Importimi i një dokumenti PANTHEON në eDokumentacion
Te eDokumentacion, mund të importoni dokumente PANTHEON si XML me bashkëngjitje (si eSLOG). Kjo përfshin p.sh. porosi, fletëpaketimi, faturat, etj.
Që të jeni në gjendje të importoni një dokument elektronik PANTHEON si një XML me bashkëngjitje, si një porosi ose një faturë, ai duhet së pari të konvertohet, ose eksportohet si eSLOG. Kur kjo të jetë bërë, mund të importohet në eDokumentacion.
 |
KËSHILLË
Dhoma e Tregtisë Sllovene filloi një projekt në vitin 2001, me iniciativën e kompanive: e-SLOG "Biznesi elektronik i ekonomisë sllovene". Projekti përfshinte ekspertë nga më shumë se 90 kompani me qëllimin e përgatitjes dhe zbatimit të standardeve për biznesin elektronik të kompanive, i cili përfshin një porosi, një fletëpaketimi dhe një faturë në formatin .XML.
|
1. Krijimi i një Arkivi të ri për Blerjen
 |
Paralajmërim
Në Ruajtje brenda PANTHEON, ka një arkiv të paracaktuar Arkiv. Një Arkiv i ri mund të krijohet nëse është e nevojshme. Normalisht, ky është një proces një herë. Ky hap mund të anashkalohet, nëse personat përgjegjës në kompaninë tuaj e kanë vendosur tashmë, ose ju përdorni vetëm Arkivin e paracaktuar PANTHEON.
|
Në këtë rast, departamenti i blerjeve do të fillojë digitalizimin e dokumenteve dhe dërgimin e tyre në eDokumentacion. Për këtë qëllim, personi përgjegjës krijon një Arkiv të ri (gardërobë) për Blerjen.
Në menunë, personi përgjegjës zgjedh Parametrat | Programi | Llojet e dokumenteve dhe një Regjistër i Llojeve të Dokumenteve hapet.
Personi përgjegjës zgjedh panelin e Arkivit , dhe klikoni butonin 
(Futni regjistrin) në shiritin e detyrave. Personi përgjegjës përcakton parametrat e nevojshëm për të;
- Emri i shkurtër: PUR
- Emri: Porosi blerjeje
- Klasifikimi: Nuk është klasifikuar (kur importoni dokumentin, personi përgjegjës do të përcaktojë nëse dokumenti do të klasifikohet në tregun e brendshëm të Blerjes ose tregun e huaj të Blerjes)
- Personi përgjegjës përcakton statuset dhe ruan Arkivin e ri, siç përshkruhet në kapitullin Krijimi i një Arkivi.
|
KËSHILLË
Është më e lehtë të imagjinosh një arkiv si një gardërobë. Në rastin e ruajtjes së dokumenteve elektronike, arkivi është një pjesë e Ruajtjes, ku vendosen dokumentet.
|
2. Definimi i Arkivit dhe Klasifikimit sipas llojit të dokumentit
|
Paralajmërim
Definimi i Arkivit dhe Klasifikimit për llojet e dokumenteve individuale është normalisht një proces një herë. Ky hap mund të lihet jashtë, nëse kjo është tashmë e përcaktuar. Nuk keni nevojë ta vendosni çdo herë.
|
Në hapin e dytë, personi përgjegjës përcakton Arkivin dhe Klasifikimin për llojet e dokumenteve individuale.
Në këtë rast, personi përgjegjës do të përcaktojë këtë për Llojin e Dokumentit 0210 - Importi i porosisë së blerjes.
Për ta bërë këtë, personi përgjegjës hap Regjistrin e Llojeve të Dokumentevedhe klikoni Porositë | Porositë e blerjes panelin.
Për llojin e dokumentit të zgjedhur, personi përgjegjës do të përcaktojë:
- Arkiv: Blerje (zgjedh arkivin e dokumenteve të blerjes, të krijuar në hapin e mëparshëm)
- Klasifikimi: 4122 - Blerje - Tregu i Huaj (zgjedh klasifikimin përkatës, të krijuar më parë)
|
KËSHILLË
- Klasifikimi i dokumenteve ju mundëson të renditni dhe gruponi dokumentet sipas pronave të tyre, dhe tregon një grup dokumentesh në të cilin i përket. Është më e lehtë të imagjinosh klasifikimin si një dosje në të cilën vendosen dokumentet e të njëjtit lloj.
