Erstellen einer Verkaufsbestellung

Im Modul Verkaufsbestellungen, können Sie Bestellungen, Angebote und vorläufige Rechnungen von Kunden verfolgen. Das Erstellen von Bestelldokumenten ist optional, bietet jedoch eine gute Grundlage für die Erstellung der nachfolgenden Dokumente. Aus den Verkaufsbestellungen können Sie eine Rechnung für die Warenlieferung oder einen Arbeitsauftrag für die Produktion erstellen, ohne die Daten erneut eingeben zu müssen.

Dieses Kapitel zeigt ein Beispiel, wie eine neue Verkaufsbestellung in PANTHEON erstellt wird. Das Beispiel veranschaulicht den gesamten Prozess vom Erhalt der Verkaufsbestellung des Kunden bis zur Speicherung der Bestellung in der eDokumentation.

FALLZUSAMMENFASSUNG Sally Sales, Leiterin des Großhandels bei Tecta, hat Bestellungen vom Kunden INTERSPORT erhalten. Sie möchte ein Verkaufsbestelldokument erstellen, es in der eDokumentation speichern und es dem Kunden zur Bestätigung über eDocument senden. Dies wird wie folgt durchgeführt: Auswahl des passenden Dokumententyps Erstellen eines Verkaufsbestelldokuments Eingabe von Daten in den Kopf der Verkaufsbestellung Eingabe von Zeilen in die Verkaufsbestellung Überprüfung der Werte der Verkaufsbestellung und Hinzufügen einer Notiz Drucken der Verkaufsbestellung eDokumentation

1. Auswahl des passenden Dokumententyps

Geschäfts dokumenttypen sind sehr wichtig und beeinflussen das Verhalten des Programms, indem sie alle Aktionen bestimmen, die im Programm und in diesem Fall im Modul Bestellungen ausgeführt werden können.

Um mit der Eingabe eines neuen Verkaufsbestelldokuments zu beginnen, muss die verantwortliche Person in der Abteilung Großhandel zunächst den passenden Dokumententyp für Verkaufsbestellungen.

Zu diesem Zweck wird das Menü Bestellungen | Verkaufsbestellungen geöffnet und der Dokumententyp 0100 - Verkaufsbestellung aus der Liste ausgewählt.

Die verantwortliche Person erstellt dann das Bestelldokument.

2. Erstellen eines Verkaufsbestelldokuments

Das Dokumentformular 0100 – Verkaufsbestellung wird auf dem Bildschirm angezeigt.

Um ein neues Dokument zu erstellen, klickt die verantwortliche Person auf die Symbolleiste Schaltfläche (Datensatz einfügen).

Unter den Navigationsschaltflächenerscheint ein neuer Datensatz im Feld , der eine neue Seriennummer erhält und gespeichert wird, wenn Sie die Schaltfläche (Bearbeitung abschließen)klicken.

Im nächsten Schritt beginnt die verantwortliche Person mit der Eingabe der Daten in den Dokumentenkopf.

3. Eingabe von Daten in den Kopf der Verkaufsbestellung

Das Verkaufsbestelldokument ist in drei Teile unterteilt: den Dokumentenkopf, die Dokumentzeilen und die Wertleiste.

Die verantwortliche Person gibt zunächst den Kunden und den Spediteur ein.

TIPP Wenn Sie mit einem neuen Kunden Geschäfte begonnen haben und den Kunden noch nicht im Programm eingegeben haben, müssen Sie dies im Register Subjekte tun. Siehe das Beispiel, wie man einen neuen Kunden eingibt. Die Bestellung wurde vom Kunden INTERSPORT erhalten, daher beginnt die verantwortliche Person mit der Eingabe von INT im Feld Bestellt von

. Dies öffnet das Register Subjekte und die Liste der Subjekte, die zur Eingabe passen. Die verantwortliche Person wählt das gewünschte Subjekt aus der Liste aus und die Daten werden im FeldBestellt von

eingetragen. Das Feld Spediteurwird ebenfalls automatisch ausgefüllt. Die folgenden Daten werden automatisch aus dem Register Subjekte

oder aus den Einstellungen im Register Dokumenttypen übertragen: Datum Bestellgültigkeit

• Abteilung
• Verkaufen an
• Währung
• Zahlungsfrist
• Lieferfrist
• Text
• Liefern über
• Bedingungen/Ort
• Zahlungsmethode
• Preisniveau
• Die verantwortliche Person überprüft die Daten und korrigiert sie bei Bedarf.
• Dann wird der

Status

des Dokuments eingegeben, um die Phase der Bestellung zu definieren. In diesem Fall steht die Bestätigung des Kunden noch aus, daher bleibt der Status 1-Erstellt unverändert. TIPP Sie können die Status-Einstellungen im Kapitel

Dokumenttypen für Bestellungen überprüfen. Die verantwortliche Person gibt die Bestell-ID und das KundenBestelldatum

im Feld Bestellung und das Lieferdatum im Feld Liefern bis . Damit ist die Eingabe aller Hauptdaten im Bestellkopf abgeschlossen. Die verantwortliche Person gibt dann Daten in die Bestellzeilen ein.4. Eingabe von Zeilen in die Verkaufsbestellung

Die verantwortliche Person gibt den tatsächlichen Inhalt der Verkaufsbestellung, der aus Waren, Dienstleistungen usw. bestehen kann, in die Zeilen der Verkaufsbestellung ein.

