Nastavitve arhiva in klasifikacij na vrstah dokumentov

Za posamezno vrsto dokumentov lahko določimo Arhiv ter Klasifikacijo kamor se bo izbrana vrsta dokumentov hranila.

S tem se bodo dokumenti v Hrambi oziroma »shrambi« ustrezno umeščali v ustrezno »omaro« ter »fascikel«.
Nastavitve urejamo v Šifrantu vrst dokumentov.

Opozorilo Izdajnim dokumentom je poleg Arhiva ter Klasifikacije potrebno opredeliti ustrezne nastavitve v polju Vrsta transakcije.

Opis primera Po kreiranju Arhiva Projektna dokumentacija montaže šotorov, odgovorna oseba v podjetju Tecta na izdajnih dokumentih montaže nastavi novo kreirani Arhiv, izbere ustrezno klasifikacijo in Vrsto transakcije. Izbira Arhiva na vrsti dokumenta Določitev klasifikacije vrsti dokumenta Določitev vrste transakcije

1. Izbira Arhiva na vrsti dokumenta

Odgovorna oseba želi na vrsti dokumenta izdaje nastaviti Arhiv.

V meniju izbere Nastavitve | Program | Vrste dokumentov.

Odpre se Šifrant vrst dokumentov, kjer izbere panel Blago | Izdaja.

V iskalnem polju klikne na gumb  in s pomočjo iskalnika najde ter izbere želeno vrsto dokumenta: 3603 Račun za montažo - Države EU.

Za izdajne račune za montažo EU želi urediti ustrezno umeščanje v predhodno kreirani Arhiv.

V ta namen v polju Arhiv s spustnega seznama izbere namenski arhiv: PROJ Projektna dokumentacije montaže šotorov.

Nadaljuje z nastavitvijo ustrezne privzete klasifikacije računov za montažo EU.

2. Določitev klasifikacije vrsti dokumenta

V polju Klasifikacija s spustnega seznama izbere želeno klasifikacijo.

V našem primeru: 5531 - Projektna dokumentacija montaže EU, ki jo je predhodno kreiral.

Nadaljuje na določanje vrste transakcije.

3. Določitev vrste transakcije

Na zavihku Blago izbere pod-zavihek Napredne nastavitve, kjer nastavi privzeto vrsto transakcije.

S tem se izogne vsakokratnemu izbiranju vrste transakcije pri izdajanju računov.

Opozorilo Nastavitev v polju Vrsta transakcije, na zavihku Blago in pod zavihku Napredne nastavitve, se lahko uredi samo za dokumente izdaje.

V polju Vrsta transakcije, s spustnega seznama nastavi način poslovanja s stranko glede na potrebe podjetja: P1 - Zaračunavanje blaga in storitev na podlagi naročila izdanega na osnovi pogodbe.

Namig Z dvoklikom na polje Vrsta transakcije se odpre šifrant Tipi transakcij. V primeru praznega šifranta lahko tipe transakcij prenesemo preko Spletne storitve.

Spremembe shrani s klikom na gumb  (Shrani spremembe).