еДокументација подесувања во PANTHEON

Услугата еДокументација се активира со нарачување пакет од веб-страницата на Даталаб. По добивањето на е-поштата за потврда, поставките за еДокументација треба да се дефинираат во PANTHEON. Подолу е пример за тоа како да ги дефинирате поставките за еДокументација во PANTHEON.

Опис на примерот Сметководителката Сања, раководител на одделот за финансии и сметководство во Текта, доби потврдна е-пошта дека услугата за еДокументација е успешно активирана. Таа сега ќе ги дефинира основните поставки во PANTHEON за да започне да користи еДокументација. Ова се прави на следниов начин: Поставување складишта Поставување шема за класификација Поставување поштенски сандачиња Поставување работни текови Поставување видови документи за еДокументација

Во Администраторска конзола, одговорното лице ги дефинира основните поставки за: шемата за класификација, складиштата, поштенските сандачиња и работните текови. Преносот на шифрарниците се врши со помош на волшебник кој ги пренесува податоците од веб-сервер до PANTHEON.

Одговорното лице го отвора волшебникот со отворање на менито Подесувања | Програм | Администраторска конзола | Подесувања | Документација.

1. Поставување складишта

Складишта се локациите каде што се чуваат документите за еДокументација. Одговорното лице го поставува шифрарникот за складиште, како што е прикажано на сликата подолу.

• Во волшебникот, одговорното лице кликнува на панелот Преземи складишта.

• Одговорното лице избира тип на увоз, во овој случај: Додај/ажурирај.

• Потоа, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси од серверот.

• Одговорното лице ги проверува регистрите што треба да се додадат во базата на податоци на Текта (број 3 на сликата подолу).

• Конечно, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси во шифрарник.

совет За секоја класификација, може да се дефинира различна локација за складирање и зачувување документи.

внимание Дури и ако немате активиран режим за задржување документи, некои функционалности ќе ве прашаат за информации за режимот за задржување документи. За да го направите ова, преземете ја опцијата Без задржување во книгата со шифри за задржување.

2. Поставување шема за класификација

Класификациите (или шемата за класификација) овозможуваат структурирано групирање на документи во различни групи и ви овозможуваат да го дефинирате времетраењето и начинот на задржување на документите. За таа цел, одговорното лице го презема регистарот шема за класификација за еДокументација.

• Во волшебникот, одговорното лице кликнува на панелот Преземи класификации, како што е прикажано на сликата подолу.

• Одговорното лице избира класификацијација шема од паѓачката листа на полето Група, во овој случај: SI01.

• Одговорното лице избира Тип на увоз, во овој случај: Додај/ажурирај.

• Потоа, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси од сервер.

• Одговорното лице ги проверува регистрите што треба да се додадат во базата на податоци на Tecta (број 4 на сликата подолу).

• Конечно, одговорното лице кликнува на копчето Префрли во регистар.

HINT Можете и да додавате класификации во менито Поставки | Документација | Шема за класификација. За рачно креирање на класификацијата, кликнете на лента со алатки копче (Вметни запис).

• Одговорното лице, исто така, доделува валидност и тип на складирање на секоја класификација или класификација група, како што е прикажано на сликата подолу.

ПРЕДУПРЕДУВАЊЕ Приодот на важност или чување на одредени видови документи е пропишан со закон.

3. Поставување поштенски сандачиња

Поштенските сандачиња ви дозволуваат да примате и испраќате документација по електронски пат (eSlog 2.0). Покрај дефинирањето на поставките во PANTHEON, мора да се дефинираат соодветните поставки за пристап во соработка со давателот на поштенското сандаче. Во овој случај, Tecta има активирано поштенско сандаче со давателот на услуги bizBox.

HINT За детали како да го активирате вашето поштенско сандаче bizBox, посетете ја веб-локацијата на bizBox.

Одговорното лице го пренесува регистарот Поштенски сандачиња на следниов начин:

• Во волшебникот, одговорното лице кликнува на панелот Преземи поштенски сандачиња, како што е прикажано на сликата подолу.

• Одговорното лице избира тип на увоз, во овој случај: Додај/ажурирај.

• Потоа, одговорното лице кликнува на копчето Пренеси од серверот.

• Одговорното лице ги проверува регистрите што треба да се додадат во базата на податоци на Tecta (број 3 на сликата подолу).

• Конечно, одговорното лице кликнува на копчето Префрли во регистар.

• Во полето Предмет, одговорното лице исто така ги доделува деталите за компанијата на секое поштенско сандаче. Во овој случај, одговорното лице избира Tecta Plc. од паѓачката листа, како што е прикажано на сликата подолу.

• Во полето Класификација, одговорното лице ја одредува класификацијата што ќе биде доделена на документите што треба да се увезат во поштенското сандаче.

• Одговорното лице ги внесува деталите за најавување во полињата Најавете се и Идентификувајте.

СОВЕТ Деталите за најавување беа доставени до одговорното лице од давателот на услугата bizBox по успешната регистрација на поштенското сандаче.

4. Поставување работни текови

Работните текови ви овозможуваат да ја автоматизирате вашата работа во PANTHEON. Предефинираните работни текови ќе ве водат низ деловниот процес и ќе ви овозможат да работите побрзо и поефикасно со програмата. Во овој случај, одговорното лице ги пренесува предефинираните работни текови од веб-сервер.

• Од паѓачката листа на полето Група, одговорното лице избира DMS.

• Одговорното лице го избира типот на увоз и кликнува на копчето Пренеси од сервер.

• Одговорното лице ги проверува работните текови што треба да се додадат во базата на податоци на Tecta (број 4 на сликата подолу) и ги увезува во базата на податоци со кликнување на копчето Префрли во регистар.

5. Поставување типови документи за eDocumentation

Одговорното лице ги дефинира поставките за типовите документи во два чекора. За таа цел, одговорното лице го отвора Типови документи регистрирајте се во менито Поставки | Програма | Видови документи.

5.1 Креирање типови документи за еДокументација

Одговорното лице прво го одредува типот на документи што ќе се користат за складирање документи во еДокументација.

• За таа цел, во панелот Документација одговорното лице создава нов тип на документ DIZ0, како што е прикажано на сликата подолу.

• Од паѓачката листа на полето Класификација, одговорното лице ја избира соодветната класификација, во овој случај: 250 - Фактури.

5.2 Напредни поставки за типови документи

За видови на документи кои ќе се складираат во eDocumentation во Tecta, одговорното лице исто така треба да ги дефинира напредните поставки. За таа цел, одговорното лице кликнува на панелот Стоки | Број.

• Од паѓачката листа на полето Архива, одговорното лице го избира типот на документот што се користи за целите на еДокументација, како што е дефинирано во точка 5.1 погоре: DIZ0.

• Одговорното лице избира или проверува дали Класификацијата е поставена на 250 - Фактури.

• Одговорното лице кликнува на картичката Стоки, а потоа на поттабот Напредни поставки и ја избира опцијата P1 од паѓачката листа на поле Тран. тип.

ПРЕДУПРЕДУВАЊЕ Поставката во полето Tran. напишете во панелот Напредните поставки се однесуваат само на издавање документи.