Krijimi i një Urdhri Udhëtimi

urdhri i udhëtimit është një dokument që mundëson monitorimin dhe vërtetimin e udhëtimeve të biznesit të punonjësve dhe të drejtën për rimbursimin e kostove të shkaktuara.

Rasti i mëposhtëm paraqet se si të krijohet një urdhër udhëtimi në PANTHEON.

PËRMBLEDHJE E RASTIT Personi përgjegjës, Adele Administrator, dëshiron të krijojë një urdhër udhëtimi për Ashley Accountant, e cila po merr pjesë në një seminar rreth PANTHEON në selinë e Datalab SI Ltd. më 1.09.2022. Urdhri i udhëtimit krijohet si më poshtë: Caktimi i Llojeve të Dokumenteve Krijimi i një Urdhri Udhëtimi Futja e të Dhënave në Header-in e Dokumentit Futja e të Dhënave të Udhëtimit dhe Automjetit Konfirmimi i Urdhrit të Udhëtimit Shtypja e Urdhrit të Udhëtimit

1. Caktimi i Llojeve të Dokumenteve

Para krijimit të urdhrave të udhëtimit, personi përgjegjës duhet të zgjedhë, ose të krijojë një Lloj Dokumenti.

SHËNIM Për udhëzime se si të krijoni një lloj dokumenti të ri, shihni kapitullin Krijimi i një Lloji të Ri Dokumenti.

Personi përgjegjës krijon llojin e dokumentit Urdhri i Udhëtimit në Regjistrin e Llojeve të Dokumenteve.

SHËNIM Caktoni cilësimet e rëndësishme për postimin automatik, marrjen e parave, llojin e dokumentit të transaksioneve dhe plotësimin e hyrjeve në ditar për llojin e zgjedhur të dokumentit. 2. Krijimi i një Urdhri Udhëtimi

Një urdhër udhëtimi duhet të krijohet dhe t'i jepet punonjësit para udhëtimit të biznesit.

Për të krijuar një urdhër udhëtimi, personi përgjegjës zgjedh

Personeli | Menaxhimi i Udhëtimeve | Urdhrat e Udhëtimit .Në formular, personi përgjegjës zgjedh llojin e dokumentit që kompania ka krijuar për urdhrat e udhëtimit: 7000 – Urdhri i Udhëtimit.

Personi përgjegjës krijon një rekord të ri duke klikuar

butonin në Shiritin e Detyrave .3. Futja e të Dhënave në Header-in e Dokumentit

Numri Rrjedhës

dhe Data e urdhrit të udhëtimit gjenerohen nga programi. Nga Dosjet e Punonjësve

menuja rënëse në fushën Punonjësi , personi përgjegjës zgjedh punonjësin që do të marrë urdhrin e udhëtimit, në këtë rast Ashley. Kur zgjidhet një punonjës, fusha Pozicioni plotësohet automatikisht: Shefi i Financave dhe Kontabilitetit.

fusha Poz.

plotësohet automatikisht vetëm nëse Dosja e Punonjësit të zgjedhur përfshin të dhënat. Duke klikuar butonin konfirmohet rekordi i urdhrit të udhëtimit.

Paguesi

i urdhrit të udhëtimit plotësohet automatikisht, nëse një pagues është zgjedhur në Regjistrin e Llojeve të Dokumenteve – Urdhrat e Udhëtimit . Në këtë rast, fusha plotësohet me Tecta plc.4. Futja e të Dhënave të Udhëtimit dhe Automjetit

Dritarja është e ndarë në dy seksione:

Të Dhënat e Udhëtimit

dhe Të Dhënat e Automjetit . Vendi i Nisjes

dhe Vendi i Mbërritjes kopjohen automatikisht nga Paneli i Administrimit | Kompania . Ditët/Orët e Mungesës

llogariten bazuar në të dhënat në linjat e futura në pjesën e poshtme të dritares. Nga lista rënëse në fushën Targa

, personi përgjegjës zgjedh numrin e targës së automjetit që punonjësi do të përdorë për udhëtimin. Automjetet personale gjurmohen në Regjistrin e Automjeteve

. Nëse punonjësi merr një automjet të kompanisë për udhëtimin, personi përgjegjës zgjedh fushën dukeAutomjeti i Kompanisë

