Tabela dokumenata
Na obrascu Dokumenti dokumenti u dokumentaciji su prikazani u Tabeli dokumenata.
U tabeli se prikazuju osnovni tj. glavni podaci dokumenta npr. status, arhiv, datum dokumenta, podaci o subjektu, klasifikaciji i šifra skladišta. Prikaz se može menjati pomoću različitih Filtera.
Spisak u tabeli je sastavljen od sledećih kolona:
|
Status
|
U polju je prikazan status dokumenta.
Broj i nazivi statusa su proizvoljni. U PANTHEON-u su unapred podešena dva statusa dokumenta.
- P – potvrđen: znači da je dokument sa ovim statusom bio potvrđen od strane odgovorne osobe
- N – nepotvrđen: znači da dokument sa ovim statusom još uvek nije bio potvrđen od strane odgovorne osobe.
Na raspolaganju su opcije, koje kreiramo na vrsti dokumenta arhiv, u Šifarniku vrsta dokumenata na panelu Statusi.
 |
SAVET
Za pomoć prilikom kreiranja statusa dokumenata pogledajte uputstva u poglavlju Arhiv.
|
|
|
Ključ
|
U polju je zapisan jedinstveni ključ ili identifikator dokumenta. To jednostavno znači da može postojati samo jedan zapis sa tim primarnim ključem u toj tabeli ili obrascu. Ako pokušamo da unesemo zapis sa brojem primarnog ključa koji već postoji, program prijavljuje grešku.
|
|
Arhiv
|
U polju je zapisan podatak o arhivu, u koji smo uvrstili dokument. Vrste dokumenata arhiva imamo kreirane u obrascu Šifarnik vrsta dokumenata. Arhiv i čuvanje se za dokument određuju iz podešavanja klasifikacije.
U određeni arhiv mogu da dolaze dokumenti iz različitih sandučića, na osnovu podešavanja na panelu Sandučići.
|
SAVET
Možemo imati proizvoljan broj arhiva. Ukoliko arhive vodimo npr. po poslovnim jedinicama, po lokacijama možemo imati jedinstveni kreiran Arhiv.
|
|
|
Datum
|
U polju su zapisani datum i vreme kreiranja izabranog dokumenta.
|
|
Datum dospeća
|
U polju je zapisan podatak o datumu dospeća koji se prenosi sa klasifikacije.
|
|
Subjekt
|
U polju je zapisan subjekt na kog se dokument vezuje. Isti se prenosi iz Šifarnika subjekata.
|
|
Naziv subjekta 2
|
U polju je zapisan naziv2 subjekta tj. dugi naziv subjekta. Podatak se prenosi iz obrasca Šifarnik subjekata, pole Naziv2.
|
|
ID Klasifikacije
|
Polje sadrži naziv klasifikacije izabranog dokumenta. Klasifikacija omogućava, pored klasifikacije dokumenta, i utvrđivanje rukovanja ovim dokumentom (Skladište).
|
|
Naziv
|
U polju je zapisan naziv dokumenta, koji je automatski generisan iz modula, u kom je dokument bio kreiran. Npr. Skeniran dokument, e-dokumenta itd.
|
|
Napomena
|
U polju upisujemo proizvoljnu napomenu za dokument.
|
|
ID skladišta
|
U polju je zapisano ime skladišta u kom je dokument sačuvan. Skladišta su kreirana u meniju Podešavanja | Program | Administratorska konzola na panelu Podešavanja | Dokumentacija | Skladišta odnosno dokumentu se pripisuje određeno skladište prilikom odabira klasifikacije dokumenta.
|
|
ID sandučića
|
Polje sadrži poštansko sanduče iz kojeg je dokument poslat ili primljen. Poštanski sandučići se kreiraju u meniju Podešavanja | Program | Administratorska konzola na panelu Podešavanja | Dokumentacija | Sandučići.
|
|
Savet
Kolone u tabeli mogu se prilagođavati. Pomoću desnog klika na bilo koji naziv kolone i odabirom opcije Uređivanje | Odabir kolone otvara se prozor Prilagođavanje, u kom se mogu dodavati tj odstraniti prikazane kolone.
|