Arhivarea documentelor
Arhiviranje documentov
Forma este destinată arhivării documentelor (Comenzi, Bunuri și Cărți). În procesul de arhivare, datele specificate (documentele) sunt salvate în baza de date arhivistică sau în tabele arhivistice. Astfel, se reduce dimensiunea bazei de date de lucru și, în același timp, se crește viteza de operare a diferitelor vizualizări și procesări, deoarece datele active din bază sunt mai puține.
Conținutul este destinat în principal utilizatorilor individuali care au un număr mare de documente din domeniile menționate și care folosesc programul de mulți ani de afaceri, astfel încât își pot arhiva perioadele de afaceri vechi.
Arhivarea datelor vechi poate fi efectuată de mai multe ori, în funcție de volumul documentelor care se acumulează pe parcursul anilor de afaceri (de exemplu: arhivarea poate fi efectuată la fiecare câțiva ani).
 |
Arhivarea trebuie să fie efectuată doar pentru datele care au o vechime de mai mulți ani sau pentru o perioadă care se întinde cu mai mulți ani în trecut!
În acest fel, datele mai recente vor fi în continuare disponibile în baza de date ca de obicei, iar datele vechi vor fi în tabele arhivistice sau în baze arhivistice.
Este recomandat ca în baza de lucru să se păstreze datele pentru cel puțin ultimii doi ani.
|
|
Datele arhivistice, în special cele dintr-o bază separată, trebuie păstrate la fel de riguros ca baza de date activă, deoarece în ea se află documentele dumneavoastră, pe care poate va trebui să le tipăriți, să le vizualizați și așa mai departe! |
Butoanele funcționale, opțiunile și conținutul formularului Arhivarea documentelor
| Baza |
Introduceți un nou nume de bază care va conține datele arhivistice. Baza va fi creată pe serverul dumneavoastră în timpul procesului de arhivare. În cazul în care nu introduceți o bază, arhivul va fi creat în baza de date existentă în tabele arhivistice suplimentare. |
| Folderul fișierelor MDF/LDF |
Puteți specifica și locația unde fișierele bazei arhivistice trebuie să fie create pe disc. În cazul în care nu introduceți acest lucru, fișierele LDF/MDF vor fi create în locația implicită a serverului dumneavoastră SQL. |
| Schema |
implicit este întotdeauna schema "dbo" |
| Data arhivării |
Data (data de tăiere) cu care se va efectua arhivarea documentelor. Data trebuie să fie stabilită pentru mai mulți ani de afaceri în trecut, astfel încât să fie arhivate doar datele vechi! Este recomandat ca arhivarea să fie efectuată la sfârșitul anului de afaceri sau al perioadei (de exemplu: 31.12.2012 - aceasta include arhivarea documentelor până la data de 31.12.2012). |
| VD pentru starea inițială a stocurilor |
Din tabelul de selecție, selectăm Tipul documentului pentru crearea stării inițiale a stocurilor. Starea inițială a stocurilor va fi creată pentru fiecare VD selectat în ziua următoare datei arhivării.
În tabelul de selecție se află VD-uri care sunt preluări interne și au în Catalogul Tipurilor de documente opțiunea selectată: "Opțiunea de înregistrare a valorii". În cazul în care un astfel de tip de document nu există încă în program, trebuie creat.
Este recomandat să se deschidă sau să se selecteze un Tip de document complet nou pentru scopurile stării inițiale din cauza arhivării.
|
| Anul pentru data arh. |
|
| "Creează starea inițială" |
Prin clic pe buton, programul va crea stările inițiale ale stocurilor pentru fiecare depozit și stările inițiale pentru nevoile tipăririi Evidențelor Comerciale.
Starea inițială pentru nevoile evidențelor comerciale nu este vizibilă în baza de date.
|
| "Arhivează" |
Cu acest buton începeți procesul de creare a arhivului. Pentru a efectua procesul de arhivare, utilizatorul trebuie să aibă drepturi de administrator, altfel programul îl va informa despre acest lucru.
