izberite vrsto zaslužka. Po kliku na gumb  [Prenos iz potnih nalogov] se odpre okno za vnos.

 

Izberemo ustrezne in jih s klikom na gumb Prenos prenesemo v obračun.

 
Vnesite število delovnih ur. Na osnovi vnesenih podatkov že lahko izračunate plačo – kliknite gumb  [Obračunaj] in v spodnjem delu okna se v področju Plača pojavijo zneski, ki jih program že lahko izračuna.


 
S klikom na gumb  [Izpis ] izpišemo plačilno listo.

 

Knjigovodstvo in denar

Knjigovodstvo ali vodenje poslovnih knjig je del računovodstva, ki obravnava vrednostni vidik vodenja poslovanja – v splošnem se ukvarja z informacijsko obdelavo vseh poslovnih kategorij, ki jih je mogoče izraziti vrednostno, pri tem pa upošteva tudi ostale značilnosti. To so dogodki, ki se nanašajo na:

·         sredstva,
·         obveznosti do virov sredstev,
·         prihodke,
·         odhodke.

Knjigovodski proces

Knjigovodska opravila lahko razdelimo na temeljne stopnje, ki skupaj tvorijo knjigovodski proces. Sledijo si takole:
·         Poslovni dogodek
·         Knjigovodska listina (izdelava dokumenta o poslovnem dogodku)
·         Poslovna knjiga (vnos informacije o poslovnem dogodku v poslovno knjigo, torej vknjižba)
·         Poročilo (izdelava poročila)

Poslovni dogodek

Knjigovodski poslovni dogodek je vsako poslovno dejanje, ki vpliva na spremembo ekonomskih kategorij, s katerimi se  ukvara knjigovodstvo. V knjigovodstvu nas torej ne zanimajo prav vsi poslovni dogodki, ampak le tisti, ki ustrezajopravkar navedeni značilnosti.

Dober primer je denimo podpis prodajne pogodbe – to vsekakor je poslovni dogodek, vrh vsega celo eden pomembnejših, ki pa nima posebnega knjigovodskega pomena, saj neposredno ne vpliva na spremembo ekonomskih kategorij.

Večina poslovnih dogodkov pa je pomembna pri vodenju knjig. Takšni poslovni dogodki so denimo nakup materiala, prodaja izdelka, izplačilo plač, obračun DDV-ja … Njihova skupna značilnost je, da vsak vpliva na spremembo vsaj dveh ekonomskih kategorij in ta značilnost predstavlja izhodišče dvostavnega knjigovodstva, osnovne tehnike knjigovodskega spremljanja poslovanja.

Knjigovodska listina

Vsak za knjigovodstvo pomemben poslovni dogodek povzroči nastanek ustreznega dokumenta ali dokumentov. Tako kupec ob nakupu izdela prevzemnico, od dobavitelja pa prejme dobavnico in račun; plačilo računa dokumentiramo s plačilnim nalogom, plačilo v gotovini z blagajniškim izdatkom, prejem gotovine z blagajniškim prejemkom, izdajo blaga pospremi izdajnica …

Tako kot za ostala poslovna opravila (recimo izdajo blaga, plačilo računa, zagon proizvodnje izdelka …) mora odgovorna oseba tudi za vknjižbo izdati ustrezno navodilo. V proizvodnji takšno navodilo imenujemo delovni nalog, pri plačevanju je to plačilni nalog, pri knjiženju pa nalog za vknjižbo ali temeljnica.

Pri papirnem poslovanju pooblaščena oseba nalog za knjiženje izda tako, da temeljnico napiše kar na izvirno knjigovodsko listino ali na posebej temu namenjeno tiskovino (na voljo v knjigarnah). Tudi v PANTHEON-u lahko vknjižbo izpeljemo z izdelavo temeljnice (seveda elektronske), lahko pa se odločimo tudi za avtomatsko knjiženje, pri katerem temeljnice ni potrebno izdelati posebej, ampak jo samodejno kreira PANTHEON.

Poslovne knjige

Po trenutno veljavni zakonodaji mora vsak poslovni sistem voditi temeljne poslovne knjige (obstajajo tudi pomožne). Poznamo dve temeljni poslovni knjigi: glavna knjiga, ki je kontna poslovna knjiga, in dnevnik glavne knjige. Pri računalniškem vodenju poslovanja razlika med tema dvema knjigama ni posebej pomembna, saj je mogoče brez posebnih težav podatke prikazati vsebinsko ali časovno.
 

