Zbirno fakturisanje

Zbirno fakturisanje

Pojmom zbirno fakturisanje označavamo posebnu vrstu fakturisanja, kada pojedinačne otpremnice sakupimo u podatak, koji knjižimo u glavnu knjigu. Osnovni razlog za zbirno fakturisanje je uvek situacija, u kojoj imamo veliki broj otpremnica, koje ne želimo da pojedinačno knjižimo u glavnu knjigu odnosno saldokonte.

1. Karakteristični primeri zbirnog fakturisanja

Najkarakterističniji primeri zbirnog fakturisanja su:

• dekadno ili mesečno fakturisanje (fakturišemo kupcu ili nam dobavljač fakturiše svakih deset/trideset dana)
• grupno fakturisanje više poslovnih jedinica
• sukcesivne nabavke.

Osnovne karakteristike dokumenata za zbirno izdavanje određujemo u Šifarniku vrsti dokumenata - Zbirno izdaja, a za sumarni prijem u Šifarniku vrsti dokumenata - zbirni račun (pogledajte poglavlje Sumarno fakturisanje). Primere možete pronaći u poglavljima Zbirno izdavanje odnosno Sumarni prijem.

2. Proces zbirnog fakturisanja

Pogledajmo zbirno fakturisanje na primeru grupnog fakturisanja više poslovnih jedinica. Naime, znanja koja steknemo iz ovog slučaja mogu se bez problema generalizovati i upotrebiti za druge primere.

Pretpostavimo da imamo Kupca A, koji ima poslovne jedinice (filijale) PJ Beograd, PJ Novi Sad i PJ Niš. Kupcu isporučujemo robu u poslovne jedinice, a za svaku isporuku mu dostavimo otpremnicu, koju nam kupčev predstavnik potpiše i tako potvrdi prijem.

U određenom vremenskom periodu imamo dakle otpremnice:

Gornji primer bismo inače mogli delom optimizovati upotrebom para kupac/platilac, ali ćemo radi preglednosti primer ostaviti već pomenute parametre.

Ukoliko knjižimo neposredno iz otpremnice, u saldokontima ćemo imati sledeća knjiženja (u primeru su izostavili knjiženje poreza)

Pored preteranog broja dokumenata za knjiženje, ovaj način nam takođe i veoma otežava pregled (ne vidi se koliko nam kupac duguje) i sam rad (recimo zatvaranje računa).

Budući da smo svesni manjkavosti fakturiranja velikog broja faktura sa sitnim iznosima, sa kupcem se dogovaramo da mu dostavljamo račun na svakih 10 dana. Svakim ovakvim zbirnim računom obuhvatamo sve otpremnice za izabranog kupca.

Kod otvaranja vrsta dokumenata moramo se pobrinuti da dokumente koje zbiramo (npr. otpremnice) označimo kao interne dokumente (više o tome u poglavlju Prijem).

Na osnovu gornjeg primera nam ova odluka omogućava otvaranje dva zbirna računa:

što nam pojednostavljuje i knjiženje:

3. Zbirno fakturisanja različitih vrsti dokumenata

Posebnu važnu ulogu ima zbirno fakturisanje kod različitih vrsti dokumenata.

Gornji primer ćemo nadograditi činjenicom da svaki od kupaca ima osobu koja vrši ambulantnu prodaju (prodaju iz vozila).

Radi preglednosti svaki ambulantni prodavac mora da evidentira svoje tekuće numerisanje.

Najjednostavnije je unikatno numerisanje u celoj organizaciji, tj. svakom prodavcu ćemo otvoriti sopstvenu vrstu dokumenta.

Zbirnim računom, koji uzima u obzir te vrste dokumenata, imaćemo pregledano obračunavanje. Zamislimo otpremnice kao u sledećem primeru:

4. Zbirno fakturisanje različitih tipova dokumenata

Iz prakse su poznati još komplikovaniji primeri. U slučaju remitende (npr. prilikom dostavljanja časopisa) moramo od zbira izdatih otpremnica oduzeti prijeme vraćene robe i na račun zaračunati samo neto primljenu količinu.

Za svakog prodavca iz gornjeg primera otvaramo novu vrstu dokumenta - otpremnice.

Definiciju zbirnog računa raširimo da obuhvata novokreirane otpremnice.

Komplikovanije je upotreba zbirnog fakturisanja kod praćenja kooperanata, gde moramo zbirnim fakturisanjem izvršavati prijem interne otpremnice.

Zbirno fakturisanje različitih tipova dokumenata (prijem/izdavanje) moguće je od verzije PANTHEON-a 4.5 pa nadalje.