Nabavka osnovnih sredstava

Kod nabavke osnovnih sredstava moramo biti oprezni, jer se pored fakture nabave dobavljača mogu pojaviti i druge fakture troškova koji su vezani za nabavku osnovnog sredstva, na primjer troškovi prijevoza drugog dobavljača. Ovo također moramo uključiti u nabavnu vrijednost osnovnog sredstva.

U nastavku prikazujemo primjer kupovine osnovnog sredstva u PANTHEON-u.

savJet Uputstvo o kupovini osnovnog sredstva pomoću preostale vrijednosti možete pročitati u poglavlju Korištenje preostale vrijednosti. Uputstvo o nabavci polovnih osnovnih sredstava možete pročitati u poglavlju Nabavka polovnog osnovnog sredstva.

OPIS primjerA: Zbog povećanja narudžbi kupaca, vođa proizvodnje je nabavio novu radnu mašinu sa kojom će se proizvodnja odvijati brže. Rialda, Vođa finansija i računovodstva preduzeća Tecta, primila je račun za nabavku novog osnovnog sredstva Radna mašina1 od domaćeg dobavljača ODRŽAVANJE BH d.o.o. Nabavku osnovnog sredstva upisuje sljedećim koracima: Kreiranje novog dokumenta prijema Unos podataka u glavu prijema Unos pozicije dokumenta prijema Pregled vrijednosti prijema Unos osnovnog sredstva u registar Arhiviranje dokumenta osnovnog sredstva u eDokumentaciju

1. Kreiranje novog dokumenta prijema

Odgovorna osoba upisuje nabavku osnovnog sredstva u PANTHEON-u, u vrsti dokumenta Nabavka.

U meniju odabere Roba | Prijem | Dokument.

U našem primjeru iz grupe vrste dokumenata bira vrstu dokumenta 1000 - Nabavka - Skladište materijala.

Na traci sa naredbama klikne na dugme  (Novi zapis).

savet Detaljnije uputstvo za izradu novog dokumenta prijema možete pročitati u poglavlju Kreiranje dokumenta za prijem robe.

Na odabranoj vrsti dokumenta za kupovinu osnovnog sredstva, odgovorna osoba može u šifrantu vrste dokumenta u parametrima označiti opciju Kupovina za osnovna sredstva.

Preporučljivo je da se opcija označi, jer će se na taj način povezati računi kupovine i registra osnovnih sredstava, ali nije obavezno.

U sljedećem koraku počinje s unosom podataka u glavu dokumenta.

2. Unos podataka u glavu prijema

Odgovorna osoba upisuje dobavljača u glavu dokumenta i popunjava ostale podatke o prijemu osnovnog sredstva.

savet Ako sarađujete sa novim dobavljačem, a još ga niste unijeli u program, to morate učiniti u Šifrantu subjekata. Pogledajte primjer unosa novog dobavljača u poglavlju Unos dobavljača.

U našem slučaju, osnovno sredstvo je namenjeno za Odjel proizvodnja.

Prilikom isporuke osnovnog sredstva, odgovorna osoba je dobila otpremnicu na potpis od strane DHL dostavne službe kao i račun.

savet Dobavljač može da izda primatelju račun za pružene usluge ili prodatu robu u elektronskoj formi eRačun.

U polju Dostava odabere način dostave sa padajuće liste. U našem slučaju, on bira opciju 6 – DHL.

Broj otpremnice prepiše u polje Otpremnica.

U polje Račun prepiše broj primljene fakture.

Plaćanje nabavke osnovnog sredstva će biti izvršeno putem bankovne transakcije a koje odgovorna osoba definiše u polju Način plaćanja.

U nastavku bira osobu odgovornu za nabavku u polju Odgovorna osoba.

Odgovorna osoba želi da uneseni račun potvrdi odgovorna osoba za kupovinu osnovnog sredstva, bira opciju Nepotvrđeno-N u polju Status.

savet Podešavanja Statusa dokumenta nalaze se u Šifrantu vrste dokumenata prijema.

Unos potvrdi sa klikom na dugme  (Sačuvaj zapis).

3. Unos pozicije u dokument prijema

Prilikom unosa pozicija u dokumentu oprijema osnovnog sredstava, ključno je da odgovorna osoba popuni sljedeća polja:

• Skladište
• Artikal
• Naziv
• Cijena v valuti
• PDV
• Konto troška
• Odjel

U našem primjeru, u polju Skladište, ona će izabrati Skladište materijala sa padajuće liste. Nastavlja sa unosom artikala.

Upiše u prazno polje ili klikom na strelicu padajuće liste odabere artikal OSNOVNO SREDSTVO kao što je prikazano na fotografiji ispod.

Uredi Naziv osnovnog sredstva koji će biti zamijenjen/prepisan i prilikom prijenosa u Registar osnovnih sredstava.

savJet Da bi se mogao izmjeniti Naziv unijetog artikala, mora da ima označenu opciju na odabranoj vrsti dokumenta prijema koja omogućava promjenu naziva: Dozvoljeno mijenjanje naziva artikala.

Upiše vrijednost količine u polje Količina, u našem slučaju to je 1 radna mašina.

U polje Cijena u valuti prepiše neto vrijednost s primljenog računa.

Odabirom artikla, polje PDV se automatski popunjava sa odgovarajućim tarifnim brojem.

savJet Tarifni broj koji se prikazuje u polju PDV postavlja se u Knjigovodstvenim podacima odabranog artikala u Šifrantu artikala.

Odabere konto troška nabavke. U našem slučaju, u Kon.pr. bira 0288 – Ostala potrojenja i oprema.

Polje Odjel se automatski popunjava iz unosa podataka o odjelu, u glavi prijema.

4. Pregled vrijednosti prijema

U donjem dijelu dokumenta Podaci o vrijednosti prijema, odgovorna osoba može da provjeri ukupnu vrijednost nabavke, vrijednost PDV-a i eventualni rabat.

U našem slučaju provjerava konačnu vrijednost nabavke osnovnog sredstva u polju Za plaćanje 37.210,00 KM.

iznos PDV-a  projerava u polju PDV 6.710,00 KM.

5. Unos osnovnih sredstava u registar

Odgovorna osoba može direktno sa dokumenta prenijeti osnovno sredstvo u registar osnovnih sredstava.

             To se radi na traci sa naredbama klikom na dugme   (Čarobnjak) i odabere opciju Prijenos u osnovna sredstva ili kreiranjem novog zapisa u registru osnovnih sredstava.

savJet Za prikaz unosa osnovnih sredstava u registar pogledajte primjer OVDJE. Proces unosa osnovnog sredstva direktno iz dokumenta u registar možete pogledati  OVDJE.

6.  Arhiviranje dokumenata osnovnih sredstava u eDokumentaciju

Pri prijemu osnovnog sredstva, odgovorna osoba dobija račun, otpremnicu, tehničku dokumentaciju i garantni list.

Svu dokumentacija unosi u eDokumentaciju.

savJet Postupak unosa dokumentacije u eDokumentaciju možete pročitati OVDJE.