Konti

Podatke (vrednosti) s knjigovodskih listin v poslovni knjigi združujemo glede na njihovo vrsto. Posamezne vrste so enoznačno določene s konti – vsaka vrsta podatkov ima svoj konto, ki ga identificirata števila in naziv vrste podatkov.

Kontni okvir za gospodarske družbe, ki ga je oblikoval Slovenski inštitut za revizijo je sledeč:

RAZRED 0 – dolgoročna sredstva
RAZRED 1 – kratkoročna sredstva, razen zalog in aktivne časovne razmejitve
RAZRED 2 – kratkoročne obveznosti (dolgov) in pasivne časovne razmejitve
RAZRED 3 – zaloge surovin in materiala
RAZRED 4 – stroški
RAZRED 5 – ta razred je razen določenih omejitev prost
RAZRED 6 – zaloge proizvodov in blaga
RAZRED 7 – odhodki in prihodki
RAZRED 8 – poslovni izid
RAZRED 9 – kapital, dolgoročne obveznosti (dolgovi) in dolgoročne rezervacije
 

KONTNI PLAN

 

Kontni plan je seznam kontov s številkami in nazivi, za vsak konto pa je mogoče z vklopom opcij nastaviti različne značilnosti. Konte je mogoče tudi dodajati – če morate podatek, ki ga ne morete pripisati nobeni obstoječi vrsti, vknjižiti v kontni plan, preprosto dodate nov konto s poljubno številko, ki pa seveda ne more biti enaka že obstoječim. Če ste na določen konto že knjižili, odstraniti se ne more več! V takem primeru konto označite kot ni dovoljeno knjiženje in konto se obarva rdeče.

Kontni plan se prikaže v običajnem oknu, ki ga odprete tako, da v meniju Nastavitve pokažete na Računovodstvo in izberete Kontni plan.

 

 

Knjiženje

Program ponuja dva načina knjiženja – ročno in avtomatsko. Razlika med njima je predvsem v tem, da moramo pri ročnem knjiženju temeljnico za vsak poslovni dogodek (izdani račun, prejeti račun, potni nalog ...) posebej izdelati sami, pri avtomatskem knjiženju pa z ustreznim ukazom poženemo knjiženje izbrane vrste dokumentov (npr. izdanih računov), vse ostalo pa na podlagi obstoječih nastavitev opravi PANTHEON. Na vsak način je najpametneje knjižiti avtomatsko.

AVTOMATSKO KNJIŽENJE

PANTHEON omogoča avtomatsko knjiženje večine dokumentov. Proces avtomatskega knjiženja je odvisen od nastavitev za avtomatsko knjiženje (predvsem nastavitev kontov za posamezne vrste dokumentov), zato je potrebno preveriti:

· Kontni plan
· Konte vseh posameznih vrst dokumentov v modulu Blago in konte v modulu Potni nalogi
· Šifrant načinov plačila za avtomatsko knjiženje blagajne
· Šifrante vrst zaslužkov, vrst dela in prispevkov za avtomatsko knjiženje plač
· Šifrant amortizacijskih skupin in Register osnovnih sredstev za avtomatsko knjiženje osnovnih sredstev

Avtomatsko knjiženje poženete tako, da v meniju Denar pokažete na Avtomatsko knjiženje in izberete ustrezno vrsto dokumenta. Na voljo je avtomatsko knjiženje:

· izdanih in prejetih računov
· POS računov (maloprodajnih računov) in blagajne
· porabe materiala,
· tečajnih razlik,
· carine,
· potnih nalogov, plač,
· blagajne
· kratkoročne časovne razmejitve
· krediti in leasingi

Poleg tega lahko po predlogah za knjiženje avtomatsko knjižite pravzaprav karkoli, če le vnesete ustrezne formule (nekatere predloge, denimo za periodični obračun DDV, so že izdelane). Predloge za avtomatsko knjiženje najdete pod
Nastavitve -> Računovodstvo -> Predloge za avtomatsko knjiženje.

