Unos identa iz nabave (materijal, roba)

Svaki ident koji želimo evidentirati u PANTHEON-u, najprije kreiramo u Šifrantu idenata gdje definiramo sve potrebne postavke koje utječu na daljni rad u programu. U nastavku ćemo predstaviti primjer materijala i robe kao idenata iz nabave od dobavljača. Identi materijala će se koristiti u proizvodnji za izradu proizvoda, a identi robe za prodaju kupcima ili za internu upotrebu.

SADRŽAJ Poduzeće Tecta je u prodaju uključilo novi prodajni ident CAMP TABLE i proizvodni materijal PALICE za novu liniju šatora. Oba identa se dobavljaju po ugovorenoj cijeni od stranog dobavljača. Odgovorna osoba, tj. voditelj veleprodaje Pamela (ima autorizacijske ovlasti) će u tu svrhu kreirati nove šifre za gore navedene idente i dodijeliti sve potrebne postavke kako bi mogli koristiti šifru u područjima nabave, prodaje, proizvodnje i računovodstva. Ona će u programu PANTHEON izvršiti sljedeće korake: Kreiranje novog zapisa za ident Definiranje osnovnih podataka za idente Definiranje kalkulacije prodaje proizvodnog identa Definiranje tehnoloških postupaka i slika proizvodnog identa Definiranje ugovorenog cjenika identa Arhiviranje ugovora u dokumentaciju identa

1. Kreiranje novog zapisa za ident

Odgovorna osoba želi dodati novi ident u Šifrant idenata. To čini odabirom izbornika Postavke | Identi | Identi i doda novi zapis u šifrant.

• Klikne na gumb Novi zapis iz naredbenog retka. Time se stvara novi zapis i brišu sva polja u koja unosite željene podatke.

• U polje Šifra upiše šifru identa. U našem primjeru: STOLICA.

• U polje Naziv upiše prozvoljni naziv identa: STOL ZA KAMPIRANJE.

• U polju Dobavljač odabre iz padajućeg popisa dobavljača Tent Goods EE, d.o.o. i u polje Dobavljačeva šifra upiše šifru kao što je prikazano na slici ispod.

• Kako bi se šifra mogla koristiti, automatski se aktivira kvačica za polje Aktivno.

• Na kraju, zapis sprema klikom na gumb Spremi promjene iz naredbenog retka gdje se pri tom promijeni boja iz zelene u sivu.

Šifru za ident PALICE kreira voditelj veleproprodaje po istom postupku kao što je opisano gore, uz dopunu polja sa sljedećim podacima:

SAVJET Šifrant idenata je povezan i sa drugim šifrantima (klasifikacije, mjerne jedinice, odjeli itd.) koje ovdje i odaberemo, zato po potrebi provjerimo ili dodamo one koji nedostaju. Više o povezanim šifrantima možete pogledati u poglavlju Šifranti povezani sa identima. Za lakše i brže upravljanje u programu PANTHEON možete kreirati prečace do izbornika koje najčešće koristite.

UPOZORENJE U polje ident nije moguće upisati već postojeće šifre idenata – na to Vas program PANTHEON također upozorava prilikom spremanja. Za lakše generiranje novih šifri u polju ident, možete podesiti Automatsko šifriranje.

2. Definiranje osnovnih podataka identa

Šifrant idenata ima više panela za unos jer se u njemu mogu izvršiti mnoga moguća podešavanja i unijeti različiti podaci. Odgovorna osoba nastavlja s unosom na panelu Osnovni podaci kako je prikazano na slici ispod. U nastavku opisujemo postupak unosa korak po korak.

2.1 Osnovni podaci

Za ident STOL odgovorna osoba definira osnovne podatke: primarnu i sekundarnu klasifikaciju, garancijski rok, način vođenja serijskih brojeva. U našem slučaju definira se:

• Za ident STOL, u poduzeću Tecta žele voditi analitičke podatke za stol kao dodatnu opremu i istovremeno imati pregled artikala koji se prodaju online. U tu svrhu, u poljima Primarna klasifikacija i Sekundarna klasifikacija, odgovorna osoba iz padajućeg popisa odabere OPR_STOL i PRODAJA NA DALJINU (oznaka 1 na slici).

• Za ident upisuje trajanje garancijskog roka: 18 mjeseci.

• Iz padajućeg popisa za polje Vođenje serijskih brojeva odabere način vođenja identa po serijskim brojevima tip S – Jedan ser. br. je jedan kom.

• S obzirom da će se ident prodavati i putem web shopa, Pamela označi prekidač (označi kvačicom polje s kvadratićem, checkbox) Web shop i tako omogući korištenje identa (oznaka 2 na slici).

2.2 Knjigovodstveni podaci

Nakon definiranja osnovnih podataka, nastavlja se s definiranjem knjigovodstvenih podataka. Oni su važni za računovodstvo i, između ostalog, definiraju koje će se matrice konta kasnije koristiti pri knjiženju i kako će se sastavljati PDV obračun. U našem primjeru:

• Nastavlja s unosom knjigovodstvenih podataka koji su prikazani na slici iznad pod oznakom 3.

