Primer izrade dokumenta MS Office

Opcija Dokumenti nam omogućava prenos podataka o radniku i kreiranje kadrovskih dokumenata tipa Ugovor o radu i slično. Deluje preko Word Mail Merge sistema.

Prozor, koji nam se otvara namenjen je izboru radnika po kriterijumima za odabir i dokumenata, koje želimo da izradimo.

Najpre izaberemo dokument tj. predložak dokumenta, koji želimo da izradimo za željenog radnika. Predložak dokumenta može biti u sledećim oblicima npr. docx., doc., dot. 
 

Kada kliknemo na taster otvara nam se prozor pomoću kog biramo željeni predložak dokumenta.

Ukoliko nam se NE PRIKAZUJU fajlovi prilikom odabira dokumenata, potrebno je u polju File name uneti *i tip datoteke (u našem primeru *doc), klikom na Enter prikazaće nam sve .doc datoteke.

Nakon odabira, ime izabranog fajla nam se prenosi u polje Dokument.

U slučaju da polje dokument ostavimo prazno i želimo da nastavimo sa radom, program nas upozorava da je potrebno izabrati predložak.

Potrebno je da definišemo i kriterijume za kreiranje dokumenata (slično kao i u Kadrovskoj evidenciji). Za prenos radnika, uzmeđu prozora Radnici i Izabrai imamo na raspolaganju sledeće tastere:

	Prenosimo samo izabranog radnika iz tabele Radnici u Izabrani.
	Prenosimo sve radnike iz tabele Radnici u Izabrani.
	Vraćamo samo izabranog radnika iz tabele Izabrani u Radnici.
	Vraćamo sve radnike iz tabele Izabrani u Radnici.
	Prenosimo samo radnike, koji odgovaraju izabranim kriterijumima u delu Izborni kriterijumi.

Na donjoj slici je prikazan prenos radnika po izabranim ktriterijumima.
 

U meniju Uvoz / izvoz podataka, klikom na opciju Microsoft Word izvozimo podatke o radnicima i otvaramo predložak.

 Na ovaj način nam se klikom na Microsoft Word ispiše obaveštenje o izvozu.

Podatki se izvozijo tja kjer imamo shranjeno predlogo dokumenta katerega smo izbrali v polju Dokument.

Po kliku na gumb Potrdi se odpre še predloga dokumenta katerega smo izbrali v polju Dokument.

Na predlogi odpremo zavihek Mailings kjer izberemo Start Mail Merge ter Step by Step Mail Merge Wizard, da se na desni strani prikaže čarovnik katermu sledimo po korakih.

Pri prvem koraku izberemo opcijo Letters ter spodaj kliknemo na Next.

 pri drugem koraku izberemo opcijo Use the current document  ter Next

pri tretjem koraku izberemo opcijo Use the existing list ter kliknemo na Browse

kjer izberemo datoteko hrKadri.txt

ter potrdimo gumb Open, da se odpre spodnje okno kjer kliknemo na gumb OK.

Odpre se spodnje okno kjer lahko podatke še pregledujemo. Potrdimo gumb OK.

V čarovniku nadaljujemo izvajanje mailinga kjer spodaj desno kliknemo na Next. Pri 5 koraku se podatki izpišejo na dokumentu tako kot kaže slika spodaj:

Vsak izdelan dokument na koncu  tudi shranimo na disk.