Klassifikationsschema
Klassifikationsschema
Das Klassifikationsschema wird entsprechend den Bedürfnissen der Klassifikation von Dokumenten innerhalb des Unternehmens erstellt. Das Register kann über die Administrationskonsole oder das Menü: Einstellungen - Dokumentation - Klassifikationsschema aufgerufen werden.
Im Seitenpanel wird der Baumstruktur-Klassifikationsplan angezeigt. Klassifikationen werden in die Tabelle eingegeben, indem der Code und das Material der Klassifikation, die übergeordnete Klassifikation definiert werden; sie wird auch in einer Baumstruktur angezeigt, die Gültigkeit der durch diese Klassifikation klassifizierten Dokumente, die Art der Frist (in der Regel Jahre, kann auch in Tagen oder Monaten bestimmt werden), die verantwortliche Person, Notiz und Eskalation (Standard ist 8 Tage). Wählen Sie den Speicher für Dokumente aus, und alle Dokumente mit der ausgewählten Klassifikation im Dokumentationsmodul werden automatisch im ausgewählten Speicher abgelegt. Wählen Sie einen Workflow für eine Klassifikation aus, und dieser wird gestartet, wenn ein Dokument klassifiziert wird.
Im Metadatenpanel gibt es eine Option zum Hinzufügen benutzerdefinierter Felder für jede Klassifikation.
| Sequenz |
Reihenfolge der Felder |
| Obligatorisch |
Wenn das Kontrollkästchen aktiviert ist, darf das Metadatenfeld nicht leer sein. |
| Variablenname |
Variablenname |
| Anzeigename |
Anzeigename oder Feldname (Label) |
| Lookup-Typ |
Wählen Sie einen Lookup-Typ aus einem Dropdown-Menü aus. |
| Setter-Datentyp |
Wählen Sie einen Setter-Datentyp aus einem Dropdown-Menü aus. |
| Standardwert |
Setzen Sie einen Standardwert oder lassen Sie ihn leer. |
| Dokumentfeld |
Wählen Sie ein Dokumentfeld aus einem Dropdown-Menü aus. |
| Sichtbar |
Ein Feld ausblenden oder anzeigen. |
Das Kopieren von Metadaten aus einer anderen Klassifikation ist möglich durch die Verwendung von - 
Im Berechtigungs-Panel haben Sie Zugriff auf die Festlegung von Berechtigungen für jedes Klassifikationsschema.
Im Dokumentenpanel sind für jedes Klassifikationsschema vorhandene Dokumente aufgelistet.
Hinweis:
Der Klassifikationsplan kann vom Datalab-Webserver heruntergeladen werden, indem Sie auf die Registerkarten Import / Export und Transfer klicken. Nur ein grundlegendes Klassifikationsschema wird übertragen und kann als Modell dienen (siehe Abbildung). Jedes Unternehmen ergänzt das bestehende Klassifikationsschema oder erweitert das Klassifikationsschema mit zusätzlichen Klassifikationscodes auf der Grundlage interner Vorschriften oder interner Anforderungen.
Das Verfahren zur Übertragung des grundlegenden Klassifikationsschemas vom Datalab-Webserver erfolgt auf die gleiche Weise, wie es bereits in anderen ähnlichen Codeslisten verfügbar ist, zum Beispiel das Herunterladen der neuen Steuersätze, Kontenrahmen, Länder usw.
Die Erstellung und Bearbeitung des Klassifikationsschemas wird ebenfalls in einem Video.
Dokumentexport nach Klassifikation
Wählen Sie Dokumente exportieren aus einem Menü 
. Alle Dokumente, die die ausgewählte Klassifikation enthalten, sind hier aufgelistet. Exportierte Dateien können mit Betreff, Klassifikation oder benutzerdefiniertem Präfix benannt werden.
Beim Schließen des Formulars für das Klassifikationsschema werden alle Einstellungen für das verwendete Archiv überprüft. Wenn es fehlende Einstellungen für das Archiv gibt, ist das Archivieren im Dokumentationsmodul nicht möglich, und eine Fehlermeldung wird angezeigt, um uns daran zu erinnern.