 

V avtomatskem knjiženju računov lahko knjižimo le tiste vrste dokumentov iz menija Blago-> Prevzem, ki imajo v šifrantu vrste dokumentov označeno tip prevzema dokument. V kolikor imamo pri vrsti dokumenta označeno kljukico v tip Evidenčno ga program ne ponudi za avtomatsko knjiženje.



V kolikor imamo v Administratorski konzoli -> Nastavitve -> Denar -> Osnovni podatki v delu okna Način avtomatskega knjiženja dokumentov izbrano opcijo Samo potrjeni, potem bo dokument viden v izboru avtomatskega knjiženja.



Avtomatsko knjiženje izdanih in prejetih računov

Pri avtomatskem knjiženju izdanih računov morate pravzaprav le izbrati račune, ki jih želite poknjižiti. To naredite z določitvijo obdobja, v katerem so ti računi nastali, program pa za vsak račun v izbranem obdobju samodejno izpelje vse potrebne operacije. Proces poteka takole:

Celoten znesek računa se knjiži na debetno stran konta, ki je v Šifrantu vrst dokumentov za Blago ->Izdaja določen kot konto za terjatve v Konto (kupec).




Neto vrednosti pozicij računa se knjiže na konto, predviden za knjiženje prihodkov od posameznih vrst identov – vrsto identa posamezne pozicije pridobi iz Šifranta identov, konto pa iz zavihka Blagovni konti v Šifrantu vrst dokumentov (spodnji del okna VD). Na osnovi teh podatkov sešteje vrednosti za posamezne vrste identov in jih knjiži na kreditno stran ustreznega konta.

Če debetna in kreditna stran (saldo) nista izravnani, avtomatsko knjiženje ni mogoče!

Davčno obveznost, ki izhaja iz tarifne številke davka posameznih pozicij, program knjiži na konto, naveden na zavihku DDV konti. Pri tem upošteva tudi način prodaje. Na koncu z ustreznimi podatki izpolni še temeljnico. Navedene operacije program torej opravi samodejno, vi pa morate postopek pognati in ob tem določiti glavne parametre. Pri knjiženju prejetih računov PANTHEON izvede enak proces, le da namesto parametrov izdaje uporabi parametre in konte za prevzem.

AVTOMATSKO KNJIŽENJE IZDANIH RAČUNOV

V meniju Denar pokažite na Avtomatsko knjiženje in izberite Izdani računi.

Odpre se obrazec Avtomatsko knjiženje izdanih računov.

Z vnosom datumov v okvirja Datum dobave od / do določite obdobje. V področju Vrste dokumentov vklopite opcijo pred 300 – Veleprodaja. Pod Status dokumenta vklopite opcijo Neknjiženi. S tem določite, da naj program v novo temeljnico vključi le račune, ki še niso bili knjiženi. Kliknite gumb Zberi. V spodnjem delu okna se pojavi seznam dokumentov, ki ustrezajo izbranim nastavitvam. Pod Vrsta knjiženja vklopite opcijo Kreiraj (izdelujemo novo temeljnico). Program samodejno ponudi datuma obdobja in knjiženja (trenutni datum), ki ju lahko tudi spremenite.

Če želite knjižiti na že obstoječo temeljnico, morate namesto opcije Kreiraj izbrati Priključi. PANTHEON v takem primeru namesto vrste dokumenta in datumov obdobja ter knjiženja prikaže padajoči spisek, v katerem lahko izberete temeljnico, h kateri želite priključiti trenutno knjiženje. Datuma obdobja in knjiženja obstoječe temeljnice potem veljata tudi za knjižbo novih dokumentov.

Z vklopom opcij pred posameznimi dokumenti določite, kateri od njih naj se vključijo v trenutno temeljnico. Če želite vključiti vse, kliknite gumb Označi vse. S klikom gumba Knjiženje poženite izdelavo temeljnice. Če so nastavitve ustrezne in program ne naleti na kakšno napako, se na zaslonu pojavi obrazec Izdani računi, ki je v resnici temeljnica pravkar opravljene vknjižbe izbranih dokumentov (temeljnice ni potrebno shraniti, saj jo program shrani samodejno).