. SHËNIMPër këtë arsye, programi nuk plotëson normën e kilometrave në

Norma e Kilometrave dhe Norma e Kilometrave fushat. Në Panelin e Udhëtimit

, personi përgjegjës fut të dhëna për udhëtimin në selinë e subjektit: Datalab SI Ltd. Duke klikuar dy herë hapet Regjistri i Subjekteve

. Qendra e Kostove

duhet të futet në fushën Qendra e Kostove . Në këtë rast, qendra e kostove është 2022/01 - Seminar PANTHEON. Personi përgjegjës cakton kohën e nisjes

nga kompania dhe kohën e mbërritjes prapë në kompani, në këtë rast 8.00 dhe 12.00. Në fushën Pagesa Brenda / Orë

, programi llogarit kohëzgjatjen e mungesës, në këtë rast 4 orë. Në Paneli i Administrimit |

Kjo Vend , personi përgjegjës kishte zgjedhur Slloveninë. Programi merr këto të dhëna dhe i merr automatikisht parasysh dhe zgjedh dietat ditore vendase në fushën D. Dietat. SHËNIM Llojet e dietave ditore dhe cilësimet caktohen në

Regjistrin e Dietave Ditore dhe Normave të Kilometrave . Të dhënat mund të korrigjohen ose ndryshohen manualisht nga personi përgjegjës.Në këtë rast, fusha

D. Dietat

nuk plotësohet, pasi punonjësi nuk po merr asnjë dietë ditore, sepse udhëtimi zgjati vetëm 4 orë. Në fushën Numëruesi Para

, personi përgjegjës fut numrin në numërues, ose programi gjen urdhrin e fundit të udhëtimit për automjetin e zgjedhur dhe ofron vlerën e fundit. Programi plotëson automatikisht fushën Numëruesi Pas

bazuar në vlerën e llogaritur në fushën Udhëtuar (km) . Personi përgjegjës përcakton Qëllimin e Udhëtimit

në seksionin e duhur, në këtë rast Seminar: Kontabilitet i Avancuar PANTHEON (siç tregohet në imazhin më poshtë). SHËNIM Numri i kilometrave të llogaritur plotësohet nga:

një klikim në Hartë | Google Maps butoni Regjistri i Subjekteve nëse distanca është futur vlerat në fushat Numëruesi Para / Pas futja manuale ose Regjistri i Zonave Postare , ku distancat për vende të veçanta janë futur. Të gjitha të dhënat e futura në pjesën e poshtme të formularit kopjohen në pjesën e sipërme, në linjat e urdhrit të udhëtimit.

Në një udhëtim, një punonjës mund të vizitojë subjekte të shumta, kjo do të thotë më shumë linja në rekord, ose një udhëtim rrethor. Në atë rast, kutia e kontrollitOrët Totale

shënohet.

5. Konfirmimi i Urdhrit të Udhëtimit Në fushën Miratuar

, personi përgjegjës zgjedh nëse urdhri është miratuar.

Lejet për miratimin e urdhrave të udhëtimit caktohen në Autorizimet .

Kur kutia e kontrollit shënohet, shfaqet një fushë. Nga menuja rënëse në këtë fushë, personi përgjegjës zgjedh personin që do të miratojë urdhrin e udhëtimit, në këtë rast Dan Drejtori. Personi përgjegjës zgjedhStatusin

e urdhrit të udhëtimit nga

Regjistri i Statuseve të Udhëtimit , në këtë rast 6. Shtypja e Urdhrit të Udhëtimit Urdhri i udhëtimit shtypet përmes shiritit të detyrave, duke klikuar(

Raportet

) butonin. Personi përgjegjës zgjedh llojin e dokumentit 7000 – Urdhrat e Udhëtimit.Më pas, personi përgjegjës fut kriteret e shtypjes dhe zgjedh llojin e raportit.Në këtë rast, personi përgjegjës fut Ashley Accountant në fushën

Punonjësi

dhe zgjedh llojin e raportit 3C0 – Raportet e Menaxhimit të Udhëtimeve.

SHËNIM Për udhëzime mbi shtimin e kostove direkte dhe rimbursimeve në urdhrin e udhëtimit, shihni kapitullin Kosto Direkte

. TEMA TË LIDHURA: Udhëtim