Mit dem Pantheon-Programmpaket können Sie am Ende des Jahres oder für kürzere Buchungszeiträume Inventuren durchführen.

Der Prozess zur Durchführung einer Inventur wird im Folgenden beschrieben.

1. Informationen eingeben

Abweichungen zwischen dem tatsächlichen, physischen Bestand, wie er durch eine Inventur festgestellt wurde, und den Lageraufzeichnungen können mit dem Inventurzählung Modul gefunden werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, Informationen in das Modul einzugeben:

a.) Ein Inventurzählblatt kann direkt im Programm eingegeben werden (unter Verwendung tragbarer Scanner, durch direkte Eingabe oder durch Scannen).

b.) Sie können ein Inventurzählblatt erstellen, indem Sie eine Inventur auf Papier durchführen und diese im Programm eingeben.

2. Bestände vergleichen

Sobald eine Inventur durchgeführt und im Programm eingegeben wurde, muss sie mit den Aufzeichnungen des Programms verglichen werden. Sie werden den tatsächlichen, physischen Bestand mit dem im Lagerkarten aufgezeichneten Bestand vergleichen.

Dieser Vergleich wird alle Abweichungen zwischen dem tatsächlichen Saldo und dem gebuchten Saldo aufzeigen. Später werden diese entsprechend gebucht.

3. Bestandsabgleich

Der nächste Schritt ist der Bestandsabgleich. Abweichungen, die durch die Inventur aufgedeckt wurden, werden sorgfältig auf der Ebene des gesamten Unternehmens untersucht. Warum?

3.1. Überschuss in einem Lager, Mangel in einem anderen

Im Laufe des Jahres könnten Sie beim Arbeiten mit dem Programm Fehler gemacht haben. Wenn Sie mit mehr als einem Lager arbeiten, kommt es häufig vor, dass Sie einen Beleg oder eine Übertragung für das falsche Lager erstellen. In diesem Fall wird die Inventur einen Überschuss in einem Lager und einen Mangel in einem anderen aufzeigen. Um dies zu beheben, müssen Sie eine Übertragung vom Lager, in dem der Überschuss festgestellt wurde, zu dem Lager mit einem Bestandsmangel erstellen.

Zuerst schauen wir uns die Lagerkarte für diesen Artikel im Lager mit dem Mangel an. Wenn eine Lagerkarte einen negativen Bestand des Tagesbestands aufzeigt, müssen Sie eine Übertragung vor dem Datum erstellen, an dem der negative Bestand auf der Lagerkarte erscheint. Dies wird zwei Probleme auf einmal lösen: Sie werden den negativen Bestand und folglich die Menge des Lagers mit dem Mangel reparieren und auch den Überschuss im anderen Lager beheben. Natürlich müssen Sie darauf achten, dass die Lagerkarte im Lager mit dem Überschuss nach der Übertragung keinen negativen Bestand aufweist. Da Sie auch mehrere Übertragungen erstellen können, können Lagerkarten durch geeignete Anordnung ausgeglichen werden.

Beispiel

Im Lager A gibt es einen Mangel von 30 Stück; im Lager B gibt es einen Überschuss von 21 Stück.

Die Lagerkarte für Artikel XXX im Lager A lautet:

Die Lagerkarte für Artikel XXX im Lager B lautet:

Wie Sie sehen können, wird der Bestand im Lager A am 18.7.1999 negativ. Sie müssen eine Übertragung vom Lager B zum Lager A vor diesem Datum erstellen. Wie viel werden Sie übertragen? Die Lagerkarte des Lagers B zeigt, dass am 18.7.1999 sieben Stück auf Lager waren, was bedeutet, dass bis zu sieben Stück übertragen werden können, ohne einen negativen Bestand im Lager B zu erzeugen.

Mit dem Beleg am 6.8.1999 gibt es genügend Bestand im Lager B, um eine neue Übertragung mit der Menge (21 - 7) Stück zu erstellen.

Schauen wir uns die Lagerkarten nach einem Abgleich an:

Die Lagerkarte für Artikel XXX im Lager A lautet:

Die Lagerkarte für Artikel XXX im Lager B lautet:

Wie Sie sehen können, haben die Übertragungen die Lagerkarten teilweise bereinigt. Was tun Sie jetzt?

3.2 Mängel in einem Lager

Mängel in einem Lager sind ein zuverlässiger Indikator dafür, dass möglicherweise nicht alle erforderlichen Dokumente eingegeben wurden oder dass sie falsch eingegeben wurden. In diesem Fall sollten Sie auch damit beginnen, eine Lagerkarte auszudrucken, um zu sehen, ob zu irgendeinem Zeitpunkt ein negativer Bestand aufgetreten ist. Wenn Sie sehen, dass dies der Fall ist, müssen Sie die Lagerkarte bereinigen (gemäß den Anweisungen zur Bereinigung von Lagerkarten), bevor Sie Ihre Arbeit fortsetzen können.

3.3. Überschüsse in einem Lager

Überschüsse in einem Lager könnten darauf hindeuten, dass eine Inventur falsch ist, dass einige Ausgaben nicht eingegeben wurden oder dass einige Belege doppelt eingegeben wurden. Wir empfehlen auch, dass Sie Überschüsse sorgfältig prüfen.  

Nach jeder Änderung im Materialmanagement im Zeitraum vor der Inventur müssen Sie die Abweichungen aus der Inventur neu berechnen!

4. Bestätigung einer Inventur

Sobald Sie eine Inventur abgeglichen haben, müssen Überschüsse und Mängel entsprechend erfasst werden.

Für alle Artikel mit einem Inventarüberschuss müssen entsprechende Überschussdokumente (im Wesentlichen Dokumente für Belege im Lager) erstellt werden. Für alle Artikel mit einem Inventarengpass müssen entsprechende Mängeldokumente erstellt werden (im Wesentlichen Dokumente für Ausgaben aus dem Lager).

Dokumente für Überschüsse und Mängel müssen separat für jedes im Programm verwendete Lager erstellt werden.

Da Überschuss- und Mängeldokumente nur den physischen Bestand mit dem Buchbestand ausgleichen, müssen sie entsprechend im Hauptbuch gebucht werden.