Arkivimi i dokumenteve
Arhiviranje dokumentov
Forma është e destinuar për arkivimin e dokumenteve (Porosi, Mall dhe Libër). Në procesin e arkivimit, të dhënat e përmendura (dokumentet) ruhen në një bazë të dhënash arkivimi ose në tabela arkivimi. Kjo zvogëlon madhësinë e bazës së të dhënave të punës, dhe njëkohësisht rrit shpejtësinë e funksionimit të kontrollimeve dhe përpunimeve të ndryshme, pasi të dhënat aktive janë më pak në bazë.
Përmbajtja është e destinuar kryesisht për përdoruesit individualë, të cilët kanë një numër të madh dokumentesh nga fushat e përmendura, dhe përdorin programin për shumë vite biznesi, kështu që mund të arkivojnë periudha të vjetra biznesi.
Arkivimi i të dhënave të vjetra mund të kryhet gjithashtu disa herë, në varësi të sasisë së dokumenteve që grumbullohen gjatë viteve të biznesit (p.sh.: arkivimi mund të kryhet çdo disa vjet).
 |
Arkivimi duhet të kryhet vetëm për të dhënat që janë më të vjetra se disa vjet ose për një periudhë që shkon më shumë se disa vjet në të kaluarën!
Në këtë mënyrë, të dhënat më të reja do të jenë ende të disponueshme në bazën e të dhënave si zakonisht, ndërsa të dhënat e vjetra do të jenë në tabelat arkivike ose në bazat arkivike.
Është e rekomandueshme që në bazën e punës të ruhen të dhënat për të paktën dy vitet e fundit.
|
|
Të dhënat arkivike, kryesisht ato në një bazë të ndarë, ruhen me të njëjtën përpikëri si baza juaj aktive e të dhënave, pasi aty ndodhen dokumentet tuaja, të cilat ndoshta do t'ju nevojiten për t'i printuar, kontrolluar dhe të ngjashme! |
Butonat funksionalë, mundësitë dhe përmbajtjet e formës Arkivimi i dokumenteve
| Baza |
Shkruani emrin e ri të bazës, e cila do të përmbajë të dhënat arkivike. Baza do të krijohet në serverin tuaj gjatë procesit të arkivimit. Në rast se nuk e shkruani bazën, arkivi do të krijohet në bazën ekzistuese të të dhënave në tabela arkivike të krijuara shtesë. |
| Folderi MDF/LDF i skedarëve |
Po ashtu mund të përcaktoni lokacionin ku duhet të krijohen skedarët e bazës arkivike në disk. Në rast se nuk e shkruani këtë, skedarët LDF/MDF do të krijohen në lokacionin e paracaktuar të serverit tuaj SQL. |
| Schema |
e paracaktuar është gjithmonë schema "dbo" |
| Data e arkivimit |
Data (data e prerjes) me të cilën do të kryhet arkivimi i dokumenteve. Data duhet të përcaktohet për disa vite biznesi në të kaluarën, në mënyrë që të arkivohen vetëm të dhënat e vjetra! Rekomandohet që arkivimi të kryhet në fund të vitit të biznesit ose periudhës (p.sh.: 31.12.2012 - kjo përfshin arkivimin e dokumenteve duke përfshirë datën 31.12.2012). |
| VD për gjendjen fillestare të stokut |
Nga tabela e zgjedhjes, zgjidhni Llojin e dokumentit për krijimin e gjendjes fillestare të stokut. Gjendja fillestare e stokut do të krijohet në VD të zgjedhur për depo të veçanta ditën pas datës së arkivimit.
Në tabelën e zgjedhjes ndodhen VD, të cilat janë marrje të brendshme dhe kanë në Shifruesin e Llojeve të dokumenteve opsionin e zgjedhur: "Mundësia e regjistrimit të vlerës". Në rast se një lloj i tillë dokumenti nuk ekziston ende në program, duhet të krijohet.
Është e rekomandueshme që për qëllimet e gjendjes fillestare për shkak të arkivimit të hapet ose të zgjidhet një Lloj dokumenti krejtësisht i ri për këtë qëllim.
|
| Viti i mbylljes për datën e arkivimit |
|
| "Krijo gjendjen fillestare" |
Me një klikim në buton, programi do të krijojë gjendjet fillestare të stokut për depo të veçanta dhe gjendjet fillestare për nevojat e printimit të Regjistrimeve Tregtare.
Gjendja fillestare për nevojat e regjistrimeve tregtare në vetë bazën nuk është e dukshme.
|
| "Arkivoni" |
Me këtë buton filloni procesin e krijimit të arkivit. Për të kryer procesin e arkivimit, përdoruesi duhet të ketë të drejta administratorësh, përndryshe programi do ta njoftojë për këtë.
