Senden von PDF-Dokumenten zur OCR-Erkennung und Erstellung einer eRechnung
Rechnungen von Lieferanten werden entweder in Papier- oder PDF-Format empfangen. Sie können Papierdokumente scannen und als PDF importieren in eDokumentation oder Sie können die als E-Mail-Anhänge empfangenen PDF-Dokumente importieren.
Um das PDF-Dokument in eDokumentation in ein elektronisches Rechnungsformat umzuwandeln und später ein PANTHEON-Eingangsdokument darauf basierend zu erstellen, können Sie den vordefinierten eWorkflow OCR für eBuchungnutzen. Dieser eWorkflow erkennt die Zeichen (z. B. Steuernummer und Absendername, Nettobetrag, Fälligkeitsdatum usw.) einer PDF-Rechnung und wandelt sie in ein PANTHEON-lesbares eRechnungsformat um.
Der eWorkflow vereinfacht die Eingabe der empfangenen Rechnung in PANTHEON, da er das empfangene PDF-Dokument in eine eRechnung im JSON-Format umwandelt. Diese kann später problemlos in PANTHEON importiert werden.
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HINWEIS
Da die Daten der gescannten eRechnung (OCR) elektronisch erfasst und verarbeitet werden, ist der Prozess der Eingabe der empfangenen Rechnung einfach. In etablierten Geschäftsabläufen ist das Fehlerpotenzial minimal, da das OCR-System durch das während des Scanvorgangs erhaltene Feedback verfeinert wird.
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Nachfolgend ein Beispiel, wie der oben genannte eWorkflow verwendet wird.
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WARNUNG
PDF-Dokumente können mithilfe des eWorkflow OCR für eBuchungin eine eRechnung umgewandelt werden. Der eWorkflow funktioniert nur ordnungsgemäß, wenn Sie zuvor eBuchung aktiviert und die entsprechenden Einstellungendefiniert haben.
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Die verantwortliche Person bearbeitet die empfangene Lieferantenrechnung im PDF-Format, die bereits in eDokumentationimportiert wurde.
In eDokumentationsucht die verantwortliche Person nach dem gewünschten Dokument und wählt es aus.
Anschließend führt die verantwortliche Person den entsprechenden eWorkflow aus.
In der Symbolleisteklickt die verantwortliche Person auf die 
(Assistenten) Schaltfläche und wählt die Option OCR für eBuchung.
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HINWEIS
Um den eWorkflow als Option im Assistenten Menü auf dem angegebenen PANTHEON-Formular anzuzeigen, müssen Sie dies in Workflow-Designaktivieren. Weitere Informationen finden Sie in Abschnitt 3 des Kapitels Grundlegende Einstellungen für eWorkflows definieren.
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Der eWorkflow wandelt das gelesene PDF-Dokument in eine eRechnung im JSON-Format um.
Als Ergebnis des eWorkflow wird eine eRechnung erstellt und in der Liste auf der Dateien Registerkarte angezeigt.
Der Name der eRechnung ist derselbe wie der Name der PDF-Rechnung und der Dateityp ist JSON.
Auf der Metadaten Registerkarte kann die verantwortliche Person die für das Lesen der Rechnung verwendete PDF-Parsing-Methode überprüfen.
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HINWEIS
Falls diese Einstellung für das Subjekt nicht zuvor definiert wurde, wird die Standard-Lesemethode zusammengefasst nach Steuersatz (vat-rate-invoice)verwendet. Für eine detailliertere Erklärung und Demonstration der OCR-Erkennung siehe das Kapitel Einrichten der Methode des PDF-Parsings.
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Es ist ersichtlich, dass die Rechnung des Lieferanten CLEAN Ltd. mit der PDF-Parsing-Methode gelesen wurde: zusammengefasst nach Steuersatz (vat-rate-invoice).
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HINWEIS
Falls die PDF-Parsing-Methode für das Subjekt im Subjekte Register nicht zuvor definiert wurde, liest PANTHEON die Daten automatisch zusammengefasst nach Steuersatz (vat-rate-invoice)
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Die verantwortliche Person kann auch überprüfen, ob dieselbe PDF-Parsing-Methode für den Lieferanten im Subjekte Register definiert ist. Damit ist der Prozess abgeschlossen.
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HINWEIS
Das OCR-Erkennungssystem in PANTHEON kann eine Vielzahl von Daten lesen. Dies umfasst in der Regel alle standardmäßigen, d. h. obligatorischen Inhalte auf der Rechnung. Das System kann die Steuernummer des Absenders, den Namen des Absenders, den Nettobetrag, das Währungsdatum und andere ähnliche Daten erkennen.
Die vom System in Form einer eRechnung zurückgegebenen Datenmenge hängt von der für den Lieferanten definierten PDF-Scan-Einstellung und manchmal auch von der Qualität der gescannten PDF-Rechnung ab.
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