Neues Dokument
Ein Klick auf die Neues Dokument Schaltfläche öffnet ein Panel zum Hinzufügen eines neuen Dokuments.
Das Hinzufügen eines neuen Dokuments in die Datenbank erfordert die Eingabe einiger grundlegender Informationen über das Dokument, das Sie von der Festplatte importieren.
Die Symbolleiste ändert sich jetzt und zeigt die Schaltflächen:
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Speichern
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Speichert das Dokument in der Dokumentation.
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X (Abbrechen)
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Bringt Sie zurück zur Liste der Dokumente.
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Das Formular zum Hinzufügen eines neuen Dokuments enthält die folgenden Felder:
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Dokumenttyp
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Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen vordefinierten Dokumenttyp aus.
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Klassifizierung
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Ermöglicht das Sortieren von Dokumenten mit ähnlichem Inhalt. Ein Klassifizierungsschema ist in der Datenbank vordefiniert.
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Aussteller
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Subjekt, das ein bestimmtes Dokument gesendet hat.
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| Nummer |
Eindeutige Dokumentennummer: zweistelliger Jahrescode, dreistelliger Dokumenttypcode (gleich wie im Register der Dokumenttypen) und sechsstellige fortlaufende Nummer. Die Nummer wird automatisch vom Programm generiert und kann nicht geändert werden.
Die Pfeile in diesem Fenster ermöglichen es Ihnen, zum vorherigen oder nächsten Datensatz zu wechseln.
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| Dokumentdatum |
Datum der Ausstellung des Dokuments. |
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Fälligkeitsdatum
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Im Falle von Rechnungen, Fälligkeitsdatum für die Zahlung.
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| Hinweis |
Kurzer Hinweis, der dem Dokument hinzugefügt werden kann. |
| Dokumentenlink |
Beim Klicken im Dokumentenlink Fenster zeigt eine Dropdown-Liste alle Dokumente im Programm an. Sie können ein Dokument aus dem Dropdown auswählen und es mit dem importierten Dokument verknüpfen. Der Link wird rechts im Verbunden Tab angezeigt. |
Nachdem Sie alle erforderlichen Daten eingegeben haben, klicken Sie auf das Anhang hinzufügen Feld im rechten Panel (Allgemein). Ein Popup-Fenster öffnet sich, in dem Sie ein oder mehrere Dokumente auswählen und sie gleichzeitig in die Dokumentation übertragen können.
Nach dem Hochladen des gewünschten Dokuments/Dokumente zeigt der Bildschirm dieses Dokument im Vorschau-Modus an und Sie können auf die Speichern Schaltfläche in der Symbolleiste klicken.
Unten gibt es auch ein Chatprotokoll, in dem Sie Informationen darüber sehen können, wer, wann und welche Aufgabe in Bezug auf dieses Dokument ausgeführt wurde.
Wenn Sie Dokumente zur Dokumentation mit einem Smartphone oder Tablet hinzufügen, können Sie Bilder direkt von der Kamera des Telefons hinzufügen, ohne Dateien separat zu öffnen und das Bild hinzuzufügen.
Geben Sie andere Dokumentdaten ein
Nachdem Sie Dokumente in die Dokumentation eingegeben haben, können Sie sie mit (vorhandenen) Dokumenten verknüpfen, die in Einkäufenerstellt wurden.
Ein Klick auf Geben Sie andere Dokumentdaten ein öffnet Einkäufe, wo Sie detaillierte Informationen aus dem PDF-Dokument eingeben können.