Në varësi të madhësisë së bazës ose sasisë së të dhënave, arkivimi i të dhënave mund të zgjasë më shumë! |
| Kopja rezervë e bazës |
Me përmbajtjen e shënuar, para fillimit të arkivimit do të kryhet procesi i arkivimit (backup) të bazës suaj të të dhënave, që do të arkivoni - e rekomanduar! |
| Sinkronizo |
Butoni është i destinuar për sinkronizimin e tabelave ose bazave arkivike në rast se të dhënat themelore në bazën burimore janë ndryshuar pas arkivimit. Procesi përputh ndryshimet gjithashtu në arkiv. |
| Upgrade arkiv |
Në rast se dëshironi të kontrolloni ose të ktheni arkivin përsëri në bazën e të dhënave, ai duhet të jetë patjetër i përputhur me bazën burimore të të dhënave. Me këtë buton e përputhni/nadgradoni. Mundësia e zgjedhjes së përmirësimit të të dhënave ose bazave arkivike është gjithashtu e disponueshme në programin për përmirësimin Clotho. |
| Restauro |
Butoni është i destinuar për restaurimin e arkivave, të cilat janë të përfshira në tabelë. Me këtë proces, përmbajtja e bazës së të dhënave kthehet në gjendjen origjinale, që ishte para arkivimit. |
| Arkivat ekzistuese |
Në tabelë është e dukshme logu i procedurave të kryera, të cilat lidhen me arkivat e krijuara ose sinkronizimin ose përmirësimin e arkivave. Të dhënat në tabelë përmbajnë informacionin mbi datën e prerjes së arkivit, serverin, emrin e bazës, schemën, datën e arkivimit ose sinkronizimit, si dhe datën dhe orën kur është kryer procesi. |
| Dokumentet e krijuara të gjendjes fillestare |
Pas përfundimit të krijimit të gjendjeve fillestare të stokut, këtu do të printohen dokumentet e krijuara. Për çdo depo krijohet dokumenti i saj. |
| Gabimet gjatë krijimit të gjendjes fillestare |
Në rast se programi gjatë procesit të krijimit të gjendjeve fillestare të stokut për nevojat e arkivimit, ndesh në anomali në stoqe, kjo do të njoftohet në panelin e Gabimeve. Programi njofton se në cilin ident dhe depo ka gabim dhe përshkrimin e gabimit.
Programi në këtë rast nuk do të krijojë dokumentet e gjendjeve fillestare të stokut!
|
| Depot për krijimin e gjendjes fillestare |
Në këtë vend zgjidhni për cilat depo dëshironi që të krijohen gjendjet fillestare për nevojat e arkivimit të stokut.
Për funksionimin e duhur, është e rekomandueshme që të zgjidhen të gjitha depot nga lista.
|
Njoftimet ose paralajmërimet shtesë në formën Arkivimi i dokumenteve
Kur përdorni butonin Arkivoni, programi ju pyet nëse jeni të sigurt se dëshironi të arkivoni të dhënat para datës që është shkruar në artikullin "Data e arkivimit". Procesi duhet të konfirmohet dy herë.
Gjatë procesit të arkivimit, baza e të dhënave nuk duhet të jetë në përdorim nga përdorues të tjerë. Në një rast të tillë, programi ju njofton me një dritare në të cilën gjithashtu mund të shkëputni përdoruesit e tjerë. Rekomandohet që përdoruesit e tjerë ta mbyllin vetë programin, në mënyrë që të mos shkëputni bazën e të dhënave gjatë punës së tyre!
Kur procesi i arkivimit të përfundojë, programi do t'ju njoftojë për këtë.
Në varësi të madhësisë së bazës ose sasisë së të dhënave, arkivimi i të dhënave mund të zgjasë më shumë!
Arkivimi i pjesës së mallrave
Me funksionin e arkivimit, të gjithë dokumentet e porosive dhe modulit të mallrave arkivohen deri në datën (duke përfshirë datën) e arkivimit. Këto dokumente pra fizikisht në bazë nuk janë më të dukshme/të aksesueshme.
Shumica e llogarive janë bërë në mënyrë që të printojnë të dhëna aktuale por gjithashtu edhe arkivike.
|
Nëse dëshirojmë të printojmë gjithashtu të dhëna arkivike në bazën e punës, duhet të fusim kritere datore në llogaritë që përfshijnë gjithashtu periudhën arkivike.
Në të kundërt, nëse datat nuk do të shkruhen, të dhënat arkivike nuk do të printohen.
|
|
Është e rekomandueshme ose e detyrueshme që Lloji i dokumentit, që kemi zgjedhur për krijimin e gjendjeve fillestare të stokut, të mos zgjidhet në llogaritë gjatë printimit të llogarive. |
|
Llogaritë, të cilat për momentin nuk mbështesin leximin e të dhënave arkivike në bazë janë:
llogaria e TVSH-së dhe librat tatimor;
llogaria e Shërbimit;
llogaria e Periudhës;
Shikimi i historisë së numrave serialë në formën Shikimi i numrave serialë...
|
|
Pas krijimit të gjendjeve fillestare dhe arkivimit të të dhënave, është e detyrueshme të bëhet Rindërtimi i stokut (duke përfshirë Statuset e numrave serialë dhe Rishikimin e çmimeve për vlerësim)! |
|