• Budući da je ident tipa B-roba u polju Knjigovodstvena vrsta odabere iz padajućeg popisa šifru 200.

• Odgovorna osoba iz padajućeg popisa odabere u poljima Odjel i Nos.tr. u kojem će odjelu pratiti analitiku za ident.

• U polju Porez PDV iz padajućeg popisa odabere tarifni broj 5R.

2.3 Dimenzije i mjerne jedinice

Za idente vrste materijal i roba se u programu PANTHEON zaliha vodi prema već odabranoj jedinici mjere. Odgovorna osoba to definira kao što je prikazano na slici iznad s oznakom 5.

• U polju Glavna mjerna jedinica iz padajućeg popisa odabere mjernu jedinu: KOM.

• U polja Neto težina i Bruto težina upiše podatke o težini stola te u polju MJ odabere mjernu jedinicu za težinu: KG.

• Isti postupak ponovi u poljima širina, visina, dubina i MJ.

​2.4 Carinski podaci

Za idente koji se dobavljaju od stranog (inozemnog) dobavljača vodimo carinske podatke koji se kasnije koriste za pripremu različitih izvještaja. U tu svrhu, odgovorna osoba popunjava polja kao što je prikazano na slici iznad s oznakom 4.

• U polju Carinska tarifa odabere šifru iz padajućeg popisa kao i Glavnu mjernu jedinicu.
• Zapis na kraju sprema klikom na gumb Snimi promjene iz naredbenog retka gdje se pri tom promijeni boja iz zelene u sivu.

Odgovornoa osoba provodi unos za primjer identa materijala ŠIPKA po istoj proceduri, popunjavajući polja sa sljedećim podacima:

SAVJET U polju Knjigovodstvena vrsta odabirom različitih vrsta identa (500 - tip materijal ili 200 - tip roba) definirate detaljnije raščlanjivanje po kontima koji su postavljeni u pozadini. Više o knjigovodstvenim vrstama pogledajte u poglavlju Vrsta idenata.

UPOZORENJE Postavke u polju Vođenje serijskih brojeva za šfru identa nije moguće mijenjati ako je već kreirana zaliha ili je kreiran dokument za taj ident.

3. Definiranje kalkulacije prodaje i nabave identa

Odgovorna osoba nastavlja s definiranjem kalkulacije prodaje i nabave identa na panelu Kalkulacija kako je prikazano na slici ispod. Kalkulacija nabave će se sama popunjavati prilikom prijema. Kalkulacijom prodaje određujemo prodajne cijene i način vođenja prodajnih cijena.

​3.1 Nabava i troškovi vezani za nabavu

U PANTEHON-u počinjemo čuvati podatke o nabavi tek s prvim zapisom nabavnog dokumenta. Uz nabavu su često povezani dodatni troškovi (transport, carina, itd.) koji povećavaju troškove nabave identa te se uzimaju u obzir u analitici nabave.

UPOZORENJE Hoće li se podaci nabave unositi automatski pri svakom prijemu ili ručno, zadaje se u postavkama šifranta vrsta dokumenata.

• U našem primjeru odgovorna osoba pri kreiranju novog identa iz padajućeg popisa u polju u valuti odabere valutu EUR.
• Pri prijemu prvog identa (kada se kreira dokument prijema za ident STOL) polje Dobavljačeva cijena će se automatski popuniti cijenom, valuta će ostati nepromijenjena.

• Kada se nabavom robe kreiraju troškovi transporta, oni će biti popunjeni u retku tablice naziva Transport kako je prikazano na slici iznad s oznakom 1.

​3.2 Prodaja i izračun prodajne cijene

Prodajna cijena se izačunava na više načina, a osim toga, u PANTHEON-u možemo postaviti nekoliko nivoa prodajnih cijena, budući da imamo različite vrste kupaca. U poduzeću Tecta identom se unaprijed određuje cijena i ne žele da se ona automatski mijenja. U tu svrhu odgovorna osoba bira sljedeće opcije:

• Kod načina obračuna cijene odabrat će opciju Određena krajnja cijena, ne mijenjaj kao što je prikazano na gornjoj slici označeno pod brojem 2.
• U polje Prodajna cijena odgovorna osoba upisuje prodajnu cijenu identa. To je iznos bez dodatka porezne stope (osnovice).
• Na temelju prethodno utvrđene porezne stope cijena se automatski preračunava i upisuje u polje Maloprodaj. cijena.
• U polju Veleprod. cijena1 i Veleprod. cijena2, odgovorna osoba upisuje drugi i treći cjenovni razred koji se može koristiti u prodaji.

• Zapis će se spemiti klikom na gumb Snimi promjene koji mijenja boju iz zelene u sivu.

SAVJET Koji će cjenovni razred kupac izabrati pri kupnji može se odrediti u šifrantu subjekata. Više o korištenju i postavljanju cjenovnih razreda možete pročitati u poglavlju Kupac.

