Reminders

Opomini

Modul je namenjen opozarjanju dolžnikov o zapadlih obveznostih. S pomočjo modula zbiramo zapadle odprte postavke po poljubno definiranih časovnih intervalih in pošiljamo opomine dolžnikom preko elektronske ali običajne pošte.

Opomin je zasnovan kot vrsta dokumenta in omogočeno nam je odprtje večjega števila dokumentov za pošiljanje opominov z različno nastavljenimi časovnimi intervali zapadlosti dokumentov.

Uporaba modula opominov je povezana z:

• nastavitvami v šifrantu vrst dokumentov,
• izdelavo opominov,
• nastavitvami v šifrantu subjektov.

Nastavitve v šifrantu vrst dokumentov

V šifrantu vrst dokumentov (Nastavitve – Program – Vrste dokumentov) odpremo nov dokument/e za pošiljanje Opominov. Za prvo odpiranje opomina se nam šifrant odpre samodejno, ko kliknemo na meni Opomini, sicer gremo preko menija ali z dvoklikom na polje Številka v opominu .

Novo vrsto dokumenta dodatmo s klikom na  in izpolnimo vsa potrebna polja. Vsebino posameznega polja najdemo na povezavi Nastavitev dokumenta za pošiljanje opominov.

Vsako pošiljanje opominov po elektronski ali običajni pošti se zapiše v programu. Prav tako je mogoče poslane opomine videti zapisane v Izterjavi  (Vrsta zapisa v izterjavo). To olajša delo izterjavi, ker že ob kontaktiranju subjekta vidijo, kdaj je bil opomin poslan.

Opombo v glavi, Besedilo specifikacije in Opombo v nogi opomina lahko poljubno oblikujemo. Pri tem se ravnamo po navodilih Uporaba spremenljivk na modulu Opomini.

Izdelava opominov

Do funkcionalnosti izdelave opominov dostopamo preko menija Denar – Opomini – OPO – Opomini.

Na začetku odpremo nov dokument  za pripravo opominov. Posebej pomemben je datum obračuna, ki določa zbiranje kandidatov za opominjanje. Datum obračuna je tudi dan, do katerega se izračunajo obresti na opominu.

Izbiro kandidatov dodatno omejimo s parameti izbire:

Zamudo plačila lahko tudi obrestujemo. V polju Vrsta obrestne mere izberemo ustrezno obrestno mero. Običajno gre za obrestno mero, ki jo predpisuje Zakon o predpisani obrestni meri zamudnih obresti. Program izračuna obresti po obrestnih merah iz izbrane tabele Vrste obrestne mere.

Kandidate zberemo s klikom na gumb Zberi .

Glede na vnešeno število obdobij v šifrantu  vrst dokumentov, je odvisno število prikazanih obdobij (1. obdobje, 2. obdobje itd.). Na zavihku nad so prikazani vsi subjekti in dokumenti, kjer je število dni prekoračitve večje od največje določene v šifrantu vrst dokumentov.

Zbrani kandidati so po posameznih obdobjih zbrani v dveh razpredelnicah:

• Po partnerjih
• Dokumenti izbranega partnerja

V preglednici Po partnerjih določimo:

• kateri subjekti bodo izbrani za pošiljanje opominov (stolpec Izbrano),
• komu ne bomo upoštevali obračunanih obresti (stolpec Ne upošt. obr.),
• spremenimo lahko privzeti način pošiljanja, ki je nastavljen v šifrantu subjektov (stolpec Nač. pošiljanja) in
• elektronski naslov. Tudi elektronski naslov se določi v šifrantu kontaktnih oseb subjekta (Naslov el. pošte za pošiljanje opominov). Zbrane elektronske naslove lahko ročno popravimo na pripravi opominov (dopišemo, zbrišemo, spremenimo, ...).

Pošiljanje in tiskanje opominov

Tiskamo in pošiljamo lahko opomine za subjekte in dokumente, ki jih označimo kot Izbrane. Pošiljanje se ob kliku na gumb Natisni opomine oz. Pošlji opomine izvede samo za subjekte in dokumente na trenutnem zavihku.

Ali bomo za določen subjekt poslali elektronsko sporočilo z opominov ali ga bomo lahko natisnili, je odvisno od nastavitve načina pošiljanja pri subjektu na opominih (Tabel pregleda Po partnerjih - stolpec Nač.pošiljanja). To nastavitev lahko v pripravi opominov še spremenimo.

Pred tiskanjem opominov moramo izbrati Predlogo izpisa opomina. Opomine natisnemo s klikom na gumb Natisni opomine. Če je izbrana opcija za Izpis plačilnih nalogov se bodo natisnili plačilni nalogi. Opomini bodo natisnjeni za subjekte, ki imajo izbran način pošiljanja Papirno.

Obkljukana opcija nam omogoči izpis opominov tudi za tiste subjekte in dokumente, ki imajo kljukico na Izbrano, čeprav imamo v načinu pošiljanja označeno Elektronsko.

Če na dokumentu ni kljukice Izpiši vse, program tiska samo dokumente, kjer imajo subjekti označeno, da je način pošiljanja Papirno.

Kljukica pri odpiranju novega dokumenta privzeto ni obkljukana.

Po elektronski pošti pošljemo opomine s klikom na gumb Pošlji opomine. Opomini bodo poslani za subjekte, ki imajo izbran način pošiljanja Elektronsko.

Pregled zgodovine

Vse pošiljanje oz. tiskanje opominov se shranjuje. Pregled pošiljanja nam je na voljo na zavihku Pregled zgodovine v modulu Opomini, med Pregled dok. v Šifrantu subjektov in v Izterjavi (nastavitev v šifrantu vrst dokumentov).

• Če opomine natisnemo, se v Izterjavo zapiše vrsta zapisa, ki je določena v Opominih za zapis v Izterjavo (EI). V opombi pa se zapiše npr: P - 11OPM00000001 opomba za opomin. Opomba je lahko poljubna.
• Če opomine pošljemo po e-pošti, se v Izterjavo zapiše vrsta zapisa, ki je določena v Opominih za zapis v Izterjavo (EI) v opombi se zapiše npr: E - 11OPM00000001 opomba za opomin. Opomba je lahko poljubna.

Izdelani opomini so vidni tudi v zavihku Pregled dokumentov.

Nastavitve v šifrantu subjektov

Na pripravo oziroma pošiljanje opominov vplivajo tudi nastavitve v šifrantu subjektov.

Način poslovanja določa izbran način poslovanja s subjektom. Če je tu za subjekt izbran način poslovanja Papirno, potem temu subjektu ne bo poslana elektronska pošta, ampak mu bomo lahko natisnili opomin. V sami pripravi opominov je mogoče način pošiljanja opomina spremeniti, to je vnesti elektronski naslov in izbrati način poslovanja Elektronsko.

Ne označeno Obresti se obračunavajo pomeni, da bo opomin poslan, obresti pa se ne bodo obračunale.

Obkljukana nastavitev na Pošiljanju opominov Ne pošiljaj opominov pomeni, da se za ta subjekt opomini ne bodo pošiljali niti ga ne bo med zbranimi kandidati, čeprav ima zapadle obveznosti.

Elektronski naslov za pošiljanje opominov vnesemo v šifrantu kontaktnih oseb subjekta. Zbrane elektronske naslove lahko ročno popravimo na pripravi opominov (dopišemo, zbrišemo, itd.).

Glej še povezave:

Opomini v Vodiču.