Terminologija ePoslovanja

PANTHEON Termin

EN termin

Pojašnjenje

ePoslovanje

eBusiness

ePoslovanje je skup Datalab-ovih servisa kao podrške u e-poslovanju u PANTHEON-u. Ovo uključuje tri glavna stuba koji su dio PANTHEON DMS, naime:

• eDokumentacija
• eRazmjena (dostupno u SI lokalizaciji, uskoro dostupno u BA)
• eProces

U ePoslovanje je, takođe, uključen i servis Sigurnosne kopije.

Više o ponudi servisa ePoslovanja možete pronaći na Datalab stranici.

eDokumentacija

eDocumentation

eDokumentacija je usluga elektronskog skladištenja dokumenata u preduzeću i dio je PANTHEON sistema dokumenata (DMS).

To je centralno skladište SVE dokumentacije, koja se koristi i nastaje unutar preduzeća, nju primamo i razmjenjujemo sa našim poslovnim partnerima i drugim subjektima.

eProces

eWorkflow

eProces je skup povezanih elemenata (blokova), koji upravljaju operacijama u PANTHEON-u preko definisanih funkcija, a čiji je rezultat brže i automatizovano izvršavanje zadataka ili skupova zadataka koji se ponavljaju u PANTHEON-u, kakvi su, na primjer, Obračun PDV-a, Zaključak godine i sl.

eKnjiženje

ePosting

eKnjiženje je Datalab-ova usluga i omogućava:

• obuhvatanje i prepoznavanje podataka iz dokumenata u PDF formatu
• pretvaranje prepoznatih podataka u e-dokument

• uvoz e-dokumenta (u JSON formatu) u PANTHEON među primljene dokumente.

Usluga ima ugrađenu vještačku inteligenciju koja uči svakim čitanjem i postiže tačnost na nivou čovjeka za samo nekoliko sekundi.

Web servisi

Web Service

Web servis je Datalab-ova usluga koja omogućava korisnicima da preuzimaju unaprijed pripremljene baze podataka (npr. listu zemalja i valuta, listu međunarodnih oznaka mjernih jedinica, klasifikacijske planove itd) i unaprijed pripremljene eProcese (engl. eWorkflow), čime se ubrzava rad sa PANTHEON-om.

Sigurnosna kopija

Backup

Sigurnosna kopija je Datalab-ov servis koji omogučava korisniku da pohrani PANTHEON baze podataka na udaljenoj sigurnoj lokaciji i posluje bez brige. Sigurnosna kopija znači da čuvamo kopiju baze podataka PANTHEON-a, koju koristimo na našem serveru, u data centru BH Telecoma

Oblak

Cloud

Računovodstvo u oblaku (Oblak) je tehnologija koja koristi udaljene servere za skladištenje i upravljanje podacima, a pristupa im se putem interneta. Umjesto korištenja lične računarske infrastrukture ili centara za podatke, možete iznajmiti prostor u oblaku koji vam takođe pruža i druge usluge. Danas usluge oblaka pokrivaju širok spektar mogućnosti - prostor za skladištenje podataka, mrežnu vezu, standardne kancelarijske aplikacije, upotrebu vještačke inteligencije itd. Korištenjem usluga računovodstva u oblaku izbjegavate i troškove održavanja vlastite infrastrukture.

E-poslovanje

eBusiness

E-poslovanje ili elektronsko poslovanje je upotreba informacione tehnologije pri poslovnim procesima organizacije.

E-pošta

Email

ePošta je skraćenica za elektronsku poštu, dakle, sva pošta, koja se razmjenjuje tj. putuje elektronskim kanalima.

E-račun

e-invoice

E-račun je skraćenica za elektronski račun i znači da se radi o računu koji je izdat, poslan i primljen u elektronskom obliku. Nije bitno u kom sistemu je faktura pripremljena, preuzeta i sl.

E-dokument

E-document

E-dokument je skraćenica za elektronski dokument i vrlo uopšteno znači da je to dokument u elektronskom (a ne u papirnom) obliku. Ovo uključuje, na primjer, e-otpremnice, e-narudžbine itd.

