Wir wählen das entsprechende Format des iREK-Formulars aus, das wir an die E-Mail-Adressen der Beschäftigten senden werden. Zur Auswahl stehen folgende Formate: PDF, Word, Excel oder HTM.

Wenn wir in diesem Feld kein entsprechendes Format auswählen, werden die iREK im HTM-Format gesendet.

Wir schreiben den Betreff der Nachricht für den Empfänger der E-Mail.

Wir schreiben die Nachricht für den Empfänger der E-Mail.

Wenn wir dieses Feld sowie die Felder für E-Mail  in der Administrationskonsole l...l Internet  leer lassen, wird als Standardnachricht in die E-Mail der folgende Text eingefügt:

Im Anhang finden Sie Ihr iREK-Formular.

Die Spalte für das Passwort wird nur angezeigt, wenn wir in der Administrationskonsole l...l Internet  den Schalter „Verschlüsselung von Anhängen“ aktiviert haben, wo wir im Feld „Archivtyp“ auch die Möglichkeit haben, auszuwählen, in welche Datei das Dokument bei der Verschlüsselung gespeichert wird (7Z oder ZIP). In diesem Fall wird das iREK beim Versand mit dem Passwort verschlüsselt, das der Mitarbeiter im Kopf der Personalakte in Passworteingetragen hat. Das bedeutet, dass der Mitarbeiter das Formular nur mit dem Passwort öffnen kann, das er in der Personalakte eingetragen hat.

Der Schalter ist aktiviert, wenn der Mitarbeiter im Kopf der Personalakte in Passwort das Passwort eingetragen hat.

Wenn kein Passwort eingetragen ist, wird bei diesem Mitarbeiter die Spalte mit der Stammnummer rot markiert und die Auswahl in „Ausw.“ und „Passwort“ wird abgewählt, sodass das iREK-Formular für diesen Mitarbeiter nicht gesendet wird. 

Über den Button senden wir das iREK per E-Mail, wobei das Programm eine Warnung ausgibt:

Über den Button „Abbrechen“ können wir den Versand der iREK abbrechen. Mit dem Button „Bestätigen“ wird der Versand der iREK an die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter durchgeführt. Nach erfolgreichem Abschluss des Versands gibt das Programm eine Benachrichtigung aus:

Bei Bestätigung des Buttons „Bestätigen“ wird eine Liste der Empfänger mit ihren E-Mail-Adressen angezeigt, an die wir die iREK gesendet haben.

Der Empfänger des iREK erhält das Formular im Anhang an seine E-Mail-Adresse.

Wenn wir in der Administrationskonsole l...l Internet  den Schalter aktiviert haben  wird vom Empfänger des iREK eine Bestätigung des Empfangs angefordert.