Nabava osnovnih sredstava

Kod osnovnih sredstava moramo obratiti pozornost jer se osim računa dobavljača mogu pojaviti i drugi računi s troškovima nabave osnovnog sredstva, primjerice troškovi prijevoza drugog dobavljača. I njih moramo uključiti u nabavnu vrijednost dugotrajne

U nastavku prikazujemo primjer nabave osnovnog sredstva u PANTHEON-u.

SAVJET Upute o kupnji dugotrajnog sredstva korištenjem ostatka vrijednosti možete pročitati u poglavlju Korištenje preostale vrijednosti. Upute o kupnji rabljenog dugotrajnog sredstva možete pročitati u poglavlju Nabava rabljenega osnovnoga sredstva.

OPIS PRIMJERA Zbog povećanja narudžbi kupaca, voditelj proizvodnje nabavio je novi radni stroj s kojim će proizvodnja teći brže. Anka, knjigovođa u poduzeću Tecta, primila je račun za nabavu novog osnovnog sredstva Delovni stroj1 od domaćeg dobavljača Extra Lux d.o.o. Nabavka osnovnog sredstva upisuje se u sljedećim koracima: Kreiranje novog dokumenta o prihvaćanju Unos podataka u zaglavlje preuzimanja Unos pozicija dokumenata prijema Pregled vrijednosti preuzimanja Unos osnovnoga sredstva u registar Arhiviranje dokumentacije osnovnog sredstva u edokumentacije

Izrada novog dokumenta o prihvaćanju

Nabavku osnovnog sredstva odgovorna osoba će unijeti u PANTHEON, u vrsti dokumenta Nabavka.

U meniju izaberete Roba | Prijem | Dokument.

U našem primjeru odabire vrstu dokumenta 1000 – Nabava - Materijalno skladište.

U naredbi klikne na gumb (Unesi zapis).

SAVJET Detaljnije upute za izradu novog dokumenta prihvaćanja možete pročitati u poglavlju Kreiranje dokumenta za prijem blaga.

U odabranoj vrsti dokumenta za nabavu dugotrajne imovine odgovorna osoba možeŠifrantu vrste dokumenta u parametru označiti prekidač Nabava za osnovna sredstva.

Preporuča se označiti prekidaču jer se na taj način povezuju nabavni računi s registrom osnovnih sredstava, ali nije obavezna.

U sljedećem koraku započinje unosom podataka u zaglavlje dokumenta.

2. Unos podataka u zaglavlju prihvaćanja

Odgovorna osoba u zaglavlju dokumenta upisuje dobavljača i popunjava ostale podatke o nabavi osnovnih sredstva.

SAVJET Če sodelujete z novim dobaviteljem in tega še niste vnesli v program, morate to storiti v Šifrantu subjektov. Poglejte primer vnosa novega dobavitelja v poglavju Vnos dobavitelja.

V našem primeru je osnovno sredstvo namenjeno za Oddelek proizvodnja.

Ob dostavi osnovnega sredstva je s strani dostavne službe DHL odgovorna oseba dobila v podpis dobavnico in prejela račun.

SAVJET Dobavitelj lahko izda prejemniku račun za opravljene storitve ali prodano blago v elektronski obliki eRačun.

V polju Dostava s spustnega seznama izbere način dostave. V našem primeru izbere možnost 6 –DHL.

Številko dobavnice prepiše v polje Dobavnica.

V polje Račun prepiše številko prejetega računa.

Plačilo nabave osnovnega sredstva bo narejeno preko bančnega nakazila, kar odgovorna oseba izbere v polju Način pl.

V nadaljevanju izbere še odgovorno osebo za nabavo v polju Odg.oseba.

Odgovorna oseba želi, da vnesen račun potrdi odgovorna oseba za nabavo osnovnega sredstva izbere v polju Status možnost Nepotrjen-N.

SAVJET Nastavitve Status dokumenta se nahajajo v Šifrantu vrst dokumentov prevzem.

Vnos potrdi s klikom na gumb (Shrani zapis).

3. Vnos pozicij v dokument prevzema

Pri vnosu pozicij v dokument prevzema osnovnega sredstva je ključno, da odgovorna oseba izpolni sledeča polja:

• Skladišče
• Ident
• Naziv
• Cena v valuti
• DDV
• Konto stroška
• Oddelek

V našem primeru bo v polju Skladišče s spustnega seznama izbrala Materialno skladišče. Nadaljuje z vnosom identa.

V prazno polje napiše ali s klikom na puščico spustnega seznama izbere ident OSNOVNO SREDSTVO kot je prikazano na spodnji sliki.

Uredi Naziv osnovnega sredstva, ki se bo pri prenosu v Register osnovnih sredstev prepisal.

SAVJET Da lahko ureja Naziv vnešenega identa mora imeti v šifrantu vrst dokumentov, na izbrani vrsti dokumenta prevzema označen preklopnik, ki dovoljuje spreminjanje naziva, Dovoljeno spreminjanje naziva identa.

Vpiše v polje Količina vrednost količine, v našem primeru gre za 1 delovni stroj.

V polje Cena v valuti prepiše neto vrednost s prejetega računa.

Z izbiro identa se samodejno napolni polje DDV z ustrezno izbrano tarifno številko.

SAVJET Izpisana tarifna številka v polju DDV je nastavljena v Knjigovodskih podatkih izbranega identa v Šifrantu identov.

Izbere konto stroška nabave. V našem primeru v polju Kon.str. izbere 0400 – Oprema in nadomestni deli, vrednoteni po nabavni vrednosti.

Polje Oddelek se napolni samodejno iz vnosa podatka o oddelku, v glavi prevzema.

4. Pregled vrednosti prevzema

V razdelku Podatki o vrednosti prevzema lahko odgovorna oseba preveri skupno vrednost nakupa, vrednost DDV-ja in morebitnega popusta.

V našem primeru preveri končno vrednost nabave osnovnega sredstva v polju Za plačilo, 37.210 EUR.

Znesek DDV pa preveri v polju DDV, 6.710 EUR.

5. Vnos osnovnega sredstva v register

Odgovorna oseba lahko osnovno sredstvo prenese v register osnovnih sredstev neposredno z dokumenta.

To stori v Ukazni vrstici s klikom na gumb (Čarovnik) ter izbiro možnosti Prenos v osnovna sredstva ali z kreiranjem novega zapisa v registru osnovnih sredstev.

SAVJET Za prikaz postopka vnosa osnovnih sredstev v register poglejte primer TUKAJ. Prikaz postopka vnosa osnovnega sredstva v register neposredno z dokumenta lahko pogledate TUKAJ.

6. Arhiviranje dokumentov osnovnega sredstva v eDokumentacijo

Ob prevzemu osnovnega sredstva je odgovorna oseba dobila račun, dobavnico, tehnično dokumentacijo in garancijski list.

Vso dokumentacijo vnese v eDokumentacijo.

SAVJET Postopek vnosa dokumentacije v eDokumentacijo lahko preberete TUKAJ.