Preuzimanje klasifikacija
Drugi korak Preuzimanje klasifikacije u Čarobnjaku za postavljanje dokumentacije omogućuje lakši prijenos unaprijed pripremljenih Klasifikacijskih planova putem Web servisa. Preuzimanje klasifikacija djeluje na isti način kao i kod prijenosa drugih šifranata. Na Web servisu su dostupni osnovni unaprijed pripremljeni klasifikacijski planovi za različite oblike poduzeća, koje možemo po prijenosu proizvoljno urediti i oblikovati.
U dijelu Kriteriji izaberite kriterije za prijenos klasifikacijskih planova putem Web servisa. Odjeljak sadrži sljedeća polja:
|
Grupa
|
V polju s popisa izaberite među unaprijed pripremljenim Klasifikacijskim planovima , koje možete koristiti za potrebe poduzeća ili organizacije.
Na dostupne grupe utječe izbor lokalizacije u polju Za državu. Za Hrvatsku je dostupan jedan osnovni unaprijed pripremljen klasifikacijski plan:
- HR01 – Osnovni Klasifikacijski plan - Unaprijed pripremljen klasiifikacijski plan za poduzeća i organizacije.
|
|
Kod
|
Korištenjem polja Kod (šifra) možemo ograničiti prijenos klasifikacija putem Online usluge prema Vrsti klasifikacije, (nije dostupno za HR lokalizaciju, polje se ostavlja prazno).
|
|
Opis
|
Korištenjem polja Opis možemo ograničiti prijenos klasifikacija putem Web servisa prema Opisu klasifikacije, (nije dostupno za HR lokalizaciju, polje se ostavlja prazno).
|
V razdelku Način uvoza izberemo način uvoza klasifikacij in izberemo želeno lokalizacijo.
Razdelek vsebuje naslednje elemente:
|
Dodajanje
|
Z izbiro tega polja se preko Spletne storitve prenesejo vsi zapisi, ki ne obstajajo v Klasifikacijskem načrtu. Izbrano polje je obarvano z rumeno barvo.
|
|
Dod./sprem. (Dodajanje/spreminjanje)
|
Z izbiro polja Dodajanje/spreminjanje se preko Spletne storitve prenesejo vsi zapisi, ki ne obstajajo v Klasifikacijskem načrtu, obstoječi pa se prepišejo. Izbrano polje je obarvano z rumeno barvo.
|
|
Za državo
|
Polje omogoča izbiro lokalizacije oz. klasifikacijskega načrta v skladu z zakonodajo izbrane države. Na seznamu so lokalizacije:
- BA – Bosna in Hercegovina
- SI – Slovenija
- idr.
Izbira lokalizacije vpliva na skupine klasifikacijskih načrtov, ki so na voljo v polju Skupina.
|
|
(Prenesi s strežnika)
|
S klikom na gumb izvedemo prenos klasifikacij preko Spletne storitve, glede na izbrane kriterije in način uvoza.
|
V tabelo klasifikacij se izpišejo vse klasifikacije, ki so bile prenesene preko Spletne storitve, glede na izbrane kriterije in način uvoza. V tabeli najdemo polja s podatki posamezne klasifikacije:
|
Da/Ne
|
V polju izberemo klasifikacije, ki jih želimo prenesti v Klasifikacijski načrt. Izbrano polje je obarvano z rumeno barvo.
|
|
Vrsta
|
V polju je zapisana šifra posamezne klasifikacije, prenesene preko Spletne storitve.
|
|
Opis
|
V polju je zapisan opis posamezne klasifikacije prenesene preko Spletne storitve.
|
|
Vrsta gradiva
|
Glede na določanje rokov hranjenja dokumentnega gradiva lahko v polju Vrsta oz. tip gradiva izberemo:
- Arhivsko gradivo – je dokumentarno gradivo, ki ima trajen pomen za poslovanje še zelo dolgo po njegovem nastanku (npr. matični podatki, podatki o zemljiščih …)
- Trajno dokumentarno gradivo – so vse vrste in oblike zapisov, ki so nastali ali bili prejeti pri poslovanju pravnih in fizičnih oseb, ki po zakonu ne veljajo za arhivsko gradivo, a imajo zakonsko predpisan rok hrambe.
- Drugo gradivo – gradivo drugih vrst
|
|
Veljavnost
|
V polju je zapisan podatek, za kakšno obdobje se mora klasificirani dokument hraniti.
|
|
Obdobje veljavnosti
|
V polju je zapisana časovna enota veljavnosti dokumentov, ki se hranijo na določeni klasifikaciji.
Na voljo so časovna obdobja:
|
|
Opomba
|
Polje za vnos poljubne opombe h klasifikaciji.
|
|
 (Prenesi v šifrant)
|
S klikom na gumb se klasifikacije izbrane v tabeli prenesejo v Klasifikacijski načrt.
|
 |
Namig
V tabeli lahko podatke pred prenosom v šifrant poljubno uredite.
|
V nogi obrazca so gumbi za navigacijo med koraki Čarovnika.
|
 (Nazaj)
|
S klikom na gumb se vrnemo na prejšnji korak Čarovnika.
|
|
 (Naprej)
|
S klikom na gumb nadaljujemo z naslednjim korakom Čarovnika.
|