V opisanem postopku smo knjižili na novo temeljnico, lahko pa bi tudi na že obstoječo. Če se odločite za takšen način, si najprej izberite obdobja, za katera boste izdelovali temeljnice. To je lahko denimo enkrat mesečno, na tri mesece, pol leta, pač glede na to, kaj želite spremljati. Za vsako obdobje potem izdelajte temeljnico z dokumenti z začetka tega obdobja, potem pa nanjo dodajajte dokumente, dokler se obdobje ne konča.

AVTOMATSKO KNJIŽENJE PREJETIH RAČUNOV

Za avtomatskego knjiženja prejetih računov izberete dokumente prevzema. V meniju Denar pokažite na Avtomatsko knjiženje in izberite Prejeti računi. Odpre se obrazec Avtomatsko knjiženje prejetih računov.

Z vnosom datumov v okvirja Datum dokumenta od / do določite obdobje. V področju Vrste dokumentov vklopite ustrezne opcije. (100 – Nakup blaga in materiala in 110 – Nakup osnovnih sredstev). Pod Status dokumenta vklopite opcijo Neknjiženi, potem pa kliknite gumb Zberi. Program poišče vse prejete račune, ki so nastali zaradi nakupa materiala in osnovnih sredstev. Pod Vrsta knjiženja vklopite opcijo Kreiraj in s klikom gumba Označi vse v knjiženje vključite vse zbrane dokumente. S klikom gumba  poženite izdelavo temeljnice.




Rezultat knjiženja je temeljnica.

KNJIŽENJE NEPOSREDNO IZ DOKUMENTA

Knjižite lahko tudi neposredno iz dokumenta (npr. iz dokumenta izdaje, če gre za izdane račune). Pri takšnem načinu knjiženja je rezultat postopka temeljnica, ki pa vsebuje le pozicije dokumenta, iz katerega ste knjiženje pognali.

Prikažite poljuben dokument izdaje (v meniju Blago izberite recimo Izdaja -> Dokument -> 300 – Veleprodaja). Če opcija Potrjeno še ni vklopljena, jo nujno vklopite. Kliknite zavihek Knjižbe, gumb Knjiži.

Po izvedbi navedenega postopka PANTHEON prikaže obrazec Avtomatsko knjiženje izdanih računov. Od te točke naprej je postopek namreč enak običajnemu avtomatskemu knjiženju, le da knjižite samo izbrani dokument in na temeljnico v tem trenutku ne morete vključiti večjega števila dokumentov hkrati. Lahko pa seveda ta dokument dodate že obstoječi temeljnici ali pa izdelate temeljnico le iz tega dokumenta, potem pa nanjo dodajate nove dokumente. Pravzaprav je knjiženje neposredno iz dokumenta smiselno le takrat, ko nameravate dokument vknjižiti (dodati) na že obstoječo temeljnico – izdelava temeljnice za vsak dokument posebej v splošnem ni najbolj smotrna.


 

 

Ročno knjiženje

Izhodišče ročnega knjiženja je temeljnica: najprej kreiramo novo temeljnico ustrezne vrste, potem pa nanjo enega za drugim vnesemo ustrezne dokumente. Postopek je seveda veliko zamudnejši od avtomatskega knjiženja, saj ne omogoča dodajanja večjega števila dokumentov hkrati, ob tem pa moramo sami vnašati tudi vrednosti debeta in kredita – celoten postopek moramo opraviti ročno.
Ročno knjiženje je včasih edina možnost. Denimo ob začetku uporabe programa ali pri knjiženju bančnih izpiskov, ko pogoji za avtomatsko knjiženje niso izpolnjeni (če na primer iz obstoječih podatkov ni mogoče izdelati temeljnice z izravnanim saldom). V takih primerih nam to, da je mogoče na kreditno oz. debetno stran konta vnesti poljubne zneske, seveda ustreza.
 

ROČNO KNJIŽENJE IZDANIH RAČUNOV

V meniju Denar izberite Knjiženje -> 420 – Izdani računi.

Odpre se obrazec temeljnic izdanih računov, v katerem je prikazana zadnja obstoječa temeljnica za izdane račune.

S klikom gumba  [Nov zapis] v orodni vrstici odprite novo temeljnico. Njene pozicije so trenutno seveda še prazne. Številko nove temeljnice program vnese samodejno, referent (avtor nove temeljnice) je trenutni uporabnik, datum knjiženja in obdobja pa sta nastavljena na trenutni datum. Vse to lahko tudi spremenite.