În funcție de dimensiunea bazei sau de cantitatea de date, arhivarea datelor poate dura mai mult timp! |
| Backup-ul bazei |
Cu conținutul bifat, înainte de începerea arhivării, se va efectua procesul de arhivare (backup) al bazei de date pe care o veți arhiva - recomandat! |
| Sincronizează |
Butonul este destinat sincronizării tabelelor sau bazelor arhivistice în cazul în care datele de bază din baza de date sursă s-au schimbat după arhivare. Procesul va alinia modificările și în arhivă. |
| Upgradează arhivul |
În cazul în care doriți să vizualizați sau să returnați arhivul în baza de date, acesta trebuie să fie obligatoriu aliniat cu baza de date sursă. Cu acest buton îl aliniați/upgradați. Opțiunea de alegere a upgrade-ului datelor arhivistice sau bazelor este disponibilă și în programul de upgrade Clotho. |
| Restaurare |
Butonul este destinat restaurării arhivelor care sunt conținute în tabel. Prin acest proces, conținutul bazei de date revine la starea inițială care a fost înainte de arhivare. |
| Arhive existente |
În tabel este afișat un jurnal al procedurilor efectuate, care se referă la arhivele create sau la sincronizările sau upgrade-urile arhivelor. Datele din tabel conțin informații despre data de tăiere a arhivei, server, numele bazei, schemă, data arhivării sau sincronizării, precum și data și ora când a fost efectuat procesul. |
| Documentele create pentru starea inițială |
După finalizarea creării stărilor inițiale ale stocurilor, documentele create sunt afișate aici. Pentru fiecare depozit se creează un document propriu. |
| Erori la crearea stării inițiale |
În cazul în care programul întâlnește anomalii în stocuri în procesul de creare a stărilor inițiale pentru arhivare, acesta va raporta în panoul Erori. Programul va indica pe care ID și depozit a apărut eroarea și descrierea erorii.
Programul în acest caz nu va crea documente pentru stările inițiale ale stocurilor!
|
| Depozite pentru crearea stării inițiale |
Aici selectăm pentru care depozite dorim să se creeze stările inițiale pentru nevoile arhivării stocurilor.
Pentru o funcționare corectă, este recomandat să se selecteze toate depozitele din listă.
|
Notificări sau avertizări suplimentare în formularul Arhivarea documentelor
Atunci când utilizați butonul Arhivează, programul vă întreabă dacă sunteți sigur că doriți să arhivați datele înainte de data care este introdusă în elementul "Data arhivării". Procesul trebuie confirmat de două ori.
În timpul procesului de arhivare, baza de date nu trebuie să fie utilizată de alți utilizatori. În acest caz, programul vă va informa cu o fereastră în care puteți deconecta alți utilizatori. Este recomandat ca alți utilizatori să închidă programul singuri, pentru a nu deconecta baza de date în timpul muncii lor!
Când procesul de arhivare este finalizat, programul vă va informa despre acest lucru.
În funcție de dimensiunea bazei sau de cantitatea de date, arhivarea datelor poate dura mai mult timp!
Arhivarea părții de bunuri
Cu funcția de arhivare, toate documentele comenzilor și modulului de bunuri sunt arhivate până la data (inclusiv data) arhivării. Aceste documente, prin urmare, nu mai sunt vizibile/accesibile fizic în bază.
Majoritatea calculilor sunt realizate astfel încât să tipărească atât datele curente, cât și cele arhivistice.
|
Dacă dorim să tipărim și date arhivistice în baza de lucru, trebuie să introducem criterii de dată în calcule, care includ și perioada arhivistică.
În caz contrar, dacă datele nu sunt introduse, datele arhivistice nu vor fi tipărite.
|
|
Este recomandat sau obligatoriu ca Tipul documentului pe care l-am selectat pentru crearea stărilor inițiale ale stocurilor să nu fie selectat în calcule la tipărirea acestora. |
|
Calculile care deocamdată nu suportă citirea datelor arhivistice din bază sunt:
Calculul TVA-ului și cărțile de impozite;
Calculul Serviciului;
Calculul Perioadelor;
Vizualizarea istoricului numerelor de serie în formularul Vizualizare numere de serie...
|
|
După crearea stărilor inițiale și arhivarea datelor, este obligatoriu să se efectueze Restaurarea stocurilor (inclusiv cu Stările numerelor de serie și Recalcularea prețurilor pentru evaluare)! |