Uvoz e-pošte i priloga

U eDokumentaciji lako uvozimo elektronsku poštu i njene priloge iz namjenskog poštanskog sandučeta - e-pošte.

Na ovaj način više ne moramo da spremamo priloge e-pošte, da se mučimo sa njihovim štampanjem i stavljanjem u foldere, a odatle i sa ručnim knjiženjem.

Cjelokupni proces kontrolišu eProcesi, koji osiguravaju da se sadržaj e-pošte i svi priloženi dokumenti preko poštanskog sandučeta, prenesu u eDokumentaciju. Poštansko sanduče i e-Procesi moraju biti prebačeni preko Online usluge u šifrant.

Za ovo prethodno moraju biti definisana podrazumjevana podešavanja.

U ovom poglavlju vam predstavljamo primjer uvoza e-pošte u eDokumentaciju.

UPOZORENJE Za korištenje usluge eDokumentacije, kao što je prikazano u primjeru, prvo se mora usluga aktivirati i urediti njena podešavanja. Postupak uvoza prikazano je u primjeru je ista bez obzira na odabranu uslugu eDokumentacije.

OPIS PRIMJERA U administraciji, odgovorna osoba želi da unese primljene dokumente iz e-pošte u eDokument. To treba uraditi slijedećim korakom: Postavke dolaznog POP servera Uvoz poštanskog sandučeta i eProcesa – Uvoz e-pošte u eDokumentaciju putem web servisa Postavke Sandučića – Uvoz elektronske pošte Postavke e-pošte u DMS-u Uvoz e-pošte u eDokumentaciju Pregled uvezene e-pošte

1. Podešavanje POP dolaznog servera

UPOZORENJE Postavljanje POP dolaznog servera za primanje i slanje e-pošte u PANTHEONu je jednostavan proces. Ako ste to već uradili, možete preskočiti ovaj korak.

Za primanje i slanje e-pošte u PANTHEON-u, potrebno je podesiti postavke za komunikaciju sa poštanskim serverom: POP doplazni server (kao što se vidi na primjeru ispod):

SAVJET Ako ćelite koristiti Google za poslovanje pratite uputstva i informacije na ovoj stranici. Da biste kreirali Google nalog, slijedite instrukcije prikazane OVDJE.   Za više detalja o podešavanjima pročitajte poglavlje Internet u Podešavanjima POP protokola za e-poštanskog klijenta.

Odgovorna osoba se ide na Administratorsku konzolu, gdje će urediti Postavke | Program | Administratorska konzola. U meniju izabere panel Postavke | Internet,gdje na tabu Serveri u dijelu POP3 dolazni server uredi sljedeća podešavanja:

2. Uvoz poštanskog sandučeta u eProcese – Uvoz e-pošte u eDokumentaciju preko Online usluge

UPOZORENJE Uvoz Poštanskog sandučeta u eProcesu – Uvoz e-pošte u eDokumentacijupreko Online usluge je jednostavan proces. Ako ste to već učinili preskočite ovaj korak.

Uvoz e-pošte kontroliše eProces. Razmjena pošte se odvija preko odgovarajućeg sandučića.

Odgovorna osoba mora:

• Uvoziti pripremljeni eProces: Uvoz e-pošte u eDokumentaciju. Potom uvozi preko Online usluge u šifrant.
• Uvoziti Poštanski sandučić: Preuzima email. Zatim se uvozi preko Online usluge u šifrant.

3. Postavke Sandučića – Uvoz elektronske pošte

UPOZORENJE Podešavanje Poštanskog sandučeta – Prijem e-mailova je jednokratan proces. Ako ste to već uradili, možete preskočiti ovaj korak.a

U Administratorskoj konzoli u meniju Postavke | Dokumentacija | Sandučići definišete postavke za sandučić - Prijem email-a:

• Naziv: Uvoz elektronske pošte (lako ga je izmjeniti po želji)
• Klasifikovano: Neklasifikovano
• Prijava: dldokument@gmail.com

4. Podešavanje bloka E-pošta u DMS

UPOZORENJE Postavke bloka E-pošta u DMS je jednostavan proces. Ako ste to već uraditili preskočite ovaj korak.

U četvrtom koraku, odgovorna osoba uređuje podešavanja eProces-a, odnosno e-pošte na ovaj način:

• Otvara obrazac Oblikovanje poslovnih procesa s klikom na dugme Postavke | Dokumentacija | Oblikovanje poslovnih procesa.
• Zatim traži željeni eProces: Uvoz e-pošte u eDokumentaciju.

Dva puta klik mišem na blok i postavi podešavanja:

• u polju Vrsta mail servera izabere koristi mailbox postavke
• izabere Email inbox
• u sekciji Mailbox postavke unese odgovarajuće postavke POP3 sanduče
• u polju DMS arhiva izabere DMSO
• u polju Klasifikacija izabere odgovarajuću klasifikaciju 250 - Računi (primljene, izdate, interne) i dokumentaciju za njihovu izradu.

5. Uvoz e-pošte u eDokumentaciju

Nastavlja sa uvozom primljene e-pošte na obrascu Dokumenti. U tome pomaže unaprijed pripremljeni eProces Uvoz e-pošte u eDokumentaciju, do kojeg se pristupa tako da:

• Klikne na dugme (Uvoz/Izvoz podataka).
• Iz padajućeg menija izabere opciju: Email to DMS.

• Program vraća informaciju o završenoj aktivnosti uvoza dokumenata. U našem slučaju, on piše: 'FW finished.
• Klikne na dugme Potvrdi i nastavlja sa pregledom primljenih dokumenata u eDokumnetaciji.

SAVJET eProces Uvoz e-pošte u eDokumentaciju uvozi elektronske poruke, koji imaju status u poštanskom sandučetu Nepročitano. Poštanske poruke kao i drugi prilozi se u eDokumentacijisačuvaju kao datoteke dokumenata.

6. Pregled uvezene e-pošte

U zadnjem koraku, odgovorna osoba želi pregledati listu uvezenih dokumenata u eDokumentaciju.

Listu dokumenata filtrira po sandučiću. Ovo ograničava prikaz samo na podatke iz sandučića: Uvoz e-pošte.

Detaljan proces dodatnog filtriranja i sortiranja liste dokumenata opisan je u poglavlju Pretraga u Dokumentaciji.