Postupak izdavanja s dokumentom

Postupak izdavanja s dokumentom

Ovom funkcijom izdajemo materijalna sredstva uz kreiranje dokumenta za primatelja. Na taj način izdajemo račune/otpremnice, reverse, komisije i odobrenja/zaduženja, ukratko, sva izdavanja, koja utječu na poslovni rezultat ili stanje poduzeća prema vani. Jednostavnije rečeno, dokument promijeni stanje skladišta i uzrokuje nastanak potraživanja do kupca.

Kod izdavanja s dokumentom vrijedi da je jedna dostavnica jedan račun! Ako želite fakturirati više dostavnica od jednom, upotrijebite interno izdavanje dostavnica i zbirno fakturiranje.

Kao i kod svih operacija, tako i kod izdavanja s dokumentom, najprije moramo izabrati vrstu dokumenta, kojom ćemo robu izdavati. U izbornom prozoru možemo izabrati među svim vrstama dokumenata primjerenog tipa, koje su unesene u šifrant vrsta dokumenata:

Za vrste dokumenata, koje pogotovo upotrebljavamo i otvaramo, si lako nastavimo tu i ručnoki jih pogosto uporabljamo in otvaramo, si lahko nastavimo tudi priročno prečac na podlogu. Od tu izaberemo vrstu dokumenta otvorimo jednostavno dvostrukim klikom na ikonu.

I. Otvorimo novi zapis  

Klikom na tipku  otvori se novi, prazan obrazac za unos izdavanja.

a. Izdavanje na temelju narudžbe

Izdavanje najbrže napravimo iz narudžbe kupca! Svaku narudžbu možemo upotrijebiti kao temelj za izdavanje robe.

Klikom na tipku možemo, u slučajevima kada izdajemo robu na temelju već kreirane narudžbe kupca uštediti mnogo vremena, ako jednostavno prenesemo narudžbu na izdavanje.

Program nam prenese sve podatke iz narudžbe u izdavanje. Sada možemo ići na slijedeću točku II. – plaćanje.

b. Kreiranje novog dokumenta

Pogledamo primjer, izdajemo robu, za koju nismo unjeli narudžbe.

1. Unesemo podatke o kupcu

Ako imamo već upisanog kupca u šifrant poslovnih partnera, dovoljno je da upišemo njegov naziv; u suprotnom ga moramo najprije dodati u šifrant. (To možemo napraviti direktno iz dokumenta izdavanja klikom na tipku , koja nam otvori novi panel za unos u šifrant.)

Kada je platitelj različit od naručitelja, unesemo platitelja kao prvu osobu, a naručitelja kao drugu osobu.

2. Unesemo rokove plaćanja, valutu, način isporuke i prodaje, te cjenovni razred

Ako su oni određeni u šifrantu poslovnih partnera i ako ih želimo sačuvati, ne moramo ih ponovno unositi.

3. Unesemo pozicije

a. Šifra i naziv materijalnih sredstava

Utipkamo ili iz izborne tabele potražimo materijalna sredstva, koja izdajemo. Materijalna sredstva lako unosio odnosno izabiremo:

• po šifri

•  po nazivu

Podatak o šifri artikla i njegovom nazivu su međusobno povezani: traženi artikl dakle izaberemo po šifri ili po nazivu, kod čega se ovisni podatak popuni, odnosno ponudi ga program.

Gore su prikazane predefinirane postavke izborne tabele. Koji podaci iz šifranta MS nam se ispisuju kod pretraživanja artikla i u kojem formatu, odredimo u postavkama programa.

Naziv artikla možemo u dokumentu i promijeniti: tako možemo generičku šifru artikla (npr. STOR) dopuniti s detaljnijim opisom (npr. popravak stroja po predračunu 3456/00).

b. Izdana količina

Za svaku poziciju upišemo količinu, koju ćemo s dokumentom izdati iz skladišta 

c. Serijski brojevi

Ako materijalno sredstvo, kojeg izdajemo na poziciji, vodimo po serijskim brojevima, iz zalihe moramo izabrati i serijske brojeve.

d. Ostali podatki

Ostale podatke u poziciji izdanog dokumenta nam program ponudi automatski i po potrebi ih promijenimo.

e. Skok na slijedeću poziciju

Na slijedeću poziciju se pomaknemo pomoću tipki kursora. Tako ažuriramo tekući redak i istovremeno se pomaknemo na polje za unos šifre nove pozicije dokumenta.

II. Plaćanje u gotovini

Plaćanje gotovinom evidentiramo kada kupac robu plaća gotovinom, čekom ili kreditnom karticom, te na mjestu izdavanja primimo plaćanje.

U panelu Blagajna kliknemo tipku  .

Program neposredno prikaže automatski generiran blagajnički primitak, kojeg možemo ispisati. Blagajničko poslovanje je detaljno opisano u modulu Blagajna.

Ako je račun plaćen gotovinom, iznos primljenog računa se i ispiše na računu.

III. Ispisi

Kreiran dokument izdavanja možemo ispisati u obliku računa, dostavnice (otpremnice) ili teretnog lista, a unutar svake od tih kategorija možemo predefiniranim oblicima ispisa dodavati i svoje!

Koje ispise imamo na raspolaganju najlakše utvrdimo tako da na tipku za ispis kliknemo desnom tipkom miša .