Документи

Документи

Документите са основно работно поле за работа в Документацията, тук изпращаме и приемаме пакети, и ги обработваме в зависимост от задачи и настройки.

Издадените фактури изпращаме в Документацията чрез магьосника Извеждане от номер до номер и бутона Изпрати/Изпечатай/Архивирай, който намираме сред магьосниците на Издадените фактури. 

В прозореца Документи е наличен също Магьосник за настройка на документацията, който позволява създаването на основни настройки за използване на модула Документация.

В лявата част на прозореца се намира панел Филтър, където можем да ограничим показването на документите по следните критерии:

Ако панелът Филтър не е отворен, кликваме на две стрелки, обърнати надолу, за да се покаже. С повторен клик скриваме панела.

С клик на бутона Филтър, извършваме показване на избраната ограничение.

Под панела Филтър намираме всички пощенски кутии за всички обменни услуги (драйвери), които сме настроили чрез Магьосник за настройка на документацията или директно в Настройки->Програма->Административна конзола->Настройки->Параметри на програмата->Документация и архивиране. С клик на отделна пощенска кутия, се показват документите, които са били обработени или ще бъдат обработени с тази пощенска кутия. Ако все още не са били обработени, но в зависимост от настройките знаем, че ще бъдат обработени с определена пощенска кутия, ги виждаме едновременно в Частта и съответната пощенска кутия, която в такъв случай е изписана с удебелен шрифт, в скобите показва броя на такива документи. С клик на реда В частта, се показват всички документи, които все още чакат обработка.

С клик на бутона Обработи всичко, обработваме всички документи, които са готови за обработка според настройките, т.е. изпращаме и получаваме документи. С десен клик на бутона Обработи всичко се показва меню, където можем да изберем дали ще обработим само изходящи документи или само входящи документи или ни показва кои документи ни чакат за обработка, където можем също ръчно да изберем кои ще обработим и кои не, така имаме пълен контрол какво ще се обработи и какво искаме да се обработи.

С двоен клик навсякъде в списъка с пощенски кутии се обновява показването им, разбира се, ако сме направили някакви промени в настройките.

Пощенските кутии са показани в зависимост от посоката, т.е. Изходяща, Входяща и Вътрешна. Отделно е показана опцията В частта, където са показани необработените документи, и Кошче, където намираме изтритите документи. Документите от кошчето не можем да възстановим, но можем да експортираме пакет, който е съдържал изтрит документ.

При изпращане на документ чрез услугата за обмен (драйвер) eStorite ZZI, получаваме за всеки изпратен документ обратна разписка, че документът е успешно приет и доставен в системата за обмен на eФактури. Разбира се, ако документът не е бил успешно приет (напр. не е бил подписан с електронен сертификат и т.н.), тогава причините за отказа в обратната разписка също са записани. Съдържанието на обратната разписка се показва с двоен клик на полето статус на документа, но можем да я намерим и в пакета и там да проверим нейното съдържание.

Добавянето на приложения към фактурата може да се извърши с клик на бутона Добави в пакета. След избора на съответния файл (приложение към фактурата) съдържанието на обвивката автоматично се променя, записва се информация за добавеното приложение. Иконата, обозначена със зелена отметка Проверка на съдържанието, проверява дали записите за приложенията са правилно добавени в обвивката.

Предварителният преглед на документите в документацията се извършва автоматично, когато се позиционираме на документа. В интернет браузъра е необходимо предварително да се импортира добавка (add-on) за Acrobat PDF Reader. С десен клик на документа се отваря опцията за отваряне на документа или отваряне на папката, където е съхранен документът. Отварянето на документа може да се извърши и с двоен клик на документа.

Добавяне на воден знак към предварителния преглед на документа.

Всички непрочетени документи в документацията се показват в списъка с задачи ToDo.

Избор на сертификат:

Пример за внос на цифров сертификат за пример на избор на сертификат от Windows хранилище.

При подписването на документа с операция, която включва и избор на сертификат от Windows хранилище, се отваря прозорец, в който избираме сертификат от Windows хранилище, отбелязваме опцията Лични сертификати. Ако имаме сертификат, чийто частен ключ се намира на смарт карта, можем да изберем третата опция, след което в полето Библиотека задаваме пътя до dll файла, чрез който можем да комуникираме със смарт картата, и съответния слот. След избора и въвеждането на паролата, се отварят сертификатите, които се намират на смарт картата. Такъв пример за употреба е полезен и за всички Halcom смарт карти, при които избираме файла personal.dll.

При подписването с Halcom сертификат с опцията Лични сертификати, сертификатът се показва в два реда. В колоната Приятно име имаме информация кой сертификат е предназначен за подписване. Сертификатът, за който в колоната Приятно име е посочено "Non Repudiation", не е предназначен за подписване, за подписване избираме сертификат с описание "Digital Signature". В случай на избор на грешен, така подписаната фактура ще бъде отказана от UJP.

Изборът на сертификат е възможен и чрез бутона . В този случай се отваря Windows браузър, където търсим и избираме нашия сертификат. След избора на сертификата, неговият път се записва в полето и след клик на бутона  програмата ни пита и за паролата за сертификата.