Arhiviranje dokumenata
Arhiviranje dokumentov
Obrazac je namijenjen za arhiviranje dokumenata (Narudžbe, robe i rezervacije). U procesu arhiviranja navedeni podaci (dokumenti) se pohranjuju u arhivsku bazu podataka ili u arhivskim tablicama. To smanjuje veličinu radne baze podataka, a istovremeno povećava brzinu raznih inspekcija i obrade, jer je u bazi podataka manje aktivnih podataka.
Sadržaj je prvenstveno namijenjen individualnim korisnicima koji imaju veliki broj dokumenata s gore navedenih područja i program koriste već više godina, kako bi mogli arhivirati stara poslovna razdoblja. Možete i arhivirati stare podatke nekoliko puta, ovisno o količini dokumenata koji se prikupljaju tijekom poslovnih godina (npr. Arhiviranje se može obaviti svakih nekoliko godina).
 |
Obavezno je provesti arhiviranje samo za podatke koji su stari nekoliko godina ili za razdoblje od nekoliko godina! Na taj će način noviji podaci i dalje biti dostupni u bazi podataka, kao i obično, a stari podaci u arhivskim tablicama ili arhivskim bazama podataka.
Preporučuje se čuvanje podataka u radnoj bazi podataka najmanje dvije posljednje godine.
|
|
Arhivski podaci, posebno oni u zasebnoj bazi podataka, pohranjuju se jednako dosljedno kao i vaša radna baza podataka, jer sadrže vaše dokumente koje ćete kasnije možda trebati ispisati, pregledati i slično! |
Funkcijski gumbi, opcije i sadržaj obrasca Arhiviranje dokumenata
| Baza |
Unesite novo ime u bazu podataka koja će sadržavati arhivske podatke. Baza podataka bit će kreirana na vašem poslužitelju tijekom postupka arhiviranja. U slučaju da ne unesete baze podataka, arhiva će se stvoriti u postojećoj bazi podataka u dodatno stvorenim arhivskim tablicama. |
| Mapa MDF/LDF datoteka |
Na disku možete odrediti i mjesto na kojem trebaju biti stvorene arhivske datoteke. Ako to ne unesete, stvorit će se LDF / MDF datoteke na zadanom mjestu vašeg SQL poslužitelja. |
| Shema |
zadana je uvijek shema "dbo" |
| Datum arhiviranja |
Datum (krajnji datum) na koji će se vršiti arhiviranje dokumenata. Datum bi trebao biti određen za nekoliko poslovnih godina u prošlosti da biste arhivirali samo stare podatke! Preporučuje se arhiviranje na kraju poslovne godine ili. razdoblja (npr .: 31.12.2019. - to uključuje arhiviranje dokumenata, uključujući datum 31.12.2019). |
| VD za poč. stanje zaliha |
Izaberemo vrstu dokumenta za kreiranje početnog stanja zaliha. Početno stanje zaliha će se kreirati na izabranoj vrsti dokumenta za pojedinačna skladišta na idući dan od datuma arhiviranja.
U tabeli se nalaze VD koji su interna preuzimanja i i šifrantu vrste dokumenata imaju izabranu opciju : "Mogućnost vrijednosnog knjiženja". Ako takva vrsta dokumenta ne postoji, potrebno ju je kreirati. Preporučuje se da se za namjenu arhiviranja početnog stanja kreira/izabere vrsta dokumenta isključivo za tu namjenu.
|
| Zak. godine za datum arh. |
Ako su na datumu arhiviranja kreirane temeljnice u zaključku godine, ovdje je prikazan broj zaključka godine. |
| "Kreiraj poč. stanje" |
Klikom na gumb, program kreira početna stanja zaliha po pojedinačnim skladištima i početna stanja u svrhu ispisa trgovačkih evidencija. Početno stanje za potrebe trgovačkih evidencija u samoj bazi nije vidljivo.
|
| "Arhiviraj" |
S tim gumbom započinjete postupak kreiranja arhive. Za pokretanje postupka arhiviranja, korisnik mora imati administratorska prava, inaće ga program o tome obavijesti.
