Množično pošiljanje dokumentov po e-pošti

Množično pošiljanje dokumentov po e-pošti nam je v pomoč, če izdanih računov oz. dokumentov ne tiskamo in pošiljamo kupcem sproti, temveč jih npr. izpišemo in razpošljemo ob koncu delovnega dne, tedna, meseca po e-pošti.

Funkcionalnost Izpis od številke do številke omogoča izpis več dokumentov naenkrat, možnost pošiljanje le teh po e-pošti ali v Dokumentacijo.

Namig Za uspešno pošiljanje dokumentov po e-pošti iz PANTHEON-a si preberite navodila Nastavitve E-pošte.

V nadaljevanju vam prikazujemo primer množičnega pošiljanja dokumentov po e-pošti.

Opis primera Odgovorna oseba želi v začetku meseca kupcu poslati račune za opravljene storitve po različnih pogodbah od številke 23-3000-000001 do številke 23-3000-000008., ki jih je kreirala prejšnji mesec. Sledi korakom: Pošiljanje večjega števila dokumentov po elektronski pošti Pošlji e-mail Prikaz prejete e-pošte kupca

1. Pošiljanje večjega števila dokumentov po elektronski pošti

Odgovorna oseba se postavi na zadnji izdan dokument vrste dokumenta prodaja.

V meniju izbere Blago | Izdaja | Dokument in ustrezno vrsto dokumenta: 3000 – Prodaja.

Izdane dokumente ima vnaprej kreirane.

Namig Navodila za kreiranje izdanega dokumenta si preberite v poglavju Kreiranje izdajnih dokumentov.

Za izpis dokumentov od številke do številke, v nogi obrazca klikne na gumb  (Od-do) oz. v orodni vrstici klikne na gumb  (Čarovniki) in izbere možnost Izpis od številke do številke.

Namig Na obrazcih, kjer je dodana funkcionalnost Izpis od številke do številke, lahko obrazec odpremo z kombinacijo tipk  CTRL + O.

Odpre se obrazec Izpis dokumentov, preko katerega lahko več dokumentov natisne oz. pošlje kupcem po e-pošti ali v eDokumentacijo.

Izpolni kriterije izpisa oz. vnese nabor številk dokumentov, ki jih želi poslati kupcem po e-pošti.

V polje Številka od: vnese 23-3000-000001.

V polju do: se številka dokumenta 23-3000-000008 samodejno napolni, saj gre v našem primeru za zadnji kreiran dokument izbrane vrste dokumenta.

Izpis dokumentov lahko prilagaja svojim potrebam in vnese še ostale kriterije za izpis.

Namig Opise polj in tehnična navodila si preberite v poglavju Izpis dokumentov.

V razdelku Vrsta izpisa klikne na izbrano vrsto izpisa dokumentov za pošiljanje.

V našem primeru izbere vrsto izpisa: 24Q – Račun – PP.

Za nadaljevanje klikne na gumb E-mail (Uporabi nastavitve prejemnika e-maila).

Namig Množično lahko pošiljamo dokumente po e-pošti tudi preko gumb E-mail (Nastavitve za prejemnika e-mail niso v uporabi), ki odpre obrazec Elektronska pošta.

2. Pošlji e-mail

Na obrazcu Pošlji e-mail se prikažejo vsi zbrani dokumenti.

Privzeto se nabor vseh dokumentov označi za pošiljanje po e-pošti.

Za uspešno pošiljanje e-pošte kupcem, mora biti v polju Elektronski naslov polje napolnjeno.

Iz kje se bo prebral elektronski naslov se nastavi v spodnjem razdelku Nastavitve za pošiljanje po e-pošti.

V našem primeru je izbrano izbirno polje pred možnostjo Primarni naslov elek. pošte, kar imamo na subjektu nastavljeno v Šifranta subjektov | Osnovni podatki prikazano na spodnji sliki).

V polje Spremni tekst vpiše besedilo, ki ga želi dodati k dokumentom v e-pošto.

V razdelku Ostale nastavitve preveri, da ima označeno izbirno polje pri funkcionalnosti Prilogam dodaj datoteke za plačilo, saj želi kupcem poslati tudi plačilne naloge.

Ko ima vse pripravljeno za pošiljanje klikne na gumb  (Kreiraj).

Za uspešno pošiljanje dokumentov po e-pošti program javi informacijo, da je operacija zaključena.

3. Prikaz prejete e-pošte kupca

Kupec prejme po e-pošti na svoj elektronski naslov nabor dokumentov v PDF obliki in pripadajoče plačilne naloge.

Opozorilo Za pravilen prikaz besedila na PDF izpisih je treba imeti v PANTHEON-ovi bazi v Administratorski konzoli v Nastavitvah označeno izbirno polje Izvoz izpisov v formatu PDF/A.