Grupno slanje dokumenata po e-pošti

Grupno slanje dokumenata po e-pošti nam može koristiti ukoliko za izdate račune odnosno dokumente ne kreiramo ispise i ne ih šaljemo kupcima neposredno tokom rada, već ih ispisujemo i šaljem na kraju radnog dana, nedelje ili meseca preko e-pošte.

Funkcionalnost Ispis od broja do broja omogućava ispis više dokumenata najednom, te nudi opciju njihovog slanja po e-pošti ili u Dokumentaciju.

SAVET Za uspešno slanje dokumenata po e-pošte iz PANTHEON-a pročitajte uputstva iz poglavlja Podešavanja e-pošte.

U nastavku vam prikazujemo primer grupnog slanja dokumenata po e-pošti.

OPIS PRIMERA Odgovorna osoba želi na početku meseca da pošalje računa za obavljene usluge po različitim ugovorima, od broja 23-3000-000001 do broja 23-3000-000013, koje je kreirala u prethodnom periodu. To će učiniti prateći sledeće korake: Slanje većeg broja dokumenata po e-pošti Pošalji e-mail Prikaz primljene e-pošte kupcu

1. Prikaz primljene e-pošte kupca

Odgovorna osoba se postavlja na zadnje izdati dokument vrste dokumenta za veleprodaju.

U meniju izabere Roba | Izdavanje | Dokument, te izabere odgovarajuću vrstu dokumenta: 3000 - Veleprodaja.

Izdati dokumenti su već kreirani.

SAVET Uputstva za kreiranje izdatog dokumenta možete pročitati u poglavlju Kreiranje dokumenata izdavanja.

Za ispis dokumenata od broja do broja u podnožju obrasca klikne na taster Od-do odnosno u redu sa alatima na taster (Čarobnjaci), te izabere opciju Ispis od broja do broja.

SAVET Na obrascima na koje je dodata funkcionalnost Ispis od broja do broja možemo obrazac otvoriti kombinacijom tastera CTRL + O.

Otvara se obrazac Ispis dokumenata, preko kog možemo za više dokumenata kreirati ispise odnosno ih poslati kupcima po e-pošti ili pak u Dokumentaciju.

Odgovorna osoba sada popunjava kriterijume ispisa odnosno unese opseg dokumenata koje želi poslati kupcima po e-pošti.

U polje Broj od: unese: 23-3000-000001.

U polje do: automatski se popuni broj dokumenta 23-3000-000013, budući da je u našem slučaju u pitanju dokument izabrane vrste dokumenta koji je poslednje kreiran.

Ispis dokumenata odgovorna osoba može prilagoditi svojim potrebama, te po potrebi uneti i druge kriterijume za ispisivanje.

SAVET Opise polja i tehnička uputstva možete pročitati u poglavlju Ispis dokumenata.

U delu Vrsta ispisa klikne n izabranu vrstu ispisa dokumenta za slanje.

U našem slučaju izabere vrstu ispisa 2OA – Račun.

Za nastavak klikne na taster Pošalji e-mail (Koristite podešavanja primaoca e-pošte).

SAVET Grupno slanje dokumenata po e-pošti moguće je i preko tastera Pošalji (Podešavanja za e-mail primaoca nisu u upotrebi), nakon čega se otvara obrazac Elektronska pošta.

2. Pošalji e-mail

Na obrascu Pošalji e-mail se zajedno prikazuju svi dokumenti.

Zadato su za slanje označeni svi dokumenti.

Za uspešno slanje e-pošte kupcu polje E-mail adresa mora biti popunjeno.

U delu Postavke za slanje e-poštom podešavamo odakle će biti učitan podatak o e-mailu.

U našem slučaju je štiklirano izborno polje Primarna adresa elek. pošte, što je podatak koji podešavamo u Šifarniku subjekata | Osnovni podaci, kao što je prikazano na slici ispod.

U polje Prateći tekst odgovorna osoba upiše tekst koji želi da doda dokumentu iz e-pošte.

Kada je sve uređeno, klikne na taster Kreiraj.

Nakon uspešnog slanja dokumenata po e-pošti program javlja informaciju da je operacija zaključena.

3. Prikaz primljene e-pošte kupcu

Kupac e-mail prima na svoju elektronsku adresu, zajedno sa poslatim dokumenatima u PDF-u.

UPOZORENJE Za pravilan prikaz teksta na PDF ispisima potrebno je u PANTHEON bazi, u Administratorskoj konzoli u Podešavanjima štiklirati polje Ugrađeni fontovi kod izvoza ispisa u PDF.