S obzirom na veličinu baze i količinu podataka arhiviranje može potrajati duže vremena! |
| Sigurnosna kopija baze |
Ako je opcija uključena, prije početka arhiviranja će se pokrenuti postupak kreiranja sigurnosne kopije (backup) baze podataka, koju čete arhivirati - preporučuje se imati uključenu tu opciju! |
| "Sinkroniziraj" |
Gumb je namijenjen za sinkronizaciju arhivskih tablica i baze podataka u slučaju da su se osnovni podaci u izvornoj bazi podataka promijenili nakon arhiviranja. Proces također usklađuje promjene u arhivi. |
| "Nadogradi arhivu" |
U slučaju da želite pregledati ili vratiti arhivu u bazu podataka, ona mora biti usklađena s izvornom bazom podataka. Upotrijebite ovaj gumb za sinkronizaciju / nadogradnju. Mogućnost odabira nadogradnje arhivskih podataka ili baza je također dostupna u programu nadogradnje Clotho. |
| "Restauriraj" |
Gumb se koristi za obnavljanje arhiva sadržanih u tablici. Ovaj postupak vraća sadržaj baze podataka u prvotno stanje prije arhiviranja. |
| Postojeći arhivi |
Tablica prikazuje dnevnik izvedenih postupaka koji se odnose na stvorene arhive ili sinkronizaciju ili nadogradnju arhiva. Podaci u tablici sadrže podatke o datumu isključivanja arhive, poslužitelju, nazivu baze podataka, shemi, datumu arhiviranja ili sinkronizacije te datumu i vremenu kada je postupak izvršen. |
| Kreirani dokumenti Poč. stanja |
Nakon završetka stvaranja početnih stanja zaliha, ovdje su prikazani stvoreni dokumenti. Dokument se izrađuje za svako skladište. |
| Greške kod kreiranja poč. stanja |
U slučaju da program naiđe na nepravilnosti u zalihama u procesu stvaranja početnih stanja zaliha za potrebe arhiviranja, to prijavljuje na ploči Greške. Program izvještava o tome na kojem identu i skladištu je greška i opis pogreške. U tom slučaju program neće stvoriti dokumente početnih stanja zaliha!
|
| Skladišta za kreiranje poč. stanja |
U ovom mjestu odabiremo za koja skladišta želimo stvoriti početna stanja za potrebe arhiviranja zaliha. Za pravilan rad, preporučuje se da se sva skladišta odaberu s popisa.
|
Dodatne obavijesti o programu ili upozorenja u obliku Arhiviranje dokumenta
Kada koristite gumb Arhiviraj, program vas pita da li ste sigurni da želite arhivirati podatke prije datuma unesenog u stavci "Datum arhiviranja". Morate potvrditi postupak dva puta.
Baza podataka ne smije koristiti druge korisnike tijekom postupka arhiviranja. U tom slučaju program vas obavještava o prozoru u kojem možete prekinuti vezu s drugim korisnicima. Preporučuje se da ostali korisnici sami zatvore program kako ne biste isključili bazu podataka tijekom svog rada!
Kad je postupak arhiviranja završen, program će vas obavijestiti.
Ovisno o veličini baze arhiviranje podataka može dugo potrajati!
Arhiviranje dokumenata robe
Pomoću funkcije arhiviranja, arhiviraju se svi dokumenti narudžbe i modul robe do datuma (uključujući datum) arhiviranja. Ovi dokumenti više nisu fizički vidljivi / dostupni u bazi podataka. Većina izračuna se vrši tiskanjem trenutnih i arhivskih podataka.
|
Ako želimo ispisati arhivske podatke u radnoj bazi podataka, moramo unijeti kriterije datuma u izračune, koji uključuju i arhivsko razdoblje.
U suprotnom, ako datumi nisu uneseni, arhivski podaci neće se prikazati.
|
|
Preporučuje se ili Obvezno je da vrsta dokumenta koji smo odabrali za stvaranje početnog stanja na zalihama nije odabrana na samim računima prilikom ispisa računa. |
|
Računi koji trenutno ne podržavaju čitanje arhivskih podataka u bazi podataka su:
Povrat PDV-a i knjige poreza;
Usluga naplate;
Izračun periodike;
Pregled povijesti serijskih brojeva na obrascu Pregled serijskih brojeva ...
|
|
Nakon stvaranja početnog stanja i arhiviranja podataka, obvezno je izvršiti povrat zaliha (uključujući statuse serijskih brojeva i ponovno izračunavanje cijena vrednovanja)! |