In diesem Fall bestellt der Kunde Waren aus einem Einkauf: 20 Stück des Zeltartikels LARA 3.

Zu diesem Zweck gibt die verantwortliche Person zunächst das Lager an, in dem sich die Waren befinden. Dies geschieht im Feld

Lager

, wo Lager Großhandelaus der Dropdown-Liste ausgewählt wird. Verfügbare Lager werden im Register Subjekte

definiert. Dann gibt die verantwortliche Person die bestellten Artikel in die Zeilen ein, indem sie auf ein leeres Feld in der Spalte Artikel-ID

oder Beschreibung klickt. Durch Eingabe des Namens eines Artikels in das leere Feld oder durch Klicken auf den Pfeil des Dropdown-Menüs wird die Tabelle der Artikel aus dem Register Artikel angezeigt.Die verantwortliche Person klickt in das Feld

Menge

, um die gewünschte Menge der bestellten Artikel einzugeben, und bestätigt die Auswahl mit der Taste ENTER oder der Navigationstaste . Der Artikel LARA3 mit einer Menge von 20 Stück wird eingegeben. Das Programm füllt automatisch andere Hauptdaten in der Artikelzeile aus (Preis, Wert, MwSt. usw.), die im Register Artikel angegeben sind. Die Daten können manuell ausgefüllt oder korrigiert werden.

In diesem Fall gibt die verantwortliche Person einen zusätzlichen

5%

Rabatt ein, indem sie die Zahl 5 in das leere Feld in der Spalte D1 % eingibt. Damit ist der Prozess der Eingabe von Zeilen abgeschlossen.5. Überprüfung der Werte der Verkaufsbestellung und Hinzufügen einer Notiz

In der Wertleiste überprüft die verantwortliche Person den

Gesamt

wert der Bestellung sowie MwSt. und Rabatt werte. Der Bestellwert ist angemessen. Eine Notiz wird der Bestellung hinzugefügt. Dies geschieht durch Klicken und Eingeben von Text im Feld

Dokumentnotiz

, das später auch im Bestellbericht angezeigt wird. Die verantwortliche Person gibt eine Notiz ein, dass die bestellten Waren an die PE Ljubljana geliefert werden sollen. 6. Drucken der VerkaufsbestellungUm die erstellte Verkaufsbestellung leicht zu visualisieren, druckt die verantwortliche Person sie aus.

Dies geschieht durch Klicken auf die Schaltfläche

Bestellung

in der Wertleiste . Da die verantwortliche Person auch die Art des Berichts angeben möchte, klickt sie mit der rechten Maustaste auf die oben genannte Schaltfläche. Aus dem Dropdown-Menü wird095 - Bestellung

ausgewählt. Dies öffnet eine Vorschau des gewünschten Berichts

für das Bestelldokument. Durch Klicken auf die Schaltfläche der Symbolleiste (Drucken)

drucken die verantwortliche Person das Dokument aus. 7. eDokumentationeDokumentation

ist das Repository für alle Dokumentationen, die im Unternehmen verwendet werden. Eingehende und ausgehende Post, Geschäftsdokumentation, technische Dokumentation, kurz gesagt, ALLE Dokumente, die in Ordnern abgelegt oder als Papier im Unternehmen zirkuliert sind, werden in der eDokumentation gespeichert.

TIPPSie können Bestellungen und Rechnungen elektronisch senden, wenn Sie den Dienst

eRechnung aktiviert haben. Um alle Pakete zu überprüfen und weitere Informationen zu erhalten, besuchen Sie bitte die Website der eDokumentation. Tecta hat den Dienst eDokumentation

aktiviert, weshalb alle Dokumente, einschließlich der erstellten Bestellungen, in einem sicheren Speicher abgelegt werden. Die verantwortliche Person möchte die Verkaufsbestellung in der eDokumentation speichern und sie dem Kunden zur Bestätigung über bizBox senden.Auf der erstellten Bestellung klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche der Symbolleiste

(Daten importieren/exportieren)

und wählt die Menüoption  Verkaufsbestellung als eDokument exportieren . Das FensterDokument als eDokument exportieren

wird geöffnet. Im Feld ESlog-Typ des Dokumentenkopfes wird Eslog 2.0 aus der Dropdown-Liste ausgewählt. Standardmäßig sind die Kontrollkästchen für das Senden des Bestelldokuments an die eDokumentation, den Export des Dokuments im PDF-Format und den Export der XML-Datei und des Umschlags, die für das Senden der Bestellung über bizBox erforderlich sind, aktiviert. TIPP Ab dem 1. Oktober 2020 ist es verpflichtend, eRechnungen mit der Version eSlog 2.0 an Budgetnutzer zu senden.

Die verantwortliche Person klickt auf die Schaltfläche Erstellen

, um das Verkaufsbestelldokument in die Dokumentation zu exportieren. Das Fenster Dokumente

wird geöffnet und zeigt das neu erstellte Dokument. Im Tab Dateien werden die erstellten Dokumente angezeigt. Die verantwortliche Person möchte die Bestellung zur Bestätigung über bizBox an den Kunden senden.In der Symbolleiste Dokumente klickt die verantwortliche Person auf die Schaltfläche

(Daten importieren/exportieren

) und wählt die Menüoption An bizBox senden. Damit ist der Prozess der Erstellung eines Verkaufsbestelldokuments abgeschlossen.VERWANDTE THEMEN:

Eingabe von Verkaufsbestellungen