Pri pisanju navodil smo delali z OpenOffice paketom, verzija 1.0.1.. Splošni del je enak kot pri MS Word dokumentih. Tu bomo pojasnili le razlike med obema možnostima.

Razlikovati se začne od izbire opcije na gumbu ukazne vrstice Izvoz. Tu izberemo opcijo . Na osnovi česa se nam bodo izvozili podatki v dbf in txt datoteki.

Predno se lahko lotimo oblikovanje dokumenta je potrebno določiti od kje se bodo črpali podatki. V OpenOffice Writer-ju na menuju Tool izberemo opcijo Data sources.

Ta opcija nam odpre obrazec za določanje vira podatkov. S klikom na New data source kreiramo nov vir, ki mu na panelu General določimo naziv (Name), tip baze (Database type) mora biti Text, ter pot do te baze (Data source URL) - v našem priemru c:/test.

Na panelu Text določimo način zapisa podatkov v izbrani bazi. Nastavimo tako kot je prikazano na sliki.

Panel Tables predstavlja tabele, ki jih želimo uporabljati. Za naše potrebe mora biti označena tabela hrKadri, ki je bila kreirana s Pantheonom. Naslednja dva panela sta le za bolj zahtevne uporabnike.

Ko imamo enkrat določen vir podatkov je potrebno oblikovati dokument in vstaviti variabilna polja. Do polj, ki se nahajajo v posameznem viru podatkov pridemo preko menijske strukture Insert | Fields | Other.

Tam izberemo panel Database, tip (Type) Form letter field, ter v Database selection polja iz ravno kreiranega vira podatkov.O:\hardware\printing\kyocera\fs9000-151203

Ko smo si oblikovali dokument po želji moramo le še izpisati te podatke. To storimo tako, da v menuju File izberemo opcijo Form Letter.

S to opcijo odpremo formo, kjer določimo število zapisov katere želimo izpisati (Records), kam naj se izpiše (Output), ter še nekatere druge funkcije.