Postupak unosa podataka za ident PALICE provodi se na isti način, popunjavanjem polja sa sljedećim podacima:

SAVJET Budući da je STOLICA namijenjen za potrošnju u proizvodnji, a ne za izravnu prodaju, odgovorna osoba je u polje Sastavnica upisala vrijednost štapića. Više o sastavnici pročitajte u poglavlju Sastavnica.

4. Definiranje tehnoloških postupaka i slika proizvodnog identa

Za ident STOL odgovorna osoba u četvrtom koraku unese Opis, Tehnološki postupak i dodaje Sliku za nove idente. Želi da se opisi i slika identa vide u web shopu i na ispisima idenata koje kupac dobije prilikom kupovine.

• Na panelu Opis u polje TXT upiše kratki opis identa.

• Kako bi opis identa bio prikazan u web shopu (internetskoj trgovini), kvačicom označite prekidač (checkbox) Prikaz u Ateni.

• Na panelu Tehnološki postupak odgovorna osoba  detaljnije navodi tehničke karakteristike identa kao što je prikazano na slici ispod. 

​

• Za dodavanje slike, odgovorna osoba u šifrantu idenata prelazi na panel Slika.

• Desni klik mišem nudi joj razne mogućnosti. Pamela odabire opciju Paste (Zalijepi) i lijepi sliku identa.

• Radnju na kraju sprema klikom na gumb Snimi promjene u naredbenom retku.

Postupak unosa podataka za ident PALICE, Pamela vrši po istom postupku kao što je opisano za prvi slučaj.

5. Definiranje ugovornog cjenika

Poduzeće Tecta je s dobavljačem sklopilo ugovor o akcijskim cijenama dostave. Ugovorene cijene za ident odgovorna osoba upisuje u panel Ugovoreni cjenik kao što je prikazano na slici ispod.

• Dodajte novi redak u tablicu, na kartici Subjekti, klikom na gumb Novi zapis (označen na slici strelicom).
• Zatim u praznom retku u polju Subjekt odaberite dobavljača iz padajućeg popisa.
• U polju Tip iz padajućeg popisa odaberite da su to nabavne cijene.
• U polje Cijena unesite dogovorenu kupoprodajnu cijenu od 22,50 €.
• S dobavljačem je dogovoren dodatni popust pa te podatke unesite u polja Rabat.
• Ugovor ima točno određen datum stupanja na snagu pa u polje Datum od upišite datum iz ugovora.
• Na kraju spremite zapise klikom na gumb Snimi promjene.

Postupak unosa podataka za ident PALICE, odgovorna osoba provodi po istom postupku, a polja se popunjavaju sljedećim podacima:

SAVJET Ako zapnete pri unosu podataka u tablicu, a još ih niste spremili klikom na gumb Snimi promjene, unos možete poništiti pritiskom na tipku ESC na tipkovnici. Time se poništava cijeli unos (iz zadnje memorije).

6. Dokumentacija identa

PANTHEON nudi mogućnost elektronske pohrane - eDokumentacija. Koristeći ovu opciju za elektronsko arhiviranje dokumentacije, Polona kao odgovorna osohr-hr pohranjuje ugovor, po kojem je Tecta ugovorila cjenovnik za artikal STOL, u Šifrant identa provođenjem sljedeće procedure u panelu Dokumentacija.

SAVJET Da biste koristili eDokumentaciju, potrebno je prvo da je aktivirate. U tu svrhu, kontaktirajte našu prodaju ili pročitajte više o usluzi ovdje.

U tu svrhu odgovorno lice će u njemu pohraniti ugovor sa kojim je firma ugovorila cjenovnik za novi ident. Prilikom unosa dokumenta u arhivu, prvo će definirati osnovne podatke o dokumentu, a zatim zavesti dokument u dokumentaciju.

6.1 Osnovni podaci o dokumentu

Osnovni podaci definiraju informacije o statusu dokumenta, ključu, načinu arhiviranja, datumima, predmetu. Ove podatke popunjava odgovorna osohr-hr kao što je prikazano na fotografiji ispod (oznaka 1).

• U polje Status iz padajuće liste odabere status P-Potvrđen, to znači da se dokument više neće mijenjati, ugovor je konačan u arhivi.
• U polje Ključ program samostalno gerenira broj dokumenta.
• Polje Arhiv i Datum se samostalno popuni.
• Nastavlja sa unosom u polje Subjekt, kojega odabere sa padajuće liste. To je zapravo preduzeće Tent Goods EE do.o. sa kojom je zaključen ugovor.
• Polje ID klasifikacije iz padajućeg popisa ispunite klasifikacijom obračuna prodaje i cjenikom.

6.2 Dodavanje dokumenta u dokumentaciju

Nakon popunjavanja osnovnih podataka o dokumentu, on se pomiče u podpanel Datoteke.

• iDokument doda s klikom na gumb Dodaj dokument.
• Otvorit će se novi prozor kao što je prikazano na slici ispod.
• U prozoru odabire gumb Otvori iz datoteke i mjesto gdje se nalazi ugovor koji će dodati u arhivu.
• Dodavanje dovršite klikom na gumb Potvrdi.

• Kada je dokument uspješno dodan u arhivu, odgovorna osohr-hr ga može vidjeti u samom šifrantu identa.

​