Pridobitev osnovnega sredstva

Pri pridobitvi osnovnih sredstev moramo biti pozorni, saj se lahko poleg dobaviteljevega računa o nabavi pojavijo še drugi računi s stroški, ki se navezujejo na pridobitev osnovnega sredstva, na primer stroški transporta drugega dobavitelja. Tudi te moramo všteti v nabavno vrednost osnovnega sredstva.

V nadaljevanju prikazujemo primer pridobitve osnovnega sredstva v PANTHEON-u.

NAMIG O nakupu osnovnega sredstva z uporabo preostale vrednosti lahko preberete navodila v poglavju Uporaba preostale vrednosti. O nabavi rabljenega osnovnega sredstva lahko preberete navodila napisana v poglavju Nabava rabljenega osnovnega sredstva.

OPIS PRIMERA: Zaradi povečanja naročil kupcev je vodja proizvodnje nabavil nov delovni stroj s katerim bo proizvodnja tekla hitreje. Romana Računovodja podjetja Tecta, je prejela račun za nabavo novega osnovnega sredstva Delovni stroj1 od domačega dobavitelja Extra Lux d.o.o.  Pridobitev osnovnega sredstva vnese po naslednjih korakih: Kreiranje novega dokumenta prevzema  Vnos podatkov v glavo prevzema Vnos pozicij dokumenta prevzema Pregled vrednosti prevzema Vnos osnovnega sredstva v register Arhiviranje dokumentov osnovnega sredstva v eDokumentacijo

1. Kreiranje novega dokumenta prevzema

Odgovorna oseba bo v PANTHEON-u, v vrsto dokumenta Prevzem vnesla pridobitev osnovnega sredstva.

V meniju izbere Blago | Prevzem | Dokument.

V našem primeru, iz nabora vrst dokumentov izbere vrsto dokumenta 1000 – Nabava - Materialno skladišče.

V Ukazni vrstici klikne na gumb  (Vnesi zapis).

NAMIG Podrobnejša navodila za kreiranje novega dokumenta prevzema lahko preberete v poglavju Kreiranje dokumenta za prevzem blaga.

V izbrani vrsti dokumenta za nakup osnovnega sredstva lahko odgovorna oseba v Šifrantu vrst dokumentov v parametrih označi preklopnik Nakup za osnovna sredstva. 

Priporočljivo je, da preklopnik označi saj bo tako imela narejene povezave med računi nabave in registrom osnovnih sredstev, ni pa obvezno.

V naslednjem koraku začne z vpisom podatkov v glavo dokumenta.

2. Vnos podatkov v glavo prevzema

Odgovorna oseba v glavo dokumenta vpiše dobavitelja ter izpolni ostale podatke o prevzemu osnovnega sredstva.

NAMIG Če sodelujete z novim dobaviteljem in tega še niste vnesli v program, morate to storiti v Šifrantu subjektov. Poglejte primer vnosa novega dobavitelja v poglavju Vnos dobavitelja.

V našem primeru je osnovno sredstvo namenjeno za Oddelek proizvodnja.

Ob dostavi osnovnega sredstva je s strani dostavne službe DHL odgovorna oseba dobila v podpis dobavnico in prejela račun.

NAMIG Dobavitelj lahko izda prejemniku račun za opravljene storitve ali prodano blago v elektronski obliki eRačun.

V polju Dostava s spustnega seznama izbere način dostave. V našem primeru izbere možnost 6 –DHL.

Številko dobavnice prepiše v polje Dobavnica.

V polje Račun prepiše številko prejetega računa.

Plačilo nabave osnovnega sredstva bo narejeno preko bančnega nakazila, kar odgovorna oseba izbere v polju Način pl.

V nadaljevanju izbere še odgovorno osebo za nabavo v polju Odg.oseba.

Odgovorna oseba želi, da vnesen račun potrdi odgovorna oseba za nabavo osnovnega sredstva izbere v polju Status možnost Nepotrjen-N.

NAMIG Nastavitve Status dokumenta se nahajajo v Šifrantu vrst dokumentov prevzem.

Vnos potrdi s klikom na gumb  (Shrani zapis).

3. Vnos pozicij v dokument prevzema

Pri vnosu pozicij v dokument prevzema osnovnega sredstva je ključno, da odgovorna oseba izpolni sledeča polja:

• Skladišče
• Ident
• Naziv
• Cena v valuti
• DDV
• Konto stroška
• Oddelek

V našem primeru bo v polju Skladišče s spustnega seznama izbrala Materialno skladišče. Nadaljuje z vnosom identa.

V prazno polje napiše ali s klikom na puščico spustnega seznama izbere ident OSNOVNO SREDSTVO kot je prikazano na spodnji sliki.

Uredi Naziv osnovnega sredstva, ki se bo pri prenosu v Register osnovnih sredstev prepisal.

NAMIG Da lahko ureja Naziv vnešenega identa mora imeti v šifrantu vrst dokumentov, na izbrani vrsti dokumenta prevzema označen preklopnik, ki dovoljuje spreminjanje naziva, Dovoljeno spreminjanje naziva identa.

Vpiše v polje Količina vrednost količine, v našem primeru gre za 1 delovni stroj.

V polje Cena v valuti prepiše neto vrednost s prejetega računa.

Z izbiro identa se samodejno napolni polje DDV z ustrezno izbrano tarifno številko.

NAMIG Izpisana tarifna številka v polju DDV je nastavljena v Knjigovodskih podatkih izbranega identa v Šifrantu identov.

Izbere konto stroška nabave. V našem primeru v polju Kon.str. izbere 0400 – Oprema in nadomestni deli, vrednoteni po nabavni vrednosti.

Polje Oddelek se napolni samodejno iz vnosa podatka o oddelku, v glavi prevzema.

4. Pregled vrednosti prevzema

V razdelku Podatki o vrednosti prevzema lahko odgovorna oseba preveri skupno vrednost nakupa, vrednost DDV-ja in morebitnega popusta.

V našem primeru preveri končno vrednost nabave osnovnega sredstva v polju Za plačilo, 37.210 EUR.

Znesek DDV pa preveri v polju DDV, 6.710 EUR.

5. Vnos osnovnega sredstva v register

Odgovorna oseba lahko osnovno sredstvo prenese v register osnovnih sredstev neposredno z dokumenta.

To stori v Ukazni vrstici s klikom na gumb   (Čarovnik) ter izbiro možnosti Prenos v osnovna sredstva ali z kreiranjem novega zapisa v registru osnovnih sredstev.

NAMIG Za prikaz postopka vnosa osnovnih sredstev v register poglejte primer Ročni vnos osnovnega sredstva. Prikaz postopka vnosa osnovnega sredstva v register neposredno z dokumenta lahko pogledate v poglavju Vnos osnovnega sredstva iz dokumenta prevzema.

6.  Arhiviranje dokumentov osnovnega sredstva v eDokumentacijo

Ob prevzemu osnovnega sredstva je odgovorna oseba dobila račun, dobavnico, tehnično dokumentacijo  in garancijski list.

Vso dokumentacijo vnese v eDokumentacijo.

NAMIG Postopek vnosa dokumentacije v eDokumentacijo lahko preberete v poglavju Primer uporabe eDokumentacije.