Jednostavno potvrđivanje računa

Jednostavno potvrđivanje računa u PANTHEON Web Light-u je omogućeno uz pomoć unaprijed definiranog eProcesa. Na samom eProcesu, u manjim poduzećima možete definirati potvrditelja računa kojemu će se otvoriti zadaci unosa računa nakon čega će ih odgovorna osoba skenirati ili uvesti u dokumentaciju.

SAVJET Za više informacija o eProcesu Jednostavno potvrđivanje računa, pročitajte poglavlje OVDJE.

U ovom poglavlju je opisan proces korištenja eProcesa Jednostavno potvrđivanje računa.

OPIS PRIMJERA Odgovorna osoba želi uvesti račun u Dokumentaciju uz pomoć eProcesa i pripremiti podatke za unos računa. Prvo uvozi dokument u dokumentaciju na način da doda skenirani PDF privitak i odredi mu klasifikaciju. To pokrene eProces preko kojega uredi podatke za pripremu unosa. Na eProcesu je definirano da je za zadatak unosa računa odgovorna Adela Administrator, što znači da će ona zatim unijeti novi račun u PAW. To čini na sljedeći način: Prijenos eProcesa preko Online servisa Dokumenti i zadaci Unos podataka za pripremu unosa Pregled zadatka Unos novog primljenog računa Povijest zadatka

1. Prijenos eProcesa preko Online servisa

Odgovorna osoba želi u svom radu koristiti eProces Jednostavno potvrđivanje računa.

Prije korištenja mora prenijeti unaprijed definirani eProces preko Online servisa.

Detaljniji postupak prijenosa eProcesa u PAW možete pročitati u poglavlju Prijeos eProcesa preko Online servisa u PAW.

Kada je eProces prenesen u PAW, postupak se nastavlja.

2. Dokumenti i zadaci

Odgovorna osoba se pozicionira na modul Dokumenti i zadaci | Dokumenti.

Time se prikaže popis svih dokumenata.

U alatnoj traci klikne na gumb Novi dokument.

Zatim počne s novim unosom skeniranog primljenog računa.

Sa silaznog popisa u polju Vrsta dokumenta odabere željenu vrstu: SKN0 SKEN.

Nastavlja s određivanjem klasifikacije dokumenta. U polju Klasifikacija odabere: 250 - Računi (primljeni, izdani, interni) i dokumentacija potrebna za njihovo izdavanje.

UPOZORENJE U Klasifikacijskom planu, u polju 'Poslovni proces', moramo na odabranoj klasifikaciji (u našem primjeru na klasifikaciji 250) imati odabran eProces Jednostavno potvrđivanje računa. Ukoliko to nemamo postavljeno, eProces se NEĆE pokrenuti u pozadini.

U polju Kupac/Platitelj odabere dobavljača: HP - Hrvatska pošta d.o.o.

Nastavlja s unosom Osnovnih podataka računa.

U polje Datum dokumenta prepiše datum kreiranja računa: 10.05.2023.

Odabere Datum dospijeća: 18.05.2023.

U prazno polje napiše napomenu: 'Račun za poštanske usluge, svibanj 2023.'

Sa zaslona dodaje PDF privitak na račun.

Na desnoj strani obrasca, u kartici Dokumenti, klikne na funkciju Dodajte privitak.

Time se otvori prozor pretraživača u kojemu pronađe mapu u kojoj je pohranjen PDF račun.

Odabere račun i klikne na gumb Otvori.

SAVJET Možemo odabrati jedan ili više dokumenata odjednom.

Dokument se priloži u PAW i vidljiv je na desnoj strani obrasca.

Kada je PDF dokument dodan u PAW, u pozadini se pokrene eProces Jednostavno potvrđivanje računa.

Nastavlja s unosom podataka za pripremu unosa.

3. Unos podataka za pripremu unosa

Odgovorna osoba klikne na otvoreni zadatak Unesite podatke za pripremu u odjeljku Povijest zadatka.

Time se otvori prazan prozor zadatka Unesite podatke za pripremu.

Odgovorna osoba unese sljedeće podatke:

• U polju Vrsta dokumenta odabere vrstu dokumenta koji želi kreirati. U ovom primjeru odabere: 1200 - Račun za troškove.
• Polje Datum se automatski ispuni s današnjim datumom. U ovom primjeru ga ne mijenjamo.
• U polju Subjekt odredi subjekt od kojega je račun primljen: HP - Hrvatska pošta d.o.o.
• U polju skladište sa silaznog popisa odabere skladište na koje se vezuje račun. U ovom primjeru ostavi odabran: Računi troškova.
• Odabere odjeljak s kojim će račun biti povezan. U polju Odjel sa silaznog popisa odabere: Administracija.
• U polje Komentar zapiše komentar na dokument: Molim provjeru iznosa.

Kada su svi podaci uneseni, klikne na gumb Nastavi.

Time je odgovorna osoba završila svoj rad, zadatak za unos računa se kreirao odgovornoj osobi na eProcesu, što vidimo u odjeljku Povijest zadatka.

U ovom primjeru, postupak nastavlja odgovorna osoba Adela Administrator.

4. Pregled zadatka

Prilikom prijave u PAW, Adela Administrator će u alatnoj traci vidjeti da ima otvoren 1 zadatak.

Klikne na gumb Veza.

Time se otvori obrazac za unos novog primljenog računa.

5. Novi primljeni račun

Adela počne s unosom podataka za unos primljenog računa.

U pozicije u polju Dodaj ident upiše 'pošta' i s popisa odabere ident: - TROŠ_POŠTA.

U polje Količina upiše '1' i u polje Cijena prepiše neto iznos primljenog računa. U ovom primjeru je iznos 325,26 EUR.

Klikne na gumb (Dodaj poziciju).

U odjeljku Osnovni podaci unese podatke koji nedostaju.

U polju Odjel odabere: Administracija.

U polje Račun prepiše broj računa s PDF privitka '2023-12' i datum računa 10.05.2023.

Kada su svi osnovni podaci uneseni, pohrani račun klikom na gumb Zaključi.

Time se automatski otvori kartica Dokumenti.

6. Povijest zadatka

Otvori se prozor u dokumentaciji u kojemu možemo vidjeti da su svi zadaci zaključani, tko ih je zaključio i kada.

Time se eProces zaključi, a dokument je vidljiv na popisu dokumenata na kartici Dokumenti.