Izrada novog dokumenta
Izradu novog dokumenta koristimo kada očitani (skenirani) dokument želimo uvesti u dokumentni sustav i povezati s već izrađenim dokumentom u PANTHEON-u. Svi uneseni i odloženi dokumenti u e-Dokumentaciji se pohranjuju u certificiranu ili ne-certificiranu pohranu.
 |
UPOZORENJE
Prije početka korištenja e-Dokumentacije, potrebno je kupiti i prikladno postaviti funkciju pohranjivanja. Više o tome možete pročitati u poglavlju e-Poslovanje.
|
U ovom poglavlju je opisan primjer izrade novog dokumenta. Ova funkcija se nalazi u modulu Dokumenti i zadaci, u podmodulu Dokumenti.
 |
OPIS PRIMJERA
Odgovorna osoba želi dokument, koji je primila poštom od poduzeća SIQ Institute, odložiti u elektronski arhiv i povezati s već izrađenim dokumentom u PANTEHON-u. Fizički dokument je skenirala, za njega izradila novi zapis i unijela obvezne podatke te priložila skenirani dokument. Cijeli postupak je izvela na sljedeći način:
- Izrada novog dokumenta
- Unos podataka u zaglavlje dokumenta
- Unos osnovnih podataka
- Dodavanje priloga
|
1. Izrada novog dokumenta
Odgovorna osoba skenira račun koji je dobila od poduzeća SIQ Institute i tako ga pripremi za pohranjivanje u elektronskom obliku te za njega izradi novi dokument u PANTHEON Web Light aplikaciji.
Klikne na modul Dokumenti i zadaci i na podmodul Dokumenti.
U gornjem desnom kutu klikne na gumb Novi dokument.
Time se otvori prazan formular za upis podataka.
2. Unos podataka u zaglavlje dokumenta
Odgovorna osoba nastavlja s unosom podataka u zaglavlje novog dokumenta.
U polju Vrsta dokumenta, sa silaznog popisa, u ovom primjeru odabere: DVH0 - Ulazna/prijemna dokumentacija.
U polju Klasifikacija, sa silaznog popisa odabere: 250 - Računi.
Odgovorna osoba nastavlja s unosom podatka u polje Kupac/Platitelj, gdje sa silaznog popisa odabere: SIQ Ljubljana.
3. Unos osnovnih podataka
Odgovorna osoba nastavlja s unosom osnovnih podataka o dokumentu, gdje unosi datum, napomenu i dokument poveže s izrađenim dokumentom u PANTHEON-u.
U polja Datum dokumenta i Datum dospijeća dokumenta unese datum nastanka dokumenta i datum njegovog dospijeća.
U polje Napomena upiše proizvoljni tekst. U ovom primjeru, odgovorna osoba upiše: Arhiviranje računa poslanog u fizičkom obliku.
U polju Veza na dokument, sa silaznog popisa odabere dokument izrađen u PANTHEON-u i na taj način ga poveže s arhiviranim/skeniranim dokumentom.
4. Dodavanje priloga
U zadnjem koraku, odgovorna osoba dodaje skenirani dokument i arhivira ga u pohranu.
Na desnoj strani prozora, gdje se nalazi formular za dodavanje priloga, odgovorna osoba klikne Dodaj prilog.
Time se otvori prozor u koji odgovorna osoba odabire lokaciju, odnosno dokument kojeg želi priložiti. To čini klikom na gumb Otvori.
Priloženi prilog je vidljiv kao pretpregled.
Odgovorna osoba potom klikne na gumb Spremi i završi s unosom podataka.