E-put

E-put  je elektronski put za razmjenu e-dokumenata. Provajderi e-puta su ključni akteri u razmjeni e-faktura i drugih e-dokumenata. Naime, oni obezbjeđuju sigurnu, pouzdanu i usaglašenu dostavu e-dokumenata od izdavaoca i primaoca. Provajderi e-puta imaju istu ulogu za e-dokumente kao Pošta prilikom slanja papirnih dokumenata.

E-razmjena

e-exchange, ili češće EDI – Eletronic Data Interchange

E-razmjena se odnosi na svaku elektronsku razmjenu podataka, uključujući i dokumente.

Mreže za razmjenu elektronskih dokumenata

Mreža za razmjenu elektronskih dokumenata predstavlja mrežu e-puta, koju zajednički formiraju Provajderi e-puta.

Povratnica

Povratnica ima za cilj da potvrdi prijem dokumenta, ali ne i da potvrdi adekvatnost sadržaja. Povratnicu možemo dobiti kao potvrdu za prihvatanje narudžbe, potvrdu narudžbe, otpremnice ili fakture/predračuna.

Klasifikacijski plan

Classification Scheme

Klasifikacijski plan je sistem za klasifikacije dokumenata, koji definišu odgovorna lica u preduzeću ili je izveden iz zadataka i funkcija poslovnih procesa ili aktivnosti preduzeća.

To je osnovni i najvažniji plan za sređivanje dokumentarne građe. Veoma precizno definiše hijerarhiju dokumentacije, vrstu dokumentacije i njenu namjenu, rok čuvanja i način numerisanja, odnosno, etiketiranje.

Prema Klasifikacijskom planu, na primer, fakture dobavljača električne energije biće precizno smeštene, a takođe ćemo ih kasnje brzo pronaći. Klasifikacionim planom će se odrediti raspored u skladištu (magacinu), arhiva (orman) u okviru koje se čuva i u kojoj se klasifikaciji (fascikli) dokument nalazi.

Klasifikacija

Classification

Klasifikacija se na najlakše može zamisliti kao registator u koji arhiviramo/ubacujemo dokumente iste vrste. U papirnom svijetu dokumenti se čuvaju u registratorima, obilježavaju se stikerima i odvajaju karticama ili se klasifikuju u fascikle (podklasifikacije).

Klasifikacija dokumenata je drvenasta, hijerarhijska struktura koja omogućava sortiranje i grupisanje dokumenata prema njihovim svojstvima i ukazuje na grupu dokumenata kojoj oni pripadaju.
Tako, na primjer, projektna dokumentacija je grupisana u klasifikaciju »553 Projekti« i u okviru nje, dalje, u podklasifikaciji imamo »5531 Projektna dokumentacija montaže šatora« i tako dalje.

Pored klasifikacije dokumenata, klasifikacija određuje i postupanje sa tim dokumentom. Dakle, određuje se u kom skladištu će taj dokument biti čuvan/lociran (obezbjeđeno, ovjereno, lokalno...), koliko dugo će se čuvati, kada će biti predložen za automatsko uništavanje, i sl.

Skladište

Storage

Skladište je najlakše zamisliti kao prostoriju za arhiviranje - ostavu ili kućnu garažu sa nekoliko ormarića.

U preduzećima su nekad to bili magacini ili posebne prostorije za arhiviranje. U njima su, u ormarima, bili naslagani mnogi registatori sa dokumentima preduzeća, organizovane i naslagane u registatorima.

Identično, u PANTHEON-u skladište nazivamo elektronskom arhivom u kojoj se nalaze dokumenti. PANTHEON trenutno nudi 2 različite opcije skladištenja:

• eDokumentacija
• Certificirana eDokumentacija
• Lokalna eDokumentacija

Arhiva

Archive

Arhiva se najlakše može predstaviti kao ormar u Skladištu

U PANTHEON-u je dostupna jedna arhiva za skladištenje, ali ona može biti za različite vrste dokumenata ili se, na primjer, može napraviti arhiva za različite lokacije prema potrebama preduzeća.