- Për të përcaktuar një klasifikim (dosje), në të cilën dokumentet brenda Arkivit (gardërobë) do të vendosen, për një lloj të caktuar dokumenti, Klasifikimi duhet së pari të krijohet.
|
3. Eksportimi i Porosisë së Furnizuesit si një eSLOG
Të gjitha kushtet për importimin e saktë të porosive të Blerjes PANTHEON në eDokumentacion tani janë përmbushur.
Personi përgjegjës tani mund të dërgojë porosinë e blerjes në eDokumentacion kur ajo të krijohet.
|
Paralajmërim
Për të përdorur shërbimin e eDokumentacionit, ai duhet së pari të aktivizohet dhe disa parametra duhet të përcaktohen.
|
Në këtë rast, personi përgjegjës përgatiti dokumentin 21-0210-000072 për blerjen e materialeve për çadra, nga furnizuesi i huaj: ZELT MATERIAL, GmbH.
Personi përgjegjës hap porosinë duke zgjedhur Porositë | Porositë e blerjes | 0210 - Importi i porosisë së blerjes.
Në formularin e porosisë, personi përgjegjës gjen porosinë e dëshiruar përmes butonave të navigimit në shiritin e mjeteve.
Pastaj, personi përgjegjës klikoni 
(Importoni/eksportoni të dhënat) butonin dhe zgjedh Eksporto porositë e blerjes si eDokument.
Një Dokument Eksporti si eDokument hapet. Në dritaren, personi përgjegjës përcaktonparametrat e nevojshëm:
- Tipi i ESlog: ESlog 2.0 (zgjedh llojin aktual të dokumentit eSlog)
- Personi përgjegjës kontrollon kutitë e kontrollit:
- Dërgo në Dokumentacion
- Eksporto xml
- Eksporto PDF
- Eksporto zarf
siç dëshiron personi përgjegjës që dokumenti të dërgohet në eDokumentacion dhe duke bërë kështu, të krijohet një XML, një PDF dhe një zarf për porosinë e zgjedhur.
|
Paralajmërim
Nëse, në formularin Eksporto dokumentin si eDokument , në fushën Gabim programi njofton një gabim, gabimi duhet të rregullohet para se të importohet në eDokumentacion.
|
Eksportimi i dokumentit si një eDokument dhe duke e dërguar atë në eDokumentacion përfundon duke klikuar butonin Krijo butonin.
|
KËSHILLË
- Nëse po konvertoni një faturë në XML, vendosni parametrat e saktë në Regjistrin e Njësive të Masës, kolona Kodet Ndërkombëtare të Njësive të Masës 2.
- Kodi ndërkombëtar për njësinë e masës PCS është H87.
|
Ekrani tregon Informacionin mbi eksportin e suksesshëm, të cilin personi përgjegjës e konfirmon duke klikuar butonin OK butonin.
|
KËSHILLË
Po ashtu siç mund të konvertoni porositë e blerjes PANTHEON në xml, formë elektronike (sipas standardit eSLOG), mund të konvertoni/eksportoni Faturat, Fletëpaketimet, etj. Kjo bëhet përmes veçorive të ngjashme si për porositë: Eksportoni Dokumentin e Çështjes si eDokument , Eksportoni Porosinë e Shitjes si eDokument , Eksportoni eDokument Fletëpaketimi , Eksportoni eDokument Fletëpaketimi për Klientin etj.
|
4. Kërkimi dhe rishikimi i porosisë së importuar në eDokumentacion
Në fund, personi përgjegjës dëshiron të rishikojë listën e dokumenteve të porosisë së importuar nga PANTHEON në eDokumentacion.
Personi përgjegjës filtron listën e dokumenteve sipas Klasifikimit: 4122 - Blerje - Tregu i Huaj (siç shihet në imazhin më poshtë).
Duke bërë kështu, personi përgjegjës kufizon shfaqjen në dokumentet me klasifikimin e zgjedhur.
Në fund, personi përgjegjës rishikon dokumentin përmes shikuesit të dokumenteve të integruar në eDokumentacion.
|
KËSHILLË
Një procedurë e ngjashme e filtrimit dhe renditjes së listës së dokumenteve përshkruhet në kapitullin Kërkimi në Dokumentacion.
|