Kreiranje narudžbe kupcu

U modulu Narudžbe kupaca pratimo primljene narudžbe, ponude i predračune kupaca. Kreiranje dokumenta narudžbe nije obavezno, ali su dobra osnova za kreiranje sljedećih dokumenata. Iz narudžbi kupaca, bez ponovnog unosa podataka, možemo lako kreirati fakturu za izdavanje robe ili radni nalog za proizvodnju.

U ovom poglavlju ćemo vam predstaviti primjer kreiranja nove narudžbe kupcu u programu PANTHEON, koji prikazuje cijeli proces od prijema narudžbe kupca do elektronske pohrane narudžbe u eDokumentaciju.

OPIS PRIMJERA Paula Prodaja, vođa veleprodaje preduzeća Tecta, zaprimila je narudžbu od kupca INTERSPORT. Želi kreirati dokument narudžbe kupca, sačuvati ga u eDokumentaciju, i poslati ga klijentu na potvrdu putem eSlog-a. To će uraditi sljedećim koracima: Odabir odgovarajuće vrste dokumenta Kreiranje dokumenta narudžbe kupca Unos podataka u glavu narudžbe kupca Unos pozicija na narudžbu kupca Pregled vrijednosti narudžbe i dodavanje napomene Printanje narudžbe eDokumentacija

1. Odabir odgovarajuće vrste dokumenta

Vrste dokumenata poslovanja su veoma važne i uslovljavaju ponašanje programa i određuju sve procese koje se mogu izvršiti u programu, u ovom slučaju u modulu Narudžbe.

Da bi prodajna osoba započela sa kreiranjem novog dokumenta narudžbe kupcu, prvo mora odabrati odgovarajuću Vrstu dokumenta za Narudžbe.

U tu svrhu, odabere meni Narudžbe | Narudžbe kupaca i na listi odabere vrtu dokumenta 0100 - Predračun/ponuda kupcu.

Nastavlja da kreira dokument narudžbe.

2. Kreiranje dokumenta narudžbe kupca

Otvori se forma dokumenta 0100 – Predračun/ponuda kupcu.

Da bi Paula kreirala novi dokument na navigacionom redu narudžbe klikne dugme (Kreiraj zapis).

Među navigacijskim tasterima se u polju pojavi novi zapis, kojem se pri kliku na dugme dodijeli novi serijski broj i sačuva.

U sljedećem koraku počinje unosom podataka u glavi dokumenta.

3. Unos podataka u glavu narudžbe kupca

Dokument narudžbe kupca je sastavljen iz tri dijela: Glave dokumenta, pozicije dokumenta i vrijednosnim podacima.

Započinje sa unosom naručitelja i prevoznika.

SAVJET Ako ste započeli poslovanje sa novim kupcem, a još niste unijeli kupca u program, to možete uraditi u Šifrantu subjekata . Pogledajte primjer unosa novoga kupca OVDJE.

Narudžba je primljena od kupca INTERSPORT BH d.o.o.,zato će u polje Naručitelj upisati naziv INT. Otvorit će se šifrant subjekata za uneseni zapis.

Odabere željeni subjekt s liste i podaci se popune u polju Naručitelj. Samostalno se popuni i polje Prevoznik.

Iz Šifranta subjekata odn.. iz postavki šifranta vrste dokumenata podaci se samo stalno prenose:

• Datum
• Valjanost narudžbe
• Odjel
• Prodaja
• Valuta
• Dana za plaćanje
• Rok isporuke
• Tekst
• isporuka
• Paritet i mjesto pariteta
• Način plaćanja i
• Cjenovni razred.

Pregledat će podatke i po potrebi ispraviti.

U narednom koraku unese Status dokumenta i na taj način odredi u kojoj je fazi narudžva. U ovom slučaju, potvrda kupca je još uvijek na čekanju, tako da se status 1-Kreiran ostavlja kakav jeste.

SAVJET Postavke statusa se nalaze u Šifrantu vrste dokumenata narudžbi.

U polje Narudžbenica unosi broj narudžbe i Datum narudžbe kupcai datum u polje Rok isporuke.

S ovim su uneseni svi osnovni podaci u glavi narudžbe, a azatim nastavlja sa unosom podataka na poziciju narudžbe

4. Unos pozicija na narudžbu kupca

Na pozicijama narudžbe kupca odgovorno lice će odrediti sadržaj narudžbe kupca, koji se može sastojati od naručene robe, usluga i slično.