Vstavite novo pozicijo, izberite konto in subjekt (v tem primeru kupca) ter vtipkajte vrednosti debeta ali kredita.

Izberite dokument, ki ga želite poknjižiti (program ponudi dokumente kupca, ki ste ga izbrali na tej poziciji) in po potrebi spremenite datume dokumenta, zapiranja in DDV. Osnovni podatki pozicije so tako vneseni. Lahko si jih tudi ogledate v spodnjem delu okna (pod Pozicije).

Na enak način vnesite še ostale pozicije temeljnice, na koncu pa s klikom gumba [Shrani] temeljnico shranite.



Za ročni vnos pozicij temeljnice morate dobro poznati kontni plan, hkrati pa morate natančno vedeti, kaj želite s knjiženjem doseči. Vsak kreditni znesek mora imeti ustrezno protiutež v debetnem znesku.
 

Plačilni promet (likvidatura)

Obveznosti plačujemo s plačilnimi nalogi, s katerimi naročimo prenos sredstev iz našega računa na račun prejemnika sredstev. Plačilni nalog ali virman je torej glavni dokument za izvajanje plačilnega prometa.

PLAČILNI NALOG (VIRMAN)

Plačilni nalog je mogoče  izdelati na več načinov. Izhajamo lahko neposredno iz obstoječih dokumentov prevzema, poženemo avtomatsko kreiranje plačilnih nalogov za posamezno vrsto dokumenta (npr. za obračun plač). Plačilne naloge pripravimo na osnovi odprtih postavk. Način, ki ga izberete, je v največji meri odvisen od vaše poslovne situacije, torej od količine dokumentov določene vrste in iz tega izhajajočega števila plačilnih nalogov, ki jih je potrebno pripraviti.

PODATKI NA PLAČILNEM NALOGU

Osnovne informacije na plačilnem nalogu so informacije o plačniku (torej vašem podjetju) in o prejemniku sredstev. Glavna informacija o plačniku je številka transakcijskega računa, s katerega želite izvršiti nakazilo (torej vašega računa pri izbrani banki), glavni prejemnikov podatek pa je seveda številka njegovega računa. Obrazec Likvidatura – za plačilo je posnetek fizičnega (papirnega) plačilnega naloga.

PRIPRAVA PLAČILNIH NALOGOV

Plačilni nalog je najenostavneje pripraviti kar v dokumentu prevzema. Tako pripravljene plačilne naloge si lahko potem ogledate v skupnem seznamu, jih plačate, razdelite na več nalogov, natisnete…

IZDELAVA PLAČILNEGA NALOGA IZ DOKUMENTA PREVZEMA

Odprite obrazec Nakup blaga in materiala (Blago -> Prevzem -> Dokument -> 100 – Nakup blaga in materiala). Izberite dokument prevzema, za katerega želite izdelati plačilni nalog. Prikažite zavihek Plač. nalog.  Kliknite gumb Kreiraj plačilni nalog v spodnjem delu okna.



V oknu Likvidatura – za plačilo se prikaže plačilni nalog za izbrani dokument prevzema skupaj z  vsemi potrebnimi podatki. Plačilni nalog lahko natisnete s klikom gumba Izpis tek. Hkrati se na zavihku Plač. nalog pojavi pozicija s podatki pravkar izdelanega plačilnega naloga.

Za izdelani plačilni nalog lahko nastavitve na zavihku Plač. nalog, ki izhajajo iz omenjenih šifrantov, tudi spremenite:
·         V padajočem spisku Plačaj na lahko izberete drug račun prejemnika (seveda le, če obstaja), v padajočem spisku Iz našega
          računa povsem na desni strani pa lahko izbirate med svojimi računi.
·         Plačilni nalog v oknu Likvidatura prikažete takole: z dvakratnim klikom na številko dokumenta v stolpcu Dokument odprete
          obrazec Plačilni promet v domovini, v katerem je ponovno na voljo pozicija s plačilnim nalogom. Z dvakratnim klikom številke
          dokumenta v oknu Plačilni promet v domovini lahko sedaj odprete obrazec Likvidatura – za plačilo in v njem spremenite
          poljubne podatke.

