Zaglavlje narudžbine kupca

Upisivanje svake narudžbine počinjemo izborom subjekata. Kada u narudžbinu upišemo od koga narudžbina dolazi, programski paket automatski preuzme predefinisane vrednosti o adresi, načinu isporuke i plaćanju, koje smo definisali u šifarniku subjekata za tog kupca.

Ova metoda nam omogućava vrlo brzo kreiranje narudžbina, jer se većina polja ispunjava unapred određenim vrednostima, koje nije potrebno menjati. Umesto da upisujemo trinaest polja, u većini slučajeva je potreban upis samo dva (naziv subjekata i kontakt osoba).

Ako imamo kupca već upisanog u šifarniku subjekata, dovoljno je, da upišemo njegov naziv, u suprotnom, moramo prvo da ga unesemo u šifarnik subjekata. To možemo napraviti iz narudžbine klikom na taster , pri čemu nam se otvara prozor za unos novog zapisa u šifarnik subjekata.

Prva osoba (Naručilac)	iz šifarnika kupaca izaberemo naručioca robe. Nakon prenosa u izdatu fakturu i automatskog knjiženja te fakture to će biti subjekat, na koji će u saldakontima/glavnoj knjizi biti potražno knjižene. Program ispiše još i adresu, mesto, poštanski broj i telefon i fax. Nazive polja na panelu (Platilac/Naručilac itd.) menjamo u šifarniku vrsta dokumenata .
Kontakt osoba	ime kontakt osobe, koja narudžbinu prima. Program predefinisano ponudi prvu kontakt osobu iz šifarnika subjekata. Po potrebi možemo da izaberemo i bilo koju drugu kontakt osubu iz šifarnika.
Druga osoba (Prevoznik)	druga osoba (npr. prevoznik, primalac) je predefinisano isti prvom subjektu. Drugu osobu koristimo npr. kada se platilac i naručilac razlikuju (recimo kod većih preduzeća, gde su narudžbine centralizovane, a dostavljamo ih dislociranim jedinicama).
Kontakt osoba	na isti način kao za prvu osobu (naručioca) možemo uneti i ime kontakt osobe kod npr. prevoznika
Datum	datum kreiranja narudžbine (zadato: tekući datum). Pri promeni datuma narudžbine, program nam ponudi mogućnost promene (preračuna) datuma važenja narudžbine u odnosu na br. dana važenja narudžbine (pogledajte: Da li želite da promenite i datum važenja).
Broj	Broj dokumenta narudžbine sastavljen iz: Dvocifrene šifre godine, trocifrene šifre vrste dokumenta (ista kao u šifarniku vrsta dokumenata) i šestocifren redni broj dokumenta. Broj dokumenta generiše program automatski i ne možemo ga menjati. Duplim klikom na broj dokumenta program nam otvara šifarnik vrste dokumenata i to vrstu dokumenta u kojoj je dokument izrađen.
Status	oznaka statusa narudžbine. Narudžbinama možemo da odredimo proizvoljan broj statusa, koji utiču na tri kategorije: slobodna zaliha, kontrola limita i zaključeno (pogledajte Šifarnik vrsta dokumenata - Narudžbine ). Predefinisana su tri statusa, po potrebi možemo definisati i nove, dodatne statuse: 1 - Ponuda - predstavlja informaciju za kupca i ne utiče na slobodnu zalihu . Ako kupac ima odobren limit , vrednost takve narudžbine se bez obzira na postavke kontrole u parametrima programa ne ubraja u vrednost odobrenog limita. 2 - Potvrđena narudžbina - predstavlja za kupca i dobavljača obavezujuću narudžbinu, koja se ubraja u slobodnu zalihu i kod odgovarajuće postavke parametara programa i u vrednost odobrenog limita kupcu . Z - Zaključena narudžbina - status koristimo za narudžbine, koje nisu još u celini isporučene, preostala neisporučena količina je stornirana. Takva narudžbina ne utiče na slobodnu zalihu i ne ubraja se u vrednost odobrenog limita. Podatak program koristi u obračunu narudžbina kupaca i kod dodavanja narudžbina na dokument. Narudžbina je zaključena: automatski, ako su sve pozicije narudžbine i u celosti prenesene u izdate fakture ako to iz bilo kojeg razloga nije i neće biti moguće (npr. storno ostatka narudžbine), možemo narudžbini i ručno dodeliti status "Zaključeno" tako, da iz šifarnika statusa izaberemo status "Z". Kod unosa nove narudžbine predefinisano se upotrebi status sa najnižom alfanumeričkom vrednošću (zadato je 1 - Ponuda)!
Važenje (dana)	unesemo broj dana, do kada predračun važi. Predefinisano vreme važenja narudžbina postavljamo u parametrima programa. Za vreme važenja je običaj da cene i kod promena cenovne politike ne menjamo, pored toga su u vremenu valjanosti svi identi na toj narudžbini na rezervaciji. Kod pregleda slobodne zalihe izaberemo, da li da se narudžbine, kojima je rok važenja prošao, koristimo kod izračunavanje slobodne zalihe ili ne. Kod dodavanja narudžbine na izdavanje program nas i upozori, da je važnost narudžbine prošla.
Važenje (datum)	unesemo datum važenja narudžbine. Podatak je povezan sa gornjim poljem (Važenje dana). Ako menjamo jedan podatak, odgovarajuće se promeni i drugi i obrnuto. Unesemo dakle broj dana za važenje narudžbine ili datum važenja, zavisini podatak se preračuna.