U našem slučaju, kupac naručuje robu iz kupovine: 20 komada šatora LARA 3.

U tu svrhu odgovorna osoba će prvo odrediti skladište koje se nalazi na robi. To će uradti itako da u polje Skladište, sa padajuće liste odabere veleprodajno skladište.

Na raspologanju su skladišta definisana u Šifrantu subjekata .

U sljedećem koraku na pozicije upiše naručene artikle. Započne sa klikom na prazno polje u koloni Šifra ili Naziv.

Upisivanjem početnih slova šifre/artikle u ovo prazno polje, ili sa klikom na strelicu padajuće liste se prikaže tabela artikala iz šifranta artikala.
Klikom na polje Količina, unosi količinu naručenih artikala i odabih potvrdi klikom na ENTER ili navigacijsko dugme .

Na ovaj način je unesen artikal LARA3 i količina 20 komada.

Program automatski popunjava ostale glavne podatke poziciji artikla (cijena, vrijednost, PDV...), koji su definisani u šifrantu artikala. Podatke može i ručno dopuniti ili izmijeniti.

U našem primjeru unosi dodatni 5% popust, tako da u prazno polje u koloni R1 % upiše broj 5.

Time je unos pozicija završen, nastavlja sa vrjednosnim poljima.

5. Pregled vrijednosti narudžbe i dodavanje napomene

Na vrijednosnoj traci provjeri ukupnu Vrijednost narudžbe, Vrijednost PDV-a i Popusta.

Vrijednost narudžbe je odgovarajuća. Narudžbi se dodaje i napomena.

Klikom na polje Napomena na dokumentuunosi tekst i ista će biti bidljiva na ispisu narudžbe. Odgovorna osoba upisuje, da je naručenu robu potrebno dostaviti u PE Sarajevo.

6. Printanje narudžbe

Odgovorna oseba želi vizualizacijo kreirane narudžbe.

U tu svrhu na Vrijednosnoj traci narudžbe klikne na dugme Narudžba.

Pošto odgovorna osoba takođe želi da odabere oblik ispisa, kliknut će desnom tipkom miša, klikne na desno dugme miša i sa liste ponuđenih oblika ispisa bira 095 -Narudžba.

U novom prozoru se otvara predpregled odabranog ispisa dokumenta narudžbe.

Na alatnoj traci gore desno klikne na dugme (Ispiši) dokument za pregled.

7. eDokumentacija

eDokumentacija je digitalno skladište sve dokumentacije koja se koristi u preduzeću. U dokumentaciji čuvamo ulaznu i izlaznu poštu (zajedno sa vođenjem poštanske knjige), sve računovodstvene dokumente (izvodi, zaključke godina, opomene…), komercijalnu dokumentaciju (npr. ugovore, anekse…), tehničku dokumentaciju (npr. upute za upotrebu, garantne listove…). Ukratko – SVE dokumente koje smo čuvali u registratorima ili dokumente koji su kružili po prostorijama preduzeća.

SAVJET Da biste mogli elektronski sačuvati Narudžbe ili Račune, otrebno je da imate aktiviranu uslugu eDokumentacija un. Koji su vam paketi dostupni i detaljne informacija možete pročitati na eDokumentacija web stranici.

Preduzeće Tecta ima aktiviranu uslugu eDokumentacija a in temu primerno vse dokumente ter tudi kreirana naročila shranjuje v varno hrambo.

Odgovorna osoba želi pohraniti narudžbu kupca u eDokumentaciju i poslati je klijentu putem bizBoxa na potvrdu.

Na kreiranoj narudžbi na analtnoj traci klikne na (Uvoz/Izvoz podataka) i na listi odabere Izvoz e-Slog narudžbe kupca.

Otvori se prozor Izvoz dokumenta kao e-Slog. U glavi dokumenta u polju E-slog tip s padajuće liste odabereEslog 2.0. Zadato su označeni potvrdni kvadratići za slanje dokumenata narudžbe u eDokumentaciju, izvoz dokumenta u PDF format i izvoz XML-a i koverte potrebne za slanje narudžbe putem bizBoxa.

SAVJET Od 1. 10. 2020. godine obavezno je da budžetskiputem eSloga verzije 2.0.

Odgovorna osoba klikom na dugme Kreiraj, izvozi dokument narudžbe kupca u dokumentaciju.

Otvori se obrazac dokumenta s novokreiranim dokumentom. Na tabu Datoteke vidimo kreirane dokumente.

S ovim korakom je zaključen proces kreiranja dokumenta narudžbe kupca.