S preknjižbo
V praksi naletimo na primere, ko je odprte postavke, ki jih sicer zapiramo z ročnim zapiranjem odprtih postavk, primerneje zapirati s preknjižbo.
Uporaba obstoječega zapiranja odprtih postavk, kjer se vknjiži samo vezni dokument, sicer pa se knjižba ne spremeni, je ustrezna za povezovanje faktur in plačil, ki niso povezana že na izpisku.
Za povezovanje dobropisov kupcev (negativne debetne knjižbe) in faktur kupcem (pozitivne debetne knjižbe) pa pri takem zapiranju nastopi problem uporabe valute plačila iz dobropisa za valuto delnega plačila fakture. V takem primeru se namreč pri uporabi ročnega zapiranja odprtih postavk šteje, da je bila izdana faktura plačana z dnem zapadlosti dobropisa, kar pa ni nujno res.
Zato lahko s preknjižbo izberemo, s kakšno zapadlostjo bomo postavko zaprli.
Postavke za zapiranje izberemo na enak način kot za enostavno zapiranje (glej Zapiranje - Ročno). Tudi tu se v primeru, da zneska nista enaka, preknjižba opravi v absolutno najnižjem izbranem znesku. Razlika je v tem, da tu izberemo še podatke za kreiranje temeljnice:
| Kreiranje temeljnice |
kot pri ostalih panelih za avtomatsko knjiženje, tudi tu lahko izberemo knjiženje na obstoječo temeljnico ("Priključi na obstoječo"), ali pa vnesemo osnovne podatke za kreiranje nove temeljnice:
- Vrsta dokumenta: vnesemo šifro vrste dokumenta za kreiranje temeljnice
- Datum: vnesemo datum obdobja za temeljnico (privzeto tekoči datum)
- Datum knjiženja: vnesemo datum knjiženja za temeljnico (privzeto tekoči datum)
|
| Za datum zapadlosti v poziciji temeljnice uporabi |
- Datum obodobja temeljnice - po preknjižbi bo dokument zaprt z valuto, ki bo enaka datum obdobja iz glave temeljnice. Taka izbira je smiselna npr. pri dobropisih kupca, kadar je bil dobropis izstavljen pozno po krivdi kupca in želimo, da je tudi na knjižbi razviden zamik od zapadlosti prejete fakture do zapadlosti prejetega dobropisa, morda zaradi obračuna zamudnih obresti. (Za primer glej Zapiranje s preknjižbo - zapadlost glede na datum obdobja.)
- Datum zapadlosti dokumenta - izdana faktura bo zaprta z datumom zapadlosti fakture, dobropis pa z datumom zapadlosti dobropisa. V polju "Datum zapadlosti" se torej uporabi datum zapadlosti dokumenta, ki ga zapiramo, v vseh ostalih dat.imskih poljih pa datum obdobja iz glave temeljnice. Opcija je (uporabno v primeru, ko ne želimo obračunavati obresti na tako zaprte dokumente. (Za primer glej Zapiranje s preknjižbo - zapadlosti dokumentov.)
Pri pregledu odprtih postavk in pri obračunu obresti je datum zapadlosti dokumenta iz pozicije temeljnice podatek, ki pove, kdaj je bila knjižba zaprta.
- pri uporabi prve opcije bo dokument zaprt takrat, ko bo opravljena knjižba zapiranja avansov. Uporabljamo jo takrat, ko želimo dokument zapreti pred zapadlostjo terjatve ali obveznosti.
- pri uporabi druge opcije bo dokument na kontu terjatev ali obveznosti (1200, 2200) zaprt na tisti datum, ko je zapadla terjatev ali obveznost, ki jo zapiramo. Uporabljamo jo takrat, ko želimo terjatev ali obveznost zapreti na datum, ko le-ta zapade.
|
S klikom na gumb 
se označene postavke za povezovanje knjižijo na temeljnico, izbrano med parametri za knjižbo. Program sam še sporoči, ko je postopek uspešno zaključen (glej Knjiženje uspešno zaključeno! Temeljnica XXX).
Ob uspešnem knjiženju nam program prikaže temeljnico, ki jo je pripravil.
Pred knjiženjem se izvedejo še kontrole vknjižbe v vsako posamezno pozicijo temeljnice glede na zahtevane kontrole kontnega plana (glej Napake kontrol kontnega plana).
Glej povezane primere:
