Arhiviranje dokumenata
Arhiviranje dokumentov
Forma je namenjena arhiviranju dokumenata (Naručivanja, Roba i Knjigovodstvo). U postupku arhiviranja, navedeni podaci (dokumenti) se čuvaju u arhivskoj bazi podataka ili u arhivskim tabelama. Time se smanjuje veličina radne baze podataka, a istovremeno se povećava brzina rada različitih pregleda i obrada, jer je aktivnih podataka tada u bazi manje.
Sadržaj je namenjen prvenstveno pojedinačnim korisnicima, koji imaju veliki broj dokumenata iz navedenih oblasti, i koji koriste program već dugi niz poslovnih godina, tako da mogu arhivirati stara poslovna razdoblja.
Arhiviranje starih podataka možete izvršiti i više puta, u zavisnosti od obima dokumenata koji se nakupi tokom poslovnih godina (npr.: arhiviranje možete izvršiti svake nekoliko godina).
 |
Obavezno neka se arhiviranje vrši samo za podatke koji su stari više godina ili za razdoblje koje seže više godina u prošlost!
Na ovaj način će noviji podaci i dalje biti dostupni u bazi podataka kao obično, dok će stari podaci biti u arhivskim tabelama ili arhivskim bazama.
Preporučljivo je da se u radnoj bazi zadrže podaci za najmanje poslednje dve godine.
|
|
Arhivske podatke, prvenstveno one u odvojenoj bazi, čuvajte jednako dosledno kao vašu aktivnu bazu podataka, jer se u njoj nalaze vaši dokumenti, koje ćete možda morati kasnije ponovo štampati, pregledavati i slično! |
Funkcijski dugmići, opcije i sadržaji forme Arhiviranje dokumenata
| Baza |
Unesite novo ime baze, koja će sadržavati arhivske podatke. Baza će se u postupku arhiviranja kreirati na vašem serveru. U slučaju da ne unesete bazu, arhiv će se napraviti u postojećoj bazi podataka u dodatnim kreiranim arhivskim tabelama. |
| Mapa MDF/LDF datoteka |
Možete takođe odrediti lokaciju gde će se na disku kreirati datoteke arhivske baze. U slučaju da to ne unesete, LDF/MDF datoteke će se kreirati na podrazumevanoj lokaciji vašeg SQL servera. |
| Šema |
podrazumevana je uvek šema "dbo" |
| Datum arhiviranja |
Datum (presečni datum) sa kojim će se izvršiti arhiviranje dokumenata. Datum treba biti određen za više poslovnih godina u prošlosti, kako bi se arhivirali samo stari podaci! Preporučuje se da se arhiviranje izvrši na kraju poslovne godine ili razdoblja (npr.: 31.12.2012 - to obuhvata arhiviranje dokumenata uključujući datum 31.12.2012). |
| VD za početno stanje zaliha |
Iz izborne tabele izaberite Vrstu dokumenta za kreiranje početnog stanja zaliha. Početno stanje zaliha će se na odabranom VD kreirati za pojedinačna skladišta narednog dana od datuma arhiviranja.
U izbornoj tabeli se nalaze VD, koji su interni preuzimanja i imaju u Šifrantu Vrsta dokumenata izabranu opciju: "Mogućnost vrednosnog knjiženja". U slučaju da takva vrsta dokumenta u programu još ne postoji, potrebno je da je kreirate.
Preporučljivo je da se za potrebe početnog stanja zbog arhiviranja otvori ili izabere potpuno svoja Vrsta dokumenta baš za tu svrhu.
|
| Zak. godina za dat. arh. |
|
| "Kreiraj početno stanje" |
Klikom na dugme program će kreirati početna stanja zaliha po pojedinačnim skladištima i početna stanja za potrebe štampanja Trgovinskih evidencija.
Početno stanje za potrebe trgovinskih evidencija u samoj bazi nije vidljivo.
|
| "Arhiviraj" |
Ovime započinjete postupak izrade arhiva. Za izvršenje postupka arhiviranja korisnik mora imati administratorska prava, u suprotnom će ga program o tome obavestiti.
U zavisnosti od veličine baze ili količine podataka, arhiviranje podataka može trajati duže vreme! |
| Sigurnosna kopija baze |
Sa označenim sadržajem će se pre početka arhiviranja izvršiti postupak arhiva (backupa) vaše baze podataka, koju ćete arhivirati - preporučljivo! |
| Sinhronizuj |
Dugme je namenjeno sinhronizaciji arhivskih tabela ili baza u slučaju da su se u izvornoj bazi osnovni podaci nakon arhiviranja promenili. Postupak usklađuje promene i u arhivu. |
| Nadogradi arhiv |
U slučaju da želite pregledati ili vratiti arhiv nazad u bazu podataka, mora biti obavezno usklađen sa izvorom baze podataka. Ovime dugmetom ga usklađujete/nadograđujete. Mogućnost izbora nadogradnje arhivskih podataka ili baza je dostupna i u programu za nadogradnju Clotho. |
| Restauriraj |
Dugme je namenjeno restauraciji arhiva, koji su sadržani u tabeli. Ovim postupkom se sadržaj baze podataka vraća u prvobitno stanje, koje je bilo pre arhiviranja. |
| Postojeći arhivi |
U tabeli je prikazan log izvršenih postupaka, koji se odnose na izrađene arhive ili sinhronizaciju ili nadogradnju arhiva. Podaci u tabeli sadrže podatak o presečnom datumu arhiva, serveru, imenu baze, šemi, datumu arhiviranja ili sinhronizacije, kao i datum i vreme kada je postupak izvršen. |
| Kreirani dokumenti početnog stanja |
Po završetku kreiranja početnih stanja zaliha, na ovom mestu se ispisuju kreirani dokumenti. Za svako skladište se kreira svoj dokument. |
| Greške pri kreiranju početnog stanja |
U slučaju da program u procesu kreiranja početnih stanja zaliha za potrebe arhiviranja naiđe na nepravilnosti u zalihama, to javlja u panelu Greške. Program javlja na kojem identu i skladištu je greška i opis greške.
Program u ovom slučaju neće kreirati dokumente početnih stanja zaliha!
|
| Skladišta za kreiranje početnog stanja |
Na ovom mestu biramo za koja skladišta želimo da se kreiraju početna stanja za potrebe arhiviranja zaliha.
Za pravilno funkcionisanje preporučljivo je da se izaberu sva skladišta sa liste.
|
Dodatna programska obaveštenja ili upozorenja u formi Arhiviranje dokumenata
Pri korišćenju dugmeta Arhiviraj, program vas pita da li ste sigurni da želite arhivirati podatke pre datuma, koji je unesen u stavku "Datum arhiviranja". Postupak morate dvaput potvrditi.
U postupku arhiviranja baza podataka ne sme biti u upotrebi od strane drugih korisnika. U takvom slučaju program vas obaveštava sa prozorom u kojem takođe možete odspojiti druge korisnike. Preporučljivo je da drugi korisnici sami zatvore program, kako im ne biste odspojili bazu podataka tokom njihovog rada!
Kada je postupak arhiviranja završen, program vas o tome obaveštava.
U zavisnosti od veličine baze ili količine podataka, arhiviranje podataka može trajati duže vreme!
Arhiviranje robnog dela
Sa funkcijom arhiviranja svi dokumenti narudžbi i robnog modula arhiviraju se do datuma (uključujući datum) arhiviranja. Ovi dokumenti dakle fizički u bazi više nisu vidljivi/dostupni.
Većina obračuna je napravljena tako da ispisuju tekuće, ali i arhivske podatke.
|
Ako želimo u radnoj bazi ispisivati i arhivske podatke, moramo na obračune uneti datumske kriterijume, koji uključuju i arhivsko razdoblje.
U suprotnom, ako datumi ne budu uneseni, arhivski podaci se neće ispisivati.
|
|
Preporučljivo ili obavezno je da se Vrsta dokumenta, koju smo izabrali za kreiranje početnih stanja zaliha, na samim obračunima ne izabere prilikom ispisivanja obračuna. |
|
Obračuni, koji za sada ne podržavaju čitanje arhivskih podataka u bazi su:
DDV obračun i poreske knjige;
Obračun Servis;
Obračun Periodike;
Pregled istorije serijskih brojeva na formi Pregled serijskih brojeva...
|
|
Po kreiranju početnih stanja i arhiviranju podataka, obavezno je potrebno napraviti Obnovu zaliha (uključujući Statuse serijskih brojeva i Ponovni izračun cena za vrednovanje)! |