Čitanje PDF dokumenta Detaljno po pozicijama

Optičko čitanje (OCR) eKnjiženja je unapred primpremljeno za više načina čitanja PDF dokumenata, odnosno računa. Standardna funkcionalnost eKnjiženja omogućava dva načina čitanja PDF dokumenata.

Jedan od njih je optičko čitanje PDF dokumenata Detaljno po pozicijama (line-item-invoice).

Da bismo lakše predstavili navedeno, pojasnićemo to na primeru računovođe koji obrađuje dokument primljen od dobavljača. On ima 1 poziciju. Rezultat detaljnog čitanja PDF dokumenta po pozicijama biće faktura primljena u PANTHEON-u, koja će imati 1 poziciju kao i izvorni dokument dobavljača.

U primeru ispod vam prikazujemo kako ćemo doći do tog rezultata.

Opis primera Odgovorna osoba želi da uveze račun za subjekt _____ raščlanjivanjem detaljno po pozicijama. Postupak izvodi sledećim koracima: Podešavanje/proveravanje načina čitanja PDF dokumenta Pokretanje eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje Uvoz primljenog e-računa Popunjavanje nedostajućih podataka i učenje eKnjiženja Prijem računa u PANTHEON-u

1. Podešavanje/proveravanje načina čitanja PDF dokumenta

Odgovorna osoba najpre, za izabranog subjekta podesi, odnosno, proveri podešavanja načina čitanja PDF dokumenata u šifarniku subjekata.

U našem primeru mora biti podešeno Detaljno po pozicijama (line-item-Invoice), kao što je prikazano na slici ispod.

SAVET Detaljnija uputstva o podešavanju načina čitanja možete pročitati u poglavlju Podešavanja načina čitanja PDF dokumenta.

Odgovorna osoba nastavlja sa uvozom računa.

2. Pokretanja eProcesa Optičko čitanje (OCR) za eKnjiženje

Dokument uvozi u eDokumentaciju kako je prikazano na slici ispod.

Za konvertovanje podataka iz PDF dokumenta u format e-računa, na traci sa alatima Dokumentacije, klikne da taster (Čarobnjaci) i iz padajućeg menija izabere opciju: eKnjiženje OCR.

SAVET Da bi se poslovni proces prikazao na određenom PANTHEON obrascu, moramo to prvo podesiti kao opciju za izbor na tasteru Čarobnjaci u meniju Oblikovanje poslovnih procesa. O postupku možete pročitati u tački 3, poglavlja Osnovna podešavanja poslovnih procesa.

Poslovni proces pretvara PDF dokument u e-raučun u JASON formatu, koji se nalazi na kartici Datoteke, a pregled datoteke u JASON formatu je prikazan u Pregledu dokumenta.

Odgovorna osoba nastavlja sa uvozom e-raučna u PANTHEON.

3. Uvoz primljenog e-računa

U redu sa alatima obrasca Dokumenti, odgovorna osoba klikne na taster Čarobnjaci i u meniju izabere opciju za pokretanje željenog poslovnog procesa eKnjižbe uvoz.

SAVET Detaljan postupak uvoza primljenog e-računa u PANTHEON možete pročitati u poglavlju Uvoz primljenog e-računa preko eKnjiženja (OCR).

U obrascu Uvoz e-Slog dokumenata prijema proverava i ispunjava nedostajuće podatke.

SAVET Neki podaci se prikupe neposredno iz računa, drugi pak zavise od PANTHEON-ove logike.

4.Popunjavanje nedostajućih podataka i učenje eKnjiženja

Prilikom uvoza e-računa, neki podaci, kao što su datum ili pozicija računa, možda neće biti ispravno pročitani. Naime, sistem pri uvozu računa u PANTHEON, uči i biće uspešniji sledećim čitanjem.

U našem primeru, sistem nije prepoznao neke datume, šifru partnera itd. U tu svrhu, odgovorno lice uređuje podatke kao što je prikazano na slici iznad, a mi pojašnjavamo u nastavku:

• U zaglavlju: OCR nije prepoznao Datum PDV-a računa, zato podatke dopunjava ručno.
• U e-računu je bila primljena šifra partnera. Na prve dve pozicije računa, PANTHEON je prepoznao "svoj" kod na osnovu šifre partnera i subjekta. Podešavanja za ovo su u šifarniku idenata.

U našem primeru, šifru za poziciju bira ručno, sa padajuće liste (kako je rikazano na slici ispod).

PANTHEON-ove šifre program može prepoznati na različite načine. Korišćenjem prekidača Dodavanje šifara partnera koje nedostaju u šifarniku idenata kod uvoza, šifre partnera će se automatski dodati u šifarnik predmeta pri uvozu.

SAVET Kada želimo da uvezemo ident sa istom eksternom šifrom, PANTHEON će automatski pepoznati njegovu internu šifru.

Ukoliko u e-račun nije uneta jedinica mere, upisuje se podrazumevana jedinica mere iz šifarnika razmene.

Odgovorna osoba nastavlja sa uvozom. Dokument bira tako što označi polje za potvrdu (prikazano na slici ispod) i klikne na taster Uvezi.

Račun je kreiran u Vrsti dokumenta, koja je izabrana u označenom polju ispod, u odeljku Kod datuma računa i PDV se uvažava.

Broj uvezenog dokumenta je vidljiv na kartici Veze.

Dvostrukim klikom na broj dokumenta, otvara se prozor računa.

5. Prijem računa u PANTHEON-u

Primljeni račun, koji je nastao uvozom ovog e-računa, sadrži onoliko pozicija koliko ih je bilo na PDF računu.

SAVET Ako prilikom uvoza e-računa u PANTHEON vidimo da OCR sistem nije ispravno pročitao sve podatke, na primer, datume i/ili poreske stope, te podatke ručno dopunjavamo ili menjamo. OCR sistem uči iz računa uvezenih u PANTHEON, tako da će biti uspešniji u čitanju naredni put (Učenje eKnjiženja).