Dokumenti se mogu organizovati u različite arhive, u zavisnosti od vrste dokumentacije, na primjer:

• Računovodstvena dokumentacija
• Komercijalna dokumentacija
• Tehnička dokumentacija
• Kadrovska dokumentacija itd.

Ali se dokumentacija može organizovati i po lokacijama/gradovima/poslovnim jedinicama, na primjer:

• Arhiv Sarajevo
• Arhiv Zenica

Za svaku arhivu u PANTHEON-u treba otvoriti vrstu dokumenta gdje se čuva lista arhiviranih dokumenata. Svaki dokument je numerisan uobičajenom PANTHEON oznakom fiskalne godine, vrstom dokumenta i serijskim brojem u godini.

Sandučić

Mailbox

Sandučić je, u elektronskom svijetu, ekvivalent poštanskom sandučetu i ladici. U sandučetu nas čekaju dokumenti koje su nam drugi poslali preko određene mreže prijenosa, a preko koje i mi šaljemo dokumenta u svijet.

Svaki komunikacijski kanal (e-pošta, web servis, mreža za prijenos dokumenata) je podržan preko vlastitog poštanoskog sandučeta.

U Administratorskoj konzoli u PANTHEON-u, Sandučić je skup postavki koja sanduče i druge online servise treba da povežu sa PANTHEON-om.

Metapodaci

Metadata

Metapodaci su dodatne informacije o podacima ili oznake koje opisuju dokument. Oni sadrže, na primjer, naziv dokumenta, vrstu dokumenta, ime osobe koja je napravila dokument, vremenske oznake i slično.

Metapodaci se utvrđuju klasifikacijom dokumenata u klasifikacijskom planu. U zavisnosti od definisanih postavki, metapodaci mogu ili ne moraju biti neophodni za definisanje dokumenta. Njihova svrha je da olakšaju pretragu, filtriranje i upravljanje dokumentima u dokumentaciji.

Objasnimo ovo još jednostavnije: kada dobijemo dokument, na primjer, fakturu, dobijamo i njene osnovne podatke (mjesto izdavanja, iznos, pošiljalac, itd). Kada faktura prođe kroz naš proces likvidacije, može se opremiti ovim metapodacima (predmet, klasifikacija, broj ugovora, nositelj troškova, itd). Metapodaci ubrzavaju procese pretrage i pregledanja dokumenata.

Broj dokumenta

DocumentID

Svaki dokument je označen sa jednoznačnim brojem dokumenta, koji je u skladu sa PANTHEON označavanjem ispisan u formi godine, poslovnog događaja i serijskog broja.

Poslovni događaj

Business event

Poslovni događaj je događaj koji utječe na promjene stanja imovine, obaveza prema izvorima sredstava, prihoda i rashoda. Trebalo bi ga zapisati na mjestu nastanka promjena tada, kada nastane. Zapisujemo ga u poslovnim knjigama i o njemu izvještavamo računovodstvenom terminologijom za obračunski period na koji se primijenjuje. Poslovni događaj je, na primjer, nabavka materijala koji se evidentira za PDV, sa odgovarajućim knjiženjem.

Dokument

Document

Dokument je koverat koji sadrži priloge. Na koverti se ispisuju podaci o dokumentu (broj dokumenta, klasifikacija, vremenske oznake) i metapodaci. Prilozi, s druge strane, formiraju bilo koji broj datoteka sa sadržajem dokumenta.

Prilog

Attachment

Prilog je svaka datoteka priložena u dokumentu. Prilozi mogu biti različitih formata:

• E-faktura u XML-u
• Vizualizacija e-fakture
• PDF datoteka
• TIF, GIF, PNG, ..., slika
• Bilo koji kancelarijski dokument
• Poruka e-pošte
• XML, JSON; SOAP datoteka

Protokol povezivanja

Transmission protocols

Protokol povezivanja omogućava izgradnju i povezivanje različitih mreža u jedinstveno, logično cjelovito međumrežje.

Postoje različite vrste protokola:

• FTP je standardni protokol koji se koristi za premještanje datoteka između domaćina (hostova) preko mreže (interneta).
• VAN je protokol za potrebe industrijske automatizacije.
• A2S