Odeljenje	na svakoj narudžbini možemo da definišemo, koje odeljenje je narudžbinu kupca preuzelo. Na taj način gradimo praćenje narudžbina po odeljenjima. Odeljenje izaberemo iz šifarnika subjekata (pogledajte Odeljenje). Zadata vrednost odeljenja, koja se upiše prilikom otvaranja narudžbina, je odeljenje, kojem priprada korisnik programa / referent, koji je narudžbinu kreirao /pogledajte dole. Ako je odeljenje izabrano još u podešavanju vrste dokumenata , za odeljenje će se upotrebiti tamo unešen podatak.
Prodaja	ispisše zadati način prodaje iz šifarnika kupaca, koji možemo i da promenimo. Pravilno označen način prodaje je od odlučujećeg značaja za pravilnost PDV evidencija ! Poreski obveznik (kupac je poreski obveznik) Izvoz (prodaja za izvoz, zadato bez poreza) Krajnji kupac (kupac nije poreski obveznik)
Cenovni razred	ispiše zadati cenovni razred iz šifarnika kupaca, koji možemo i da promenimo. Ukoliko promenimo cenovni razred, u zadatim podešavanjima se promeni i prodajna cena u pozicijama dokumenta! Cenovni razredi se pozivaju na cenovne razrede iz kalkulacije šifarnika idenata: Prodajna cena  Veleprodajna cena 1  Veleprodajna cena 2
Valuta	ispiše se zadata valuta iz postavki , ako smo u šifarniku kupaca izabrali valutu za tog kupca, upotrebi se samo ta. Valutu možemo izabrati i na ovom mestu iz šifarnika valuta. Valutu obavezno izaberemo pre nego što počnemo sa unosom pozicija! Ako je narudžbina izrađena u stranoj valuti, program pomoću izabrane kursne liste automatski proračuna cene na narudžbinama u izabranu valutu. Funkcija nam dakle omogućava brzo kreiranje dokumenata u željenoj valuti, pored toga nam omogućava i upotrebu cenovnika u stranoj valuti i izdavanje dokumenata u domaćoj valuti. Pogledajte i: Promena deviznih vrednosti .
Način pl.	ispiše predefinisan način plaćanja iz šifarnika kupaca, koji možemo promeniti odabirom iz šifarnika načina plaćanja.
Dana za plaćanje	broj dana, u kojim će fakturisana narudžbina (dakle faktura, koja će biti izrađena na osnovu narudžbine) dospeti na plaćanje. Podatak se popunjava iz šifarnika kupaca i njega isto možemo menjati.
Tekst	iz šifarnika proizvoljnih tekstova izaberemo tekst, koji se ispisuje na dnu narudžbine. Predefinisanu šifru teksta možemo izabrati u šifarniku kupaca .
Dostava	ispiše zadati način isporuke iz šifarnika kupaca, svakako možemo naknadno izabrati i odogovarajući način isporuke iz šifarnika.
Paritet i mesto	kod narudžbina za izvoz označimo još šifru pariteta iz šifarnika kod narudžbina za izvoz označimo i otpremni kraj (zavisno od vrste pariteta) iz šifarnika poštanskih brojeva . U ispisu onda naravno ne upotrebimo šifru kraja, već njegov opis! Kod dodavanja narudžbina na izlaznu fakturu se u izlaznu fakturu prenese i ovaj podatak. Predpodešeni paritet i mesto se puni iz šifarnika kupaca.
Vezni dokument 1	u šifarniku vrsta dokumenata možemo da definišemo odn. imenujemo dva vezna dokumenta. Ako ih definišemo, u osnovnom obrascu se otvara polje za unos broja i datuma veznog dokumenta (npr. broj ugovora itd. )
Datum	datum veznog dokumenta 1
Vezni dokument 2	Način unosa i upotreba su isti kao za vezni dokument 1.
Datum	datum veznog dokumenta 2
Rok isporuke	željeni rok isporuke, koji izrazi kupac ili koji mi određujemo u odnosu na naše mogućnosti. Ovde unešeni datum se predefinisano puni i u pozicije narudžbine. Svakako možemo u poziciji narudžbine rok isporuke i menjati! Ako u zaglavlju dokumenta promenimo preuzeti rok isporuke, ako je unešena bar jedna pozicija, program nam da mogućnost, da tako promenjeni rok isporuke unesemo u sve pozicije narudžbine (pogledaj: Da li zaista želite da promenite rok isporuke po pozicijama?).
Odgovorna osoba	u zavisnosti od odgovarajućeg  podešavanja kao referenta program ponudi korisnika, koji se prijavio u program, ili referenta koji je unešen u šifarnik kupca. O tome, da li možemo promeniti ovo polje (izaberemo referenta), odlučuje podešavanje u parametrima programa.
Referent	Preuzeto korisnik koji se prijavio u program. Podatak nemožemo menjati.

Uprkos tome, da se većina podataka puni sa predefinisanim vrednostima iz šifarnika subjekata, njihove vrednosti možemo po potrebi ručno menjati za narudžbinu.

Kod potvrđivanja narudžbine se izvede i kontrola skladnosti rokova isporuke iz pozicije narudžbine! Kada narudžbini promenimo status na tip "2 - Potvrđena narudžbina", izvede se kontrola, da li je rok nabavke u bilo kojoj poziciji niži od trenutnog datuma. To bi značilo, da bi takva narudžbina već morala biti realizovana. Zato nas u takvim primerima program na to upozori: (pogledaj: Potvrđujete narudžbinu, koja je već morala biti isporučena!)

Za podatke, koji se pune sa predefinisanim vrednostima šifarnika kupaca (dana za plaćanje, cenovni razred, transakcijski račun, šifra države, način prodaje, način plaćanja, valuta), u Parametrima | Preduzeće | Osnovni podaci izberemo, da li se preuzeta vrednost puni  iz šifarnika kupaca iz 1. osobe (kupca) ili 3. osobe (primalac).