| Ist aktiv |
Legt fest, ob die Klassifikation aktiv oder inaktiv ist. Beim Erstellen einer neuen Klassifikation ist sie standardmäßig aktiv. Wenn die Klassifikation inaktiv ist, wird sie in allen Dropdown-Menüs rot markiert und kann nur ausgewählt werden, wenn eine Berechtigung erteilt wurde. |
| Durchsuchbar |
Durch Aktivieren des Durchsuchbar Kontrollkästchens werden alle neuen Dokumente dieser Klassifikation automatisch indexiert und in den FTS-Ordner in der eDokumentation-Cloud hochgeladen.
Dadurch werden alle Dokumente durchsuchbar.
Die Volltextsuche (FTS) ermöglicht schnelle Textsuchen in Dokumentdaten und erlaubt so auch die Suche in gescannten Dokumenten. Die Eingabe eines Suchbegriffs im Feld zeigt alle Dokumente an, die den Suchbegriff irgendwo im Text oder im Dokument enthalten.
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| OCR |
Nach Aktivierung des OCR-Kontrollkästchens können auch Dateiformate angegeben werden.
Das bedeutet, dass alle neuen Klassifikationsdokumente, die den ausgewählten Formaten entsprechen, automatisch zur OCR-Erkennung gesendet werden, sobald sie ins DMS hochgeladen werden.
Dies ermöglicht eine nahtlose und automatisierte Dokumentenerkennung und -verarbeitung. |
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ID
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Im Feld wird ein alphanumerischer Code angegeben, der als eindeutiger Klassifikations-Identifikator dient.
Beim Herunterladen des Klassifikationsschemas über die Webdienste ist der Code bereits definiert.
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Material
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Geben Sie im Feld eine beliebige Beschreibung oder den Namen der einzelnen Klassifikation ein. Am einfachsten ist es, sich dies wie einen Aufkleber auf einem Ordner vorzustellen.
Beim Herunterladen des Klassifikationsschemas über die Webdienste ist der Materialtyp bereits definiert.
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Materialart
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Im Feld können Sie aus folgenden vordefinierten Typen wählen:
- Archivmaterial – ist dokumentarisches Material, das auch lange nach seiner Entstehung für das Unternehmen von bleibender Bedeutung ist (z. B. Registerdaten, Grundbuchdaten ...)
- Permanentes dokumentarisches Material – sind alle Arten und Formen von Unterlagen, die während der Geschäftstätigkeit von juristischen und natürlichen Personen erstellt oder empfangen wurden, die gesetzlich nicht als Archivmaterial gelten, aber eine gesetzliche Aufbewahrungsfrist haben
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Gültigkeit
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Zeigt den Zeitraum an, für den das Dokument aufbewahrt werden muss.
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Gültigkeitstyp
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Das Feld enthält die Zeiteinheit der Gültigkeit der in einer bestimmten Klassifikationgespeicherten Dokumente. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- (Keine) – ohne Kennzeichnung
- Tage
- Monate
- Jahre
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Verantwortliche Person
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Im Feld aus der Dropdown-Liste des Subjekte Registers wird die verantwortliche Person, d. h. der Klassifikationsadministrator, ausgewählt. Sie können zwischen Kontaktpersonen des Unternehmens wählen. Aktive und inaktive Kontakte werden angezeigt.
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Übergeordnet
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Im Feld geben wir die übergeordnete Klassifikation an und ordnen sie so in die Hierarchie der Klassifikationen ein. Zum Beispiel ist die untergeordnete Klassifikation Mitglieder der CZ-Einheiten die übergeordnete Klassifikation CZ – Nationalgarde.
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Esklation (Tage)
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Im Feld geben Sie die Anzahl der Tage ein, die die zugeordnete verantwortliche Person zur Bestätigung, Bearbeitung oder Unterzeichnung des Dokuments zur Verfügung hat. Wenn die verantwortliche Person das Dokument nicht innerhalb eines bestimmten Zeitraums genehmigt, wird es zur Genehmigung an eine übergeordnete Person weitergeleitet, die in der Hierarchie der Stellen registriert ist. Der Standardwert beträgt 8 Tage.
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Workflow (eWorkflow)
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Im Feld wählen Sie aus der Dropdown-Liste einen Workflow aus, der ausgeführt wird, wenn Sie ein Dokument in diese Klassifikation ablegen. Zum Beispiel wird im Fall von Dokumenten mit der Klassifikation eRechnung der Geschäftsprozess eRechnung importieren gestartet.
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Speicherung
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Im Feld geben Sie die Speicherung oder den Ort an, an dem das Dokument gespeichert wird. Sie können wählen zwischen:
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| Verlauf speichern |
Durch Auswahl dieses Kontrollkästchens werden alle an den Dateien eines Dokuments vorgenommenen Änderungen gespeichert. Änderungen können im Dateien Tab von Dokumente Formular durch Klicken auf Verlauf Schaltfläche eingesehen werden.
Diese Funktion ist nur für Klassifikationen verfügbar, die eDokumentation als Speicher verwenden.
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Notiz
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Das Feld ist für die Eingabe einer beliebigen Notiz zur Klassifikation vorgesehen. Sie können darin Lesezeichen notieren, die das Ablegen von Dokumenten in die entsprechende Klassifikation erleichtern.
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