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Dateien
       
Im Dateien Tab des Dokumente Formulars werden alle Dateien angezeigt, die zum ausgewählten Dokument gehören. Hier können Sie Dateien hinzufügen, wie z. B. Verträge, Preislisten, Artikelbilder, Lieferscheine usw.
Der Tab enthält folgende Elemente:
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Dokument hinzufügen
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Durch Klicken auf die Schaltfläche öffnet sich das Formular zum Scannen von Dokumenten. Über dieses Formular kann das Dokument gescannt oder aus einem beliebigen Ordner hinzugefügtwerden. Nach der Bestätigung wird das Dokument dem Dateireiter angehängt.
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HINWEIS
Dateien können auch hinzugefügt werden, indem Sie sie per Drag & Drop aus einer Datei auf der lokalen Festplatte in ein Feld ziehen.
- Wenn eine Datei zu einem bestehenden Dokument gezogen wird, werden die Klassifikations- und Betreffdaten im Scan Formular wie beim bestehenden Dokument angezeigt.
- Wenn eine Datei auf ein Formular (nicht auf ein bestehendes Dokument) gezogen wird, wird ein neues Dokument erstellt. Die Daten im Scan Formular sind leer.
Lesen Sie mehr über die Drag & Drop-Methode im Kapitel Hinzufügen von Dokumentdateien per Drag & Drop.
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HINWEIS
Dateien können auch direkt aus der E-Mail-Anwendung hinzugefügt werden, indem Sie sie per Drag & Drop in PANTHEON ziehen. Es ist möglich, Anhänge aus E-Mails nach PANTHEON zu ziehen oder komplette E-Mails nach PANTHEON zu ziehen. Es funktioniert mit E-Mail-Anwendungen, aber nicht mit Online-E-Mail-Anwendungen. Beim Import mehrerer E-Mails und wenn Anhänge oder E-Mail-Betreffnamen gleich sind, werden die Namen geändert und es wird ein Suffix _01, _02 usw. hinzugefügt.
- Wenn eine Datei zu einem bestehenden Dokument im DMS-Modul gezogen wird, werden die Klassifikations- und Betreffdaten im Scan Formular wie beim bestehenden Dokument angezeigt.
- Wenn eine Datei auf ein Formular (nicht auf ein bestehendes Dokument) gezogen wird, wird ein neues Dokument erstellt. Die Daten im Scan Formular sind leer.
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HINWEIS
Dateien können auch direkt aus dem PANTHEON-Dokumentationsformular per Drag & Drop in den Windows Explorer oder Outlook-E-Mail hinzugefügt werden. Beim Ablegen von Dateien in den Explorer werden die Dateien in den ausgewählten Ordner kopiert. Beim Ablegen in Outlook wird eine neue E-Mail mit Anhängen erstellt. Es funktioniert mit E-Mail-Anwendungen, aber nicht mit WEB-E-Mail-Anwendungen. E-Mail Thunderbird wird nicht unterstützt.
- Sie können ein Dokument auswählen und es in den Explorer oder Outlook ziehen. Alle Dateien für das ausgewählte Dokument werden verarbeitet.
- Sie können eine oder mehrere Dateien im Dateiraster auswählen und ziehen. Es werden nur die ausgewählten Dateien verarbeitet.
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HINWEIS
Dateien können auch hinzugefügt werden, indem Sie sie per Drag & Drop aus einem Ordner auf der lokalen Festplatte in ein DMS ziehen. Alle Dateien in einem Ordner und Dateien in Unterordnern werden importiert.
- Wenn eine Datei zu einem bestehenden Dokument gezogen wird, werden die Klassifikations- und Betreffdaten im Scan Formular wie beim bestehenden Dokument angezeigt.
- Wenn eine Datei auf ein Formular (nicht auf ein bestehendes Dokument) gezogen wird, wird ein neues Dokument erstellt. Die Daten im Scan Formular sind leer.
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HINWEIS
- Durch Drücken der SHIFT-Taste und Klicken auf die Dokument hinzufügen Schaltfläche wird die Datei dem aktuellen Dokument hinzugefügt.
- Durch Klicken auf die Dokument hinzufügen Schaltfläche wird ein neues Dokument erstellt und die Datei hinzugefügt.
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Dateien hinzufügen
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Durch Klicken auf diese Schaltfläche öffnet sich das Windows-Browser-Formular, in dem Sie Dateien auswählen und hinzufügen können. Das Browser-Formular kann auch mit der INSERT-Taste geöffnet werden. |
| Alle herunterladen |
Lädt alle Dateien eines bestimmten Dokuments an einen ausgewählten lokalen Speicherort herunter. |
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Verlauf
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Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird ein Dateiverlauf Formular geöffnet, in dem Sie die Änderungen an den Dokumentdateien einsehen können.
Die Verlaufserfassung oder Versionierung kann im Klassifikationsschema im Allgemeine Informationen Abschnitt eingerichtet werden.
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Durch Klicken auf diese Schaltfläche wird die Verbindung zwischen Dateien und Speicher überprüft. Wenn die Verbindung nicht gefunden werden kann, d. h. der Dateiname eines Dokuments wurde geändert, kann das Dokument nicht als Vorschau geladen werden und eine Fehlermeldung wird als Hinweis angezeigt.
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| Visualisierung |
Erzeugt eine lesbare Rechnungsansicht aus einem importierten XML-Dokument, sodass Benutzer den Rechnungsinhalt schnell überprüfen können. |
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Dateiname
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Der Name der verknüpften Datei wird in das Feld eingetragen. Beim Hinzufügen oder Anzeigen von passwortgeschützten .PDFs wird ein Formular geöffnet, in das Sie das Passwort für die verschlüsselte Datei eingeben:
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HINWEIS
Dateinamen sollten keine Leerzeichen oder Sonderzeichen wie /, ", $, &, usw. enthalten.
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Datei-ID
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Der fortlaufende Code wird beim Import der Datei in das Feld eingetragen.
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Dokument-ID
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Der fortlaufende Code wird beim Import des Dokuments in das Feld eingetragen.
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Hinweis
Weitere Informationen finden Sie im Verfahren, das im Kapitel beschrieben ist Dokumentdateien.
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