Reminders

Opomini

Modulul este destinat notificării debitorilor cu privire la obligațiile scadente. Cu ajutorul modulului, colectăm elementele deschise scadente la intervale de timp definite la alegere și trimitem notificări debitorilor prin poștă electronică sau poștă obișnuită.

Notificarea este concepută ca un tip de document și ni se permite deschiderea unui număr mai mare de documente pentru trimiterea notificărilor cu intervale de timp diferit setate pentru scadența documentelor.

Utilizarea modulului de notificări este legată de:

• setările din catalogul tipurilor de documente,
• crearea notificărilor,
• setările din catalogul subiecților.

Setările din catalogul tipurilor de documente

În catalogul tipurilor de documente (Setări – Program – Tipuri de documente) deschidem un nou document/e pentru trimiterea notificărilor. La prima deschidere a notificării, catalogul se deschide automat când facem clic pe meniul Notificări, altfel mergem prin meniu sau dublu clic pe câmpul Număr în notificare .

Adăugăm un nou tip de document cu un clic pe  și completăm toate câmpurile necesare. Conținutul fiecărui câmp îl găsim la linkul Setarea documentului pentru trimiterea notificărilor.

Fiecare trimitere de notificări prin poștă electronică sau obișnuită este înregistrată în program. De asemenea, este posibil să vedem notificările trimise în Recuperare (Tipul înregistrării în recuperare). Acest lucru facilitează munca în recuperare, deoarece deja la contactarea subiectului, ei văd când a fost trimisă notificarea.

Notă în antet, Textul specificației și Notă în subsolul notificării pot fi formate după bunul plac. În acest sens, ne ghidăm după instrucțiunile Utilizarea variabilelor în modulul Notificări.

Crearea notificărilor

Accesăm funcționalitatea de creare a notificărilor prin meniul Bani – Notificări – OPO – Notificări.

La început deschidem un nou document  pentru pregătirea notificărilor. Este deosebit de important data de calcul, care determină colectarea candidaților pentru notificare. Data de calcul este, de asemenea, ziua până la care se calculează dobânzile pe notificare.

Selecția candidaților este suplimentar restricționată prin parametrii de selecție:

Întârzierea plății poate fi, de asemenea, supusă dobânzii. În câmpul Tipul ratei dobânzii, selectăm rata dobânzii corespunzătoare. De obicei, este vorba despre rata dobânzii prevăzută de Legea privind rata dobânzii legale pentru dobânzile de întârziere. Programul calculează dobânzile conform ratelor din tabelul selectat Tipuri de rate ale dobânzii.

Colectăm candidații cu un clic pe butonul Colectează .

În funcție de numărul de perioade introduse în catalogul tipurilor de documente, depinde numărul de perioade afișate (1. perioadă, 2. perioadă etc.). Pe tab-ul de sus sunt afișați toți subiecții și documentele, unde numărul de zile de depășire este mai mare decât maximul stabilit în catalogul tipurilor de documente.

Candidații colectați sunt grupați pe perioade în două tabele:

• Pe parteneri
• Documentele partenerului selectat

În tabelul Pe parteneri stabilim:

• care subiecți vor fi selectați pentru trimiterea notificărilor (coloana Selectat),
• căror persoane nu vom lua în considerare dobânzile calculate (coloana Nu se iau în considerare dobânzile),
• putem schimba metoda implicită de trimitere, care este setată în catalogul subiecților (coloana Metoda de trimitere) și
• adresa electronică. De asemenea, adresa electronică este stabilită în catalogul persoanelor de contact ale subiectului (Adresa e-mail pentru trimiterea notificărilor). Adresele electronice colectate pot fi corectate manual în pregătirea notificărilor (adăugăm, ștergem, modificăm, ...).

Trimiterea și tipărirea notificărilor

Tipărim și trimitem notificări pentru subiecții și documentele pe care le marcăm ca Selectate. Trimiterea se efectuează prin clic pe butonul Tipărește notificările sau Trimite notificările doar pentru subiecții și documentele de pe tab-ul curent.

Dacă vom trimite un e-mail de notificare pentru un anumit subiect sau dacă îl vom putea tipări, depinde de setarea metodei de trimitere pentru subiect în notificări (Tabelul de vizualizare Pe parteneri - coloana Metoda de trimitere). Această setare poate fi modificată în pregătirea notificărilor.

Înainte de a tipări notificările, trebuie să selectăm Șablonul de tipărire a notificării. Notificările sunt tipărite cu un clic pe butonul Tipărește notificările. Dacă opțiunea pentru Tipărirea ordinelor de plată este selectată, se vor tipări ordinele de plată. Notificările vor fi tipărite pentru subiecții care au selectat metoda de trimitere Pe hârtie.

Opțiunea bifată ne permite tipărirea notificărilor și pentru acei subiecți și documente care au bifat Selectat, chiar dacă avem setată metoda de trimitere Electronică.

Dacă pe document nu există bifă Tipărește tot, programul tipărește doar documentele unde subiecții au marcat că metoda de trimitere este Pe hârtie.

Bifa la deschiderea unui nou document nu este bifată implicit.

Prin poșta electronică trimitem notificările cu un clic pe butonul Trimite notificările. Notificările vor fi trimise pentru subiecții care au selectat metoda de trimitere Electronică.

Vizualizarea istoricului

Toate trimiterile sau tipărirea notificărilor sunt salvate. Vizualizarea trimiterilor ne este disponibilă pe tab-ul Vizualizarea istoricului în modulul Notificări, între Vizualizarea documentelor în Catalogul subiecților și în Recuperare (setare în catalogul tipurilor de documente).

• Dacă tipărim notificările, în Recuperare se înregistrează tipul de înregistrare, care este stabilit în Notificări pentru înregistrarea în Recuperare (EI). În notă se înregistrează, de exemplu: P - 11OPM00000001 notă pentru notificare. Nota poate fi aleasă liber.
• Dacă trimitem notificările prin e-mail, în Recuperare se înregistrează tipul de înregistrare, care este stabilit în Notificări pentru înregistrarea în Recuperare (EI) în notă se înregistrează, de exemplu: E - 11OPM00000001 notă pentru notificare. Nota poate fi aleasă liber.

Notificările create sunt vizibile și în tab-ul Vizualizarea documentelor.

Setările din catalogul subiecților

Pregătirea sau trimiterea notificărilor este influențată și de setările din catalogul subiecților.

Metoda de afaceri determină metoda de afaceri selectată cu subiectul. Dacă pentru subiect este selectată metoda de afaceri Pe hârtie, atunci acestui subiect nu i se va trimite e-mail, ci îi vom putea tipări notificarea. În pregătirea notificărilor, este posibil să schimbăm metoda de trimitere a notificării, adică să introducem adresa electronică și să selectăm metoda de afaceri Electronică.

Neobținut Dobânzile se calculează înseamnă că notificarea va fi trimisă, dar dobânzile nu vor fi calculate.

Setarea bifată la Trimiterea notificărilor Nu trimite notificări înseamnă că pentru acest subiect notificările nu vor fi trimise și nu va fi inclus în candidații colectați, chiar dacă are obligații scadente.

Adresa electronică pentru trimiterea notificărilor este introdusă în catalogul persoanelor de contact ale subiectului. Adresele electronice colectate pot fi corectate manual în pregătirea notificărilor (adăugăm, ștergem etc.).

Vezi și linkurile:

Notificări în Ghid.