Vsak nov (pravkar izdelan) plačilni nalog ima status “za plačilo” in ga PANTHEON še ne obravnava kot plačanega.

PREGLED PLAČILNIH NALOGOV

Nekaj dokumentov za likvidaturo je že definiranih, lahko pa seveda v Šifrantu vrst dokumentov definirate še dodatne. Že ob nakupu vam bo na voljo vsaj Plačilni promet v domovini – dokument namenjen pregledu in obdelavi plačilnih nalogov. Odprete ga tako, da v meniju Denar izberete Plačilni promet, odprete podmeni Plačilni nalogi domači in izberete LI0 – Plačilni promet v domovini.

V zgornjem delu okna so nanizani podatki o računih vašega podjetja. Ob vsakem računu lahko opazite začetno in končno stanje ter skupni znesek izplačil na ta račun (podatek izhaja iz plačilnih nalogov, plačanih s tega računa), v spodnjem delu pa je seznam trenutno obstoječih plačilnih nalogov.

Zavihek PN v pripravi:

o   Vsebina zavihka je odvisna od nastavitve v okvirju Filter. Privzeto je izbran filter Za plačilo, zato so prikazani
     nalogi, ki jih še niste plačali (določili kot plačane), lahko pa seveda izberete tudi drugačen filter (npr. Vsi, če
     želite prikazati vse naloge ne glede na njihov status).
o   S klikom gumba Podvoji izdelate kopijo trenutno označenega plačilnega naloga.
o   S klikom gumba Uredi odprete označen plačilni nalog v oknu Likvidatura – za plačilo, kjer lahko spremenite
     podatke.
o   Gumb Razdeli je namenjen razdelitvi izbranega naloga na več nalogov.
o   Izbrani plačilni nalog plačate s klikom gumba Plačaj. PANTHEON ga z zavihka PN v pripravi prenese na zavihek PN
     v plačilu. Naloge na zavihku PN v plačilu lahko natisnete.
o   S klikom gumba Izpis odprete obrazec Izpis likvidature, namenjen različnim načinom izpisa plačilnih nalogov.
     Posamezen plačilni nalog lahko natisnete z zavihka PN v plačilu.

 

Z zavihka PN v plačilu lahko:

o   s klikom gumba Izbran natisnete trenutno izbrani plačilni nalog,
o   s klikom na Vsi vse plačilne naloge,
o   s klikom gumba Izpis pa seznam plačilnih nalogov,
o   s klikom na gumb Datoteka kreiramo datoteko za plačilo.

Po končanem postopku nam program izpiše obvestilo.



Zavihek Odposlani PN :

o   seznam nalogov, ki smo jih kreirali v plačilu in smo jih plačali,
o   kreirane dokumente lahko potrdimo in jih s tem prestavimo med realizirane,
o   gumb Vrni v plačilo - to ponavadi storimo takrat, ko nam banka oz. plačilo preko bančnega sistema zavrne 
     plačilni nalog.

 

Odposlane plačilne naloge s klikom na Potrdi prestavimo v realizirane.

 

Nato prenos potrdimo.

Prestavljene virmane najdemo v zavihku Realizirani.

Blagajna

Blagajno najdemo v meniju Denar -> Blagajna in nam omogoča:

·         vnos in izpis blagajniškega prejemka,
·         vnos in izpis blagajniškega izdatka,
·         obračun blagajniškega poslovanja v obliki različnih blagajniških dnevnikov,
·         pregled odprtih slipov (čeki)

Osnovne parametre za izdelavo blagajniškega prejemka in izdatka oblikujemo v Šifrantu vrst dokumentov. Blagajniški prejemek in izdatek knjižimo iz menija avtomatsko knjiženje blagajne po enakem postopku, kot smo to izvedli pri avtomatskem knjiženju izdanih in prejetih računov.

BLAGAJNIŠKI PREJEMEK IN IZDATEK

Blagajniški prejemki in blagajniški izdatki so blagajniške temeljnice. Blagajniški prejemek je potrebno izpisati za vsako vplačilo, izdatek pa za vsako izplačilo. Vsi blagajniški prejemki in izdatki v dnevu sestavljajo blagajniški promet tega dne. Ko dodamo seštevku vplačil začetno stanje gotovine v blagajni, dobimo celotni znesek denarja, ki se nahaja v blagajni na določen dan. Ko od tega zneska odštejemo seštevek izplačil, dobimo ostanek, ki mora biti v blagajni, to je saldo blagajne. Vsi ti podatki morajo biti zajeti v blagajniški knjigi oz. blagajniškem dnevniku.

V modulu Denar -> Blagajna izberemo Blagajniški prejemek ali Izdatek.

Ko vnesemo vse potrebne parametre, kliknemo na gumb  [Čarovniki]. Z njegovo pomočjo lahko kreiramo blagajniški izdatek. S izbiro kreiranje blagajniškega izdatka se avtomatsko kreira blagajniški izdatek v enaki vrednosti in valuti, kot je zapisano na trenutno izbranem blagajniškem prejemku. V kateri vrsti dokumenta naj se kreira blagajniški izdatek, izberemo v šifrantu vrste dokumenta.

KREIRANJE BLAGAJNIŠKEGA PREJEMKA IZ DOKUMENTA

Pri gotovinskem plačilu izdanega blaga lahko blagajniški prejemek kreiramo direktno iz dokumenta izdaje. Na zavihku Blagajna kliknemo gumb Plačilo. Izdela se prejemek, ki je nastavljen kot privzet v Administratorski konzoli ali v vrsti dokumenta izdaje.

Znesek bo kupec poravnal z gotovino, zato definiramo ustrezen način plačila, kliknemo na zavihek Blagajna in izberemo možnost Plačilo. Odpre se nam okno za vnos valute in vrste dokumenta, s klikom na gumb Kreiraj se kreira blagajniški prejemek.

 

Enak postopek kot pri kreiranju blagajniškega prejemka iz dokumenta izdaje je tudi pri kreiranju blagajniškega izdatka iz dokumenta prevzema.

Obračun blagajne

V meniju Denar -> Blagajna izberemo Obračun blagajne.
 

 
Obračun blagajne nam omogoča vpogled v vse izdelane blagajniške prejemke in izdatke (knjižene in neknjižene).

 

Pri izpisu obračuna blagajne je pomembno to, da izberemo vrsto dokumenta (desno zgoraj), vrsto izpisa, kateri naj se izpiše (na levi strani) ter datum obdobja (desno spodaj). Ko vnesemo vse potrebne podatke, kliknemo na gumb Izpis in dobimo izpis blagajniškega dnevnika.

 

Pregled odprtih slipov (čeki)

V meniju Denar -> Blagajna, izberemo Pregled odprtih slipov.

 
Ta pregled omogoča vpogled v slipe, ki smo jih prevzeli:

·         z blagajniškim prejemkom
·         v vrsti dokumenta modula POS

 

Označimo vrsto dokumenta za katerega hočemo imeti izpis odprtih slipov, označimo vrsto izpisa, datum obdobja in kliknemo na gumb Izpis.

Obresti

Na vsakem računu, ki ga podjetje izstavi je tudi datum valute oz. datum zapadlosti dokumenta. V kolikor kupec datum valute prekorači, mu lahko podjetje, ki je izstavilo račun, zaračuna zakonsko zamudne obresti.

Najprej kreiramo ustrezno vrsto dokumenta.


 
 
V meniju Denar izberemo Obresti -> Obresti kupcev.


 
Odpre se obrazec za obračun obresti kupcev.

 

V glavo obračuna vnesemo podatke o kontu, veznem dokumentu, dokumentu, subjektu ali tipu subjekta. Vnesemo status dokumenta (vsi, odprti, zaprti), izberemo obrestno mero, ki je nastavljena v Šifrantu obrestnih mer. Izbiro lahko omejimo tudi datumsko, če obravnavamo obresti za zaprte dokumente z datumom zaprtja dokumenta, če so odprte pa z datumom zapadlosti dokumenta.

Ko vnesemo vse potrebne kriterije, kliknemo na gumb Zberi, da dobimo podatke za obračun obresti. S klikom na gumb Obračunaj obračunamo zamudne obresti za kupce. Ko je obračun zaključen, kliknemo na gumb Potrdi. Pojavi se nov gumb Kreiraj račune. S klikom na ta gumb lahko kreiramo račun za obresti v meniju Blago pod vrsto dokumenta, določeno v Šifrantu vrst